Cách viết thư khi hai người cần ký tên

Một bức thư hoặc thỏa thuận giữa hai người hỗ trợ một thỏa thuận hoặc lời hứa bằng miệng. Để tạo một tài liệu hợp lệ, sử dụng mực đen hoặc gõ và in chữ từ máy tính của bạn. Tất cả các bên liên quan đến bức thư hoặc thỏa thuận nên giữ một bản sao cho hồ sơ của họ, đặc biệt nếu bức thư nêu rõ lời hứa hoặc tài liệu trao đổi hàng hóa hoặc dịch vụ lấy tiền.

Cấu trúc thư doanh nghiệp

Nếu bạn đang viết thư cho người khác, hãy tạo thư dưới dạng thư kinh doanh. Một lá thư kinh doanh bao gồm ngày, lời chào, tuyên bố mở đầu, tin nhắn và câu kết thúc. Trong lời chào, hãy gọi người nhận bằng tên và họ như "John John thân mến" hoặc "Ông hoặc bà" nếu bạn không chắc chắn về tên của người nhận. Viết một lời giải thích ngắn gọn về lý do tại sao bạn viết thư trong tuyên bố mở đầu của mình, chẳng hạn như, "Chúng tôi đang viết để ngừng dịch vụ dọn dẹp hiện tại của chúng tôi." Cung cấp thêm chi tiết về mục đích của bức thư trong tin nhắn của bạn. Viết một câu kết thúc, chẳng hạn như, "Vui lòng liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào" hoặc "Cảm ơn bạn về dịch vụ của bạn."

Một sự đồng ý

Nếu bạn đang cấu trúc một thỏa thuận giữa hai người và một bên thứ ba, chẳng hạn như chính bạn hoặc chỉ giữa hai người, một mẫu thư doanh nghiệp là không cần thiết. Viết ngày ở đầu thỏa thuận và một tuyên bố tóm tắt thỏa thuận, như "Tài liệu này nêu rõ thỏa thuận về các dịch vụ tư vấn giữa John Smith, Jane Miller và Dịch vụ tư vấn lớn." Mô tả đầy đủ thỏa thuận, liệt kê bản chất của dịch vụ hoặc bán hàng, thỏa thuận thanh toán, chính sách phí trễ và bất kỳ điều khoản hoặc điều kiện nào. Nếu thỏa thuận liên quan đến một mặt hàng, mô tả đầy đủ các mặt hàng.

Chữ ký

Sau khi tuyên bố kết thúc, in tên của hai người ở dưới cùng của tài liệu. Nếu tài liệu là một thỏa thuận giữa bạn và hai người, hãy in tên của bạn. Cho phép đủ không gian phía trên mỗi tên để mỗi người có thể ký chữ ký của mình. Để xác thực thư hoặc thỏa thuận, thêm một không gian chữ ký cho một nhân chứng hoặc có tài liệu được công chứng. Nếu bạn dự định có tài liệu được công chứng, mỗi bên phải ký tên trước một công chứng viên và cung cấp một hình thức nhận dạng hợp lệ, như bằng lái xe, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của quân đội.

Thông tin liên lạc

Bao gồm thông tin liên lạc cần thiết về những người viết thư. Thông tin liên hệ phải phù hợp với loại thỏa thuận hoặc thư bạn viết. Ví dụ: nếu bạn đang tạo thỏa thuận bán xe giữa hai người, bao gồm địa chỉ, số điện thoại và số bằng lái xe. Nếu bạn đang viết thư doanh nghiệp, hãy bao gồm thông tin liên hệ, chẳng hạn như địa chỉ email, số điện thoại và địa chỉ. Nếu thư liên quan đến một dịch vụ, hãy thêm số tài khoản. Thêm thông tin liên lạc ở cuối thư kinh doanh dưới tên được in của mỗi bên hoặc trong một thỏa thuận khi thích hợp.