Cách viết một tài liệu về Tầm nhìn & Phạm vi

Các tài liệu về tầm nhìn và phạm vi xác định những gì khách hàng hoặc công ty của bạn có trong đầu cũng như mô tả quá trình làm việc cần thiết để đạt được tầm nhìn đó. Ví dụ, các doanh nhân được hưởng lợi từ việc viết một tài liệu tầm nhìn và phạm vi để xác định ý tưởng kinh doanh của họ và liệt kê cách phát triển chúng thành hiện thực. Các nhà quản lý dự án sử dụng một tài liệu như vậy để xác định kết quả dự kiến ​​của dự án và để đưa ra các phương pháp và hoạt động cần thiết để đạt được kết quả đó.

Tầm nhìn so với Phạm vi

Tầm nhìn và phạm vi là hai điều khác nhau. Một tài liệu tầm nhìn và phạm vi bắt đầu với phần tầm nhìn đặt ra nhiệm vụ trong tầm tay. Khi tầm nhìn rõ ràng, phần phạm vi của tài liệu sẽ vạch ra một lộ trình gồm các giai đoạn chính của dự án và chi tiết về các hoạt động sẽ được thực hiện cũng như các phương pháp được sử dụng. Khi bạn làm rõ tầm nhìn của mình, việc tạo ra một lộ trình hiệu quả và hiệu quả sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Tầm nhìn chiến lược

Phần tầm nhìn của tài liệu của bạn thường khó viết vì tầm nhìn là một khái niệm, không phải là một thứ. Tầm nhìn là giải pháp mà khách hàng của bạn muốn bạn cung cấp. Trong công ty của riêng bạn, tầm nhìn của bạn là những gì công ty sẽ ở một thời điểm trong tương lai. Đừng viết ra những mục tiêu thay vì tầm nhìn. Mục tiêu là điểm chuẩn gần. Tầm nhìn là dài hạn và đạt được bằng cách đạt được mục tiêu của bạn trên đường đi. Phát triển tầm nhìn bằng cách hỏi tại sao khách hàng liên lạc với bạn, tại sao dự án được tạo ra hoặc tại sao công ty tồn tại. Tiếp theo, trả lời những gì khách hàng muốn, những gì dự án hy vọng sẽ tạo ra hoặc những gì công ty làm. Mô tả thêm về tầm nhìn bằng cách kiểm tra thời điểm, địa điểm và cách thức tham gia vào tầm nhìn.

Phạm vi công việc

Phạm vi của chi tiết công việc làm thế nào bạn sẽ đạt được tầm nhìn hoặc nhiệm vụ trong tầm tay. Bắt đầu bằng cách liệt kê các sản phẩm giao hàng và ngày giao hàng cần thiết. Thiết lập điểm chuẩn trên dòng thời gian đánh dấu tiến trình thực hiện nhiệm vụ hoặc tầm nhìn. Xác định trách nhiệm của khách hàng hoặc công ty trong việc cung cấp thông tin và trách nhiệm mà nhóm dự án của bạn có trong tiến trình báo cáo. Quy định bất kỳ yêu cầu cụ thể, chẳng hạn như loại thiết bị hoặc nhà cung cấp cụ thể để sử dụng. Cuối cùng, phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm dự án.

Phong cách tài liệu

Sử dụng các tiêu đề cấp cao nhất cho các phần tầm nhìn và phạm vi và sử dụng các tiêu đề phụ cho các chủ đề khác nhau trong mỗi phần. Đặt các chi tiết trong một danh sách điểm đạn dưới mỗi chủ đề. Sử dụng biểu đồ, bảng và mốc thời gian khi cần thiết để làm rõ các điểm. Một tài liệu tầm nhìn và phạm vi tốt là dễ hiểu, nhanh chóng để đọc và có thể được sử dụng như một danh sách kiểm tra trong dự án. Cung cấp cho tài liệu của bạn một cái nhìn chuyên nghiệp với một trang bìa bao gồm tiêu đề dự án, ngày của tài liệu, danh sách những người chịu trách nhiệm cho dự án và một danh sách những người được ủy quyền nhận tài liệu. Nếu nó dài hơn một vài trang, bao gồm một mục lục. Dành thời gian để lập kế hoạch cho tài liệu của bạn - đặc biệt là về mặt xác định tầm nhìn - và chú ý đầy đủ đến chi tiết sẽ tạo ra một tài liệu ấn tượng và hữu ích hơn.