Chữ ký điện tử là một ý tưởng tốt hay một ý tưởng tồi?

Chữ ký điện tử, còn được gọi là chữ ký điện tử và chữ ký số, là một cách để xác minh danh tính của bạn trên một tệp điện tử, chẳng hạn như một thỏa thuận bán hàng. Họ làm việc với công nghệ mã hóa, vì vậy bạn là người duy nhất có thể sử dụng mã hóa duy nhất của bạn trên bất kỳ tệp điện tử nào. Một số đã nắm lấy công nghệ trong khi những người khác vẫn còn hoài nghi. Giống như tất cả các tiến bộ công nghệ, chữ ký điện tử có lợi ích có thể đo lường được, cũng như chi phí và rủi ro. Chúng là một ý tưởng tốt, nhưng chúng không dành cho tất cả mọi người.

Xác thực kỹ thuật số

Lợi ích chính của chữ ký điện tử là tính xác thực. Không cần phải in, ký, sao chép, quét, fax hoặc gửi thư để chứng minh rằng bạn là chính bạn. Bạn cũng không phải lo lắng ngay cả khi ai đó xâm nhập vào tài khoản email của bạn. Chữ ký điện tử ngăn chặn kẻ mạo danh gửi thông tin sai lệch hoặc giả mạo các tập tin, duy trì tính toàn vẹn của tài liệu điện tử.

Mở rộng thương mại Internet

Chữ ký số cho phép mọi người thực hiện nhiều giao dịch kinh doanh trực tuyến hơn. Kể từ khi Chữ ký điện tử liên bang trong Đạo luật thương mại toàn cầu và quốc gia được thông qua năm 2000, chữ ký điện tử đã được ràng buộc về mặt pháp lý như chữ ký mực ở Hoa Kỳ. Chúng cho phép bạn mua các mặt hàng chính một cách an toàn, như nhà hoặc xe, mở rộng thương mại trực tuyến theo nhiều cách.

Tiết kiệm

Với chữ ký điện tử, ít có nhu cầu về giấy, mực và bưu chính. Nhiều công ty và tổ chức lưu hồ sơ điện tử, giảm nhu cầu lưu trữ. Ký và nộp điện tử cũng tiết kiệm thời gian, vì có ít chuyến đi đến máy in, hộp thư và tệp lưu trữ. Việc phân phối các tài liệu đã ký cũng dễ dàng hơn vì chúng có thể được gửi đến nhiều người nhận. Những lợi ích này tiết kiệm tiền và cải thiện hiệu quả trong các ngành phụ thuộc nhiều vào hồ sơ, chẳng hạn như chăm sóc sức khỏe và chính phủ.

Bảo vệ

Chữ ký điện tử thường an toàn hơn chữ ký mực. Để giả mạo chữ ký điện tử của bạn, ai đó phải có cả máy tính và mật khẩu chứng chỉ ký của bạn. Công nghệ hoặc đơn giản là sao chép tay tốt giúp việc rèn chữ ký mực dễ dàng hơn. Tuy nhiên, mọi người cảnh giác với việc giả mạo tài liệu điện tử, bởi vì bạn không thể thay thế tính xác thực của việc chứng kiến thực tế chữ ký của ai đó bằng bút.

Rủi ro

Mặc dù có những lợi ích có thể đo lường được, nhưng cũng có những rủi ro nếu bạn hoặc tổ chức của bạn xử lý sai các tệp và chữ ký điện tử. Nếu bạn vô tình xóa hoặc sử dụng sai các tệp điện tử hoặc nếu không mã hóa chúng đúng cách, tổn thất tài chính, thiệt hại cho hình ảnh công ty và giá trị cổ đông, mất tài sản trí tuệ, gián đoạn dòng chảy kinh doanh và tăng trách nhiệm pháp lý đều có thể gặp rủi ro.

Chi phí

Một nhược điểm của chữ ký điện tử là giá cả. Bạn cần phần mềm xác minh và ký chứng chỉ từ các cơ quan chứng nhận để mã hóa một tệp bằng chữ ký số của bạn. Chi phí khác nhau tùy thuộc vào loại tệp bạn muốn mã hóa. Dịch vụ mã hóa tính phí mỗi tháng hoặc mỗi tài liệu. Hơn nữa, bạn có thể cần đào tạo nhân viên, khách hàng và những người khác cách sử dụng chữ ký điện tử đúng cách. Đây có phải là tất cả giá trị chi phí hay không phụ thuộc vào số tiền bạn sẽ tiết kiệm trong các chi phí khác, như in ấn và lưu trữ tệp. Nếu bạn tạo các bản sao cứng của tất cả các tài liệu của mình, nó có thể không đáng để đầu tư.