Năm thực tiễn tốt nhất cho hiệu quả nhóm ảo

Một lợi thế của việc sử dụng Internet trong kinh doanh là bạn có thể tạo các nhóm làm việc ảo có thể hoạt động như một nhóm mặc dù các thành viên ở các địa điểm khác nhau. Duy trì hiệu quả trong một nhóm ảo đòi hỏi sự cống hiến từ mỗi thành viên. Ngoài ra còn có các quy trình và quy tắc mỗi thành viên trong nhóm có thể tuân theo để phát triển thói quen làm việc nhóm hiệu quả.

Luật Đường bộ

Thủ tục và quy tắc ứng xử chi phối một nhóm. Cách thực hành tốt nhất cho một nhóm ảo là để người quản lý thiết lập các quy tắc làm việc theo thủ tục và các quy tắc nghi thức Internet quy định cách thức nhóm tương tác. Nhóm nên dành thời gian để xem xét các quy tắc và lãnh đạo nên dành ít nhất một buổi đào tạo trực tuyến để thực hành các quy trình của nhóm để mọi người hiểu cách nhóm nên hoạt động.

Trao đổi thông tin

Các nhóm ảo không có lợi thế về sự hợp tác trực tiếp ngay lập tức mà các nhóm văn phòng tiêu chuẩn có. Mỗi thành viên của một nhóm làm việc ảo nên kiểm tra email và các hệ thống nhắn tin khác vài lần mỗi giờ và trả lời tất cả các tin nhắn càng nhanh càng tốt. Điều này duy trì việc trao đổi thông tin hiệu quả cần thiết cho bất kỳ thành công nào của nhóm.

Lập kế hoạch

Có thể khó thiết lập các cuộc họp nhóm ảo ngẫu hứng vì khả năng các thành viên có thể rời khỏi máy tính của họ. Để duy trì hiệu quả, một nhóm ảo nên phát triển một lịch trình làm việc có tất cả các thành viên trực tuyến cùng một lúc và nhóm có thể giải quyết bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong lịch trình được xác định trước. Trưởng nhóm nên có thể truy cập bằng điện thoại hoặc Internet mọi lúc trong trường hợp khẩn cấp.

Nhiều đường truyền thông

Một nhân viên ảo đôi khi có thể cảm thấy bị cô lập với đồng nghiệp mặc dù nhóm ảo hoạt động như một nhóm. Một nhóm làm việc ảo nên có các đường liên lạc kinh doanh và đường truyền thông cá nhân cho mỗi thành viên. Điều này cho phép các thành viên trong nhóm tách biệt thông tin liên quan đến công việc khỏi thông tin cá nhân nhưng cũng cho phép người làm việc văn phòng mà nhân viên ảo thiếu. Ví dụ, mỗi nhân viên ảo nên có một địa chỉ email cá nhân và doanh nghiệp để liên lạc với các thành viên trong nhóm.

Trao quyền

Vi mô hóa một nhóm làm việc ảo có thể gây khó chịu cho người quản lý và nhân viên. Trưởng nhóm nên trao quyền cho nhân viên đưa ra quyết định công việc hàng ngày nhưng thiết lập một hướng dẫn cho các quyết định cần được thông qua người quản lý. Điều này giúp cải thiện dòng công việc và cho phép các thành viên trong nhóm nắm quyền sở hữu các nhiệm vụ công việc của họ.