Các loại công cụ kiểm soát chi phí

Kiểm soát chi phí là rất quan trọng đối với một doanh nghiệp nhỏ để tạo ra lợi nhuận gộp, trang trải chi phí và tạo ra lợi nhuận ròng. Do sự cạnh tranh từ các tổ chức lớn hơn và cơ hội doanh thu thường bị hạn chế ở thị trường địa phương, bạn không thể để chi phí có cơ hội. Một số công cụ kiểm soát chi phí phổ biến giúp các công ty nhỏ hoạt động hiệu quả.

Ngân sách

Một trong những công cụ kiểm soát chi phí cơ bản, phổ biến nhất là ngân sách. Ngân sách là cách bố trí doanh thu của bạn và cách bạn phân bổ ngân sách cho các loại chi tiêu kinh doanh khác nhau. Các công ty thường thiết lập ngân sách hàng năm. Bằng cách thảo luận và xem xét các loại chi tiêu và lợi tức đầu tư khác nhau, bạn có thể giảm thiểu số lượng chi phí phi sản xuất mà bạn phải chịu theo thời gian.

Kiểm tra và cân bằng

Một loạt các kiểm tra và số dư cũng giúp bạn kiểm soát chi phí. Một chiến thuật đơn giản mà nhiều doanh nghiệp sử dụng là có hai người ký tất cả các séc qua một số tiền nhất định, chẳng hạn như 1.000 đô la. Hệ thống này làm giảm bớt rủi ro của các khoản chi tiêu bốc đồng hoặc không được hiệu đính bởi một lãnh đạo công ty. Chấp thuận trước về bồi hoàn du lịch và các chi phí nhân viên khác là một công cụ khác để kiểm tra và cân đối nội bộ. Lãnh đạo công ty có thể giám sát việc sử dụng các quỹ như vậy.

Tích hợp phần mềm

Các chương trình phần mềm tiên tiến cho phép các công ty tích hợp các quy trình kế toán và ngân sách. Một số công ty sử dụng hệ thống ngân sách động, nơi họ định kỳ xem xét chi phí thực tế so với dự đoán. Làm như vậy cho phép điều chỉnh định kỳ. Các công cụ phần mềm giúp phân tích tiến trình hướng tới dự toán ngân sách. Ví dụ, một biểu đồ có thể chứng minh khi một bộ phận hoặc danh mục chi phí đã đạt đến các ngưỡng tới hạn. Nếu vậy, các nhà lãnh đạo có thể gặp nhau để xem xét các cơ hội để giảm chi phí hoặc cắt giảm một số nhiệm vụ nhất định.

Kiểm toán nội bộ và bên ngoài

Kiểm toán nội bộ và bên ngoài là các biện pháp kiểm soát chi phí bổ sung. Kiểm toán nội bộ là một đánh giá kỹ lưỡng về việc sử dụng ngân sách ở mỗi bộ phận. Kiểm toán nội bộ được thực hiện bởi người quản lý công ty, người quản lý tài chính hoặc chuyên gia kiểm soát. Đối với kiểm toán bên ngoài, bạn có thể thuê một công ty hoặc nhà tư vấn bên ngoài để xem xét sách của mình. Công cụ này cung cấp cho bạn một đôi mắt mới và một người có hiểu biết về cách ngân sách của bạn so với các tiêu chuẩn ngành.