Các loại hệ thống tệp xác minh việc làm

Tại Hoa Kỳ, trách nhiệm của người sử dụng lao động là đảm bảo rằng tất cả nhân viên của công ty được ủy quyền hợp pháp để làm việc. Mặc dù tiền đề của việc này có vẻ đơn giản, nhưng nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận nhân sự lớn hoặc nhân sự tận tâm, việc hiểu được những rắc rối pháp lý có thể là một thách thức. May mắn thay, bạn không cần phải có kiến ​​thức về luật lao động để tạo ra các hệ thống nộp đơn giúp bạn sắp xếp thông tin đủ điều kiện của nhân viên.

Mẫu I-9

Theo Dịch vụ Di trú và Nhập tịch Hoa Kỳ, tất cả các chủ lao động tại Hoa Kỳ phải hoàn thành và giữ lại các mẫu đơn I-9 cho mọi cá nhân được thuê. Điều này bao gồm cả công dân Hoa Kỳ và người không cư trú, những người được phép làm việc trong Phần 1 của mẫu đơn thường được nhân viên điền vào và bao gồm một khu vực dành cho thông tin của nhân viên, bao gồm tên hợp pháp, ngày sinh, địa chỉ và số An sinh xã hội . Phần 2 được hoàn thành bởi chủ lao động và là nơi sử dụng lao động điền thông tin từ các tài liệu ủy quyền làm việc của nhân viên. Một số tài liệu ủy quyền công việc được phê duyệt bao gồm bằng lái xe hợp lệ và số An sinh xã hội, hộ chiếu Hoa Kỳ và thẻ thường trú nhân.

Nộp mẫu đơn I-9 đã hoàn thành

Nhiều chủ lao động tạo bản sao của các tài liệu nhận dạng nhân viên, chẳng hạn như bằng lái xe hoặc hộ chiếu. Sau đó, họ nộp mẫu đơn I-9 đã hoàn thành và ký riêng biệt với các tài liệu nhận dạng. Các tệp I-9 và tài liệu nhận dạng thường là các tệp bảo mật được đánh dấu riêng tư hoặc thậm chí bị khóa. Chủ lao động làm điều này để ngăn chặn hành vi trộm cắp danh tính cũng như đảm bảo rằng thông tin nhân viên cá nhân vẫn được giữ kín.

Hồ sơ ứng dụng

Hầu hết các nhà tuyển dụng giữ các ứng dụng nhân viên trong hồ sơ là tốt. Mặc dù theo luật không bắt buộc các đơn xin việc của nhân viên và mẫu đơn I-9 phải được nộp riêng, hầu hết các phòng nhân sự đều làm như vậy. Thực hành nộp đơn này được thực hiện bởi vì nếu bạn từng phải đối mặt với kiểm toán xác minh việc làm từ USCIS hoặc Bộ Lao động Hoa Kỳ, việc tìm kiếm thông tin sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc đào qua hàng trăm tệp chứa các đơn xin giấy, thỏa thuận bảo mật và khác hình thức nhân viên, chẳng hạn như kết quả sàng lọc thuốc. Lý do khác để nộp riêng I-9 là I-9 thường có thông tin liên quan đến quốc tịch của nhân viên. Nếu thông tin này được gửi đi một cách an toàn, người sử dụng lao động có thể ngăn chặn các nhân viên khác phân biệt đối xử với một nhân viên dựa trên sắc tộc của anh ta.

Giữ các tập tin

I-9 không được gửi đến USCIS - nó được giữ với chủ nhân. Theo USCIS, mẫu đơn này phải được lưu giữ tối thiểu ba năm sau ngày thuê hoặc ít nhất một năm sau khi nhân viên bị chấm dứt. Một số công ty giữ các tệp lâu hơn các yêu cầu tối thiểu và tạo thêm các hệ thống nộp đơn cho các I-9 cũ hơn.