Các loại cấu trúc tổ chức trong quản trị văn phòng

Các doanh nghiệp nhỏ khác nhau sử dụng các cấu trúc tổ chức khác nhau để thực hiện các chức năng quản trị văn phòng, thường dựa trên sở thích của chủ sở hữu. Một số chủ doanh nghiệp xử lý tất cả các chức năng điều hành. Đối với một doanh nghiệp nhỏ có nhiều chủ sở hữu, trách nhiệm của văn phòng có thể được chia theo chuyên môn hoặc khu vực chức năng. Bất kể bạn chọn cách tổ chức văn phòng như thế nào, điều quan trọng là bạn phải viết mô tả công việc để nhân viên biết những gì mong đợi của mỗi nhân viên và người có tiếng nói cuối cùng trong các quyết định.

Cơ cấu tổ chức

Một cấu trúc tổ chức là một nhóm các nhân viên của công ty phân định chức năng của từng công nhân, cấp trên và cấp dưới. Một sơ đồ tổ chức bắt đầu bằng cách liệt kê giám đốc điều hành ở đầu và sau đó tất cả những người bên dưới anh ta theo tên và chức danh. Một giám đốc điều hành có thể có một vài giám đốc điều hành báo cáo trực tiếp với anh ta được liệt kê bên dưới anh ta trên biểu đồ, được kết nối bằng các đường thẳng. Những nhân viên này có thể bao gồm giám đốc tài chính, giám đốc tiếp thị và giám đốc điều hành. Trong khi tất cả các nhân viên của công ty làm việc dưới quyền CEO, một biểu đồ tổ chức chỉ kết nối mỗi nhân viên với các báo cáo trực tiếp của anh ta. Ví dụ, theo CFO, biểu đồ có thể hiển thị giám đốc nhân sự và nhân viên kế toán. Trong các phòng ban nơi một số nhân viên thực hiện cùng chức năng, chẳng hạn như bán hàng hoặc sản xuất, nhân viên được liệt kê theo chức danh hoặc chức năng, không phải tên.

Bằng phẳng

Một doanh nghiệp rất nhỏ với ít hơn 20 nhân viên có thể sử dụng một cấu trúc tổ chức phẳng, với tất cả các chức năng quản lý báo cáo trực tiếp cho chủ sở hữu. Một ví dụ sẽ là một nhà hàng có đầu bếp, quản lý phòng ăn, kế toán và nhân viên pha chế báo cáo trực tiếp với chủ sở hữu. Mặc dù người quản lý ăn uống có thẩm quyền đối với nhân viên phục vụ và đầu bếp quản lý các đầu bếp khác, chủ quán thường có liên hệ trực tiếp với mọi nhân viên.

Sở

Một số doanh nghiệp tổ chức văn phòng của họ theo bộ phận hoặc chức năng và mỗi trưởng bộ phận có thể báo cáo trực tiếp cho chủ sở hữu của doanh nghiệp. Các phòng ban có thể bao gồm bán hàng, tiếp thị, kế toán, nhân sự, CNTT và sản xuất. Một cấu trúc như thế này có thể không có một lớp quản lý, chẳng hạn như COO và CFO, giữa chủ sở hữu và người đứng đầu bộ phận. Trong các doanh nghiệp nhỏ với một số chủ sở hữu, chủ sở hữu thường phân chia các nhiệm vụ này dựa trên các lĩnh vực chuyên môn của họ.

Địa lý

Nếu một doanh nghiệp có một số địa điểm, chủ sở hữu có thể quyết định biến mỗi đơn vị thành một doanh nghiệp độc lập, chia sẻ một số dịch vụ và chi phí với công ty. Mỗi đơn vị có thể chịu trách nhiệm cho việc thuê và sa thải riêng của mình, ghi sổ, bảo trì và các chức năng khác. Các đơn vị có thể chia sẻ một số chi phí, chẳng hạn như tiếp thị và mua hàng hoặc họ có thể chia sẻ nhân viên, chẳng hạn như một kế toán viên làm sổ sách cho mỗi đơn vị.

Sản phẩm

Nếu một doanh nghiệp có một số sản phẩm hoặc dịch vụ riêng biệt, văn phòng có thể được tổ chức dọc theo các dòng đó. Một cơ sở giải trí có thể có các chương trình quần vợt, bơi lội và golf lớn, chẳng hạn, vì vậy văn phòng có thể được chia thành ba bộ phận đó. Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm cho một số quản trị của mình, chẳng hạn như nhân sự và tiếp thị, nhưng chia sẻ các chức năng khác, chẳng hạn như kế toán và bảo trì cơ sở. Một công ty giày dép có thể có quản trị văn phòng riêng cho các bộ phận phụ nữ, nam giới và trẻ em. Một công ty luật có thể được phân chia theo khu vực hành nghề, với mỗi bộ phận được lãnh đạo bởi một giám đốc có cùng vị trí trên sơ đồ tổ chức của công ty.