Việc sử dụng hệ thống thông tin và kế toán

Hầu hết các nhiệm vụ kế toán ngày nay được xử lý trong máy tính, vì vậy các hệ thống thông tin có tác động rất lớn đến cách thức kế toán được thực hiện và những báo cáo nào được tạo ra. Không chỉ các nhiệm vụ kế toán được thực hiện ở tốc độ cao, chúng còn được thực hiện dễ dàng cho hầu hết các doanh nghiệp. Tính toán được thực hiện tự động với ít lỗi hơn so với kế toán thủ công, cải thiện hiệu quả rất nhiều.

Bảng tính

Chương trình bảng tính đầu tiên được gọi là VisiCalc, và được thiết kế bởi Robert Frankston và Dan Bricklin vào năm 1979 để đơn giản hóa việc phân tích tài chính. Nó thực hiện tính toán trên 254 hàng và 63 cột. Năm 1983, một chương trình bảng tính phức tạp hơn, Lotus 1-2-3, cho phép nhiều hàng và cột cộng với quản lý dữ liệu và đồ thị. Đây là một điểm nhấn với kế toán, những người thường cần phân tích dữ liệu và thực hiện các tính toán và mô hình hóa phức tạp. Chẳng hạn, một ô - giao điểm của cột và hàng - có thể được thay đổi và các phép tính được tự động cập nhật với thông tin mới. Ngày nay, Excel và các bảng tính khác là bánh mì và bơ của nhiều kế toán viên, giúp cuộc sống dễ dàng và hiệu quả hơn.

Sổ cái

Nhiều năm trước, một sổ cái chung, một danh sách các tài khoản và giao dịch, được giữ trong các tờ giấy và sau đó được bảo trì thủ công, một công việc tốn thời gian của kế toán. Nếu bảng cân đối kế toán không cân bằng, đôi khi phải mất nhiều ngày kế toán để tìm ra sai lầm. Những ngày này đã qua với kế toán trên máy vi tính, trong đó toán học được xử lý tự động và báo cáo tài chính được biên soạn chỉ bằng cách ấn nút.

Mô-đun

Trong khi sổ cái chung chứa các tài khoản và giao dịch chung, chi tiết về các giao dịch thường được giữ trong các mô-đun riêng biệt. Thông tin từ các mô-đun này sau đó được chuyển vào sổ cái. Ví dụ: mô-đun tài khoản phải trả xử lý tất cả các vấn đề liên quan đến tài khoản phải trả, bao gồm tên nhà cung cấp, ngày lập hóa đơn, in séc và các dữ liệu quan trọng khác cho quy trình thanh toán hóa đơn. Khi hóa đơn được nhập và thanh toán, chi phí, tài khoản phải trả và tiền mặt được ghi nhận và chuyển vào sổ cái. Có các mô-đun cho các tài khoản phải thu, hàng tồn kho và các quy trình khác cần không gian làm việc bên ngoài sổ cái, nhưng được kết nối với nó.

Phần mềm kế toán chuyên ngành

Một xu hướng trong thực tiễn lập trình là nhắm mục tiêu vào các ngành nhất định và làm cho toàn bộ chương trình được tùy chỉnh cho các ngành đó. Kết quả là toàn bộ hệ thống được tạo ra với các công cụ dành riêng cho một số lĩnh vực nhất định, chẳng hạn như bán lẻ, phi lợi nhuận hoặc sản xuất. Điều đó làm cho kế toán máy tính nhanh chóng để thiết lập và sử dụng. Thay vì chờ đợi một lập trình viên phát triển phần mềm của bạn, bạn có thể mua một cái ngoài giá tốt hơn 90% cho mục đích của bạn và chỉ yêu cầu tùy chỉnh tối thiểu.

Rủi ro

Hệ thống thông tin giúp tốc độ và độ chính xác, nhưng vẫn còn chỗ cho lỗi của con người. Nếu thông tin không chính xác được nhập, hệ thống có thể không bắt được nó. Ví dụ: hệ thống không biết rằng khoản thanh toán 200 đô la thực sự là 20 đô la và đã được nhập và thanh toán do nhầm lẫn. Lỗi và gian lận vẫn xảy ra trong kế toán và kiểm soát nội bộ là cần thiết để ngăn chặn hoặc phát hiện những rủi ro này. Một hệ thống máy tính nên có quyền truy cập an toàn để tránh sử dụng trái phép; quản lý phải xem xét sự hòa giải để đảm bảo chúng hợp lý và chính xác; và thanh toán chỉ nên được thực hiện trên các hóa đơn được phê duyệt để tránh gian lận và sai sót.