Cách khắc phục lỗi hóa đơn

Xảy ra lỗi hóa đơn và hầu hết khách hàng đều hiểu về quá trình sửa những lỗi này, miễn là nó không quá phức tạp và không xảy ra quá thường xuyên. Cho dù bạn lập hóa đơn cho khách hàng bằng điện tử hoặc trên giấy, bạn nên nhanh chóng sửa lỗi hóa đơn và thông báo rõ ràng về các thay đổi và, nếu có thể, các lý do đằng sau chúng. Tương tự, khi yêu cầu nhà cung cấp sửa lỗi trên hóa đơn được phát hành cho công ty của bạn, hãy rõ ràng và chuyên nghiệp trong khi hướng nhận xét của bạn về việc giải quyết lỗi cụ thể.

Lỗi điện tử

Khi bạn gặp lỗi hóa đơn điện tử trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng, bạn chỉ cần sửa lỗi trong hệ thống của mình và sau đó in và phát hành hóa đơn khác mà không cần khách hàng biết. Hầu hết các hệ thống thanh toán sẽ điều chỉnh số dư và số tiền đến hạn dựa trên sự điều chỉnh, thậm chí không hiển thị trên hóa đơn cuối cùng rằng một thay đổi đã được thực hiện. Nếu bạn đã phát hành hóa đơn nhưng khách hàng chưa thanh toán, hãy gửi email thân thiện hoặc gọi điện thoại lịch sự giải thích về lỗi đó và sau đó phát hành hóa đơn mới. Nếu khách hàng đã thanh toán, hãy điều chỉnh sửa đổi hóa đơn trong tương lai hoặc phát hành hóa đơn khác hoặc tín dụng sửa lỗi.

Lỗi viết tay

Bạn có thể sửa một lỗi trên hóa đơn viết tay bằng cách chỉ cần điền sai số và viết đúng số lượng. Tuy nhiên, hóa đơn của bạn sẽ trông chuyên nghiệp hơn - ngay cả khi nó được viết tay - nếu bạn bắt đầu lại với một hóa đơn mới. Giữ một bản sao của hóa đơn bị hủy nếu hóa đơn của bạn được đánh số để ghi lại khoảng cách trình tự. Để sửa lỗi trên hóa đơn viết tay mà bạn đã đưa cho khách hàng, hãy viết phiên bản đã sửa, gửi thư kèm theo ghi chú giải thích về việc sửa và giữ bản sao của cả hóa đơn không chính xác và đã sửa.

Sai lầm hóa đơn định kỳ

Một doanh nghiệp mắc lỗi hóa đơn định kỳ như bổ sung bị lỗi hoặc giá không chính xác rất có thể có các vấn đề mang tính hệ thống đằng sau các lỗi. Xác định nguồn gốc của những sai lầm định kỳ như không cập nhật thông tin giá cả thường xuyên và giải quyết nó ở cấp độ hệ thống. Ví dụ: nếu hóa đơn của bạn liên tục liệt kê giá cho một mặt hàng khi chúng nên liệt kê giá trường hợp, hãy sửa lại danh sách mặt hàng để làm rõ sự khác biệt giữa hai tùy chọn.

Lỗi hóa đơn từ nhà cung cấp

Khi bạn tìm thấy một lỗi trên hóa đơn mà nhà cung cấp đã cung cấp cho bạn, hãy sửa số tiền trên hóa đơn hoặc cuống thanh toán của bạn và cung cấp tài liệu sửa lỗi khi thực hiện thanh toán. Thông thường, những sai lầm là rõ ràng và cần ít hoặc không có lời giải thích, chẳng hạn như giá cả hoặc số lượng mâu thuẫn với phiếu đóng gói. Khi lỗi liên quan đến một khoản tiền lớn hoặc yêu cầu giải thích thêm, hãy gọi hoặc gửi email cho nhân viên kế toán của công ty để giải quyết vấn đề.