Hỗ trợ trực quan cho các kỹ năng tổ chức

Việc sử dụng các phương tiện trực quan giúp mở rộng khái niệm về các kỹ năng tổ chức ngoài một văn phòng gọn gàng và các tập tin được sắp xếp theo thứ tự. Các phương tiện trực quan cung cấp tín hiệu thị giác giúp cải thiện hiệu suất bằng cách tăng cường tốc độ, độ chính xác, hiệu quả và hiệu suất. Các phương tiện trực quan bổ sung vào các kỹ năng tổ chức bằng cách hoàn thiện việc quản lý thời gian, nhiệm vụ và thông tin. Quản lý hiệu quả các khía cạnh kinh doanh này có thể cải thiện dịch vụ khách hàng, quan hệ khách hàng và lợi nhuận.

Màu

Màu sắc là một trợ giúp trực quan đơn giản và hiệu quả cho các kỹ năng tổ chức, đặc biệt là khi xử lý các tập tin giấy. Mã màu có thể biến một mớ hỗn độn lớn hoặc nhầm lẫn của các tệp thành một hệ thống thông tin có thể quản lý bằng cách cung cấp một gợi ý để nhận dạng ngay lập tức. Thư mục tập tin màu đỏ có thể được dành riêng cho các tập tin dự án. Nhãn thư mục tệp có màu khác nhau có thể xác định năm tệp được mở, nhân viên bán hàng được chỉ định cho khách hàng, bộ phận phục vụ khách hàng hoặc bất kỳ sự phân biệt nào khác mà doanh nghiệp của bạn cần thực hiện. Loại màu đỏ trong bảng tính có thể biểu thị khoản lỗ kinh doanh hoặc khoản nợ chưa trả cho doanh nghiệp. Khi công thức màu là chính thức, chủ doanh nghiệp và nhân viên có thể hoạt động nhanh chóng và chính xác với cùng thông tin.

Danh sách

Công nghệ cung cấp cho chủ doanh nghiệp lịch kỹ thuật số và nhắc nhở tiếng bíp, nhưng danh sách đơn giản vẫn là một trợ giúp trực quan cần thiết để quản lý thời gian và nhiệm vụ. Danh sách của bạn có thể được viết tay trên một bảng hợp pháp, được duy trì trên một bảng trắng lớn trong văn phòng của bạn hoặc hiển thị trên bảng tính được chia sẻ với tất cả nhân viên. Lịch, thời gian biểu và chương trình họp cũng đóng vai trò là danh sách hỗ trợ trực quan để quản lý thời gian và nhiệm vụ.

Tài liệu kinh doanh

Tài liệu kinh doanh là công cụ hỗ trợ trực quan tổ chức thông tin dưới dạng trả lời các câu hỏi cụ thể cho người đọc. Bố cục của tài liệu kinh doanh là rất quan trọng, vì một tài liệu kinh doanh được thiết kế kém có thể dẫn đến việc giao tiếp thất bại. Một sơ đồ tổ chức là một ví dụ về một tài liệu kinh doanh là một trợ giúp trực quan. Kế hoạch dự án và đề xuất kinh doanh cũng là những công cụ hỗ trợ trực quan kể một câu chuyện hoặc cung cấp một mô tả tuyến tính về thực thi hoặc tăng trưởng.

Thuyết trình

Một số phương tiện trực quan giúp phát triển kỹ năng tóm tắt thông tin. Kỹ năng nằm trong việc nắm bắt thông tin quan trọng và phân biệt nó cho người đọc. Sidebars, bảng, hình ảnh, danh sách gạch đầu dòng, biểu đồ hình tròn, đồ thị và các biểu diễn đồ họa khác đều cung cấp một ảnh chụp nhanh thông tin hiển thị thay vì nói thông tin được chia sẻ. Biểu đồ lật, màn hình PowerPoint và trong suốt trên không cũng là những công cụ trực quan tóm tắt thông tin và khái niệm bằng văn bản và đồ họa.