Tài khoản chu kỳ đầy đủ phải trả có nghĩa là gì?

Kế toán chu kỳ đầy đủ đề cập đến các giao dịch tập thể liên quan đến một chức năng kinh doanh cụ thể như bán hàng, mua hàng và bảng lương. Bạn cũng có thể áp dụng khái niệm "chu trình đầy đủ" cho các công việc kế toán cá nhân. Một người trong một vị trí phải trả toàn bộ tài khoản phải chịu trách nhiệm cho tất cả các nhiệm vụ liên quan đến việc thanh toán của nhà cung cấp và nhà cung cấp đối với hàng hóa và dịch vụ.

Tài khoản phải trả

Các bộ phận tài khoản phải trả cố gắng thanh toán hóa đơn đúng tiến độ, đảm bảo tính chính xác và xác thực của hóa đơn và thực hiện các nhiệm vụ của bộ phận với chi phí tối thiểu. Một công ty có hoạt động tài khoản phải trả hoạt động tốt sẽ tiết kiệm tiền bằng cách xử lý hóa đơn với hiệu quả, nhân viên lành nghề và chi phí hoạt động thấp. Quá trình này sẽ đóng góp tích cực vào dòng tiền và hỗ trợ các mối quan hệ cùng có lợi với các nhà cung cấp.

Quan hệ nhà cung cấp

Chu kỳ tài khoản phải trả bắt đầu với nhà cung cấp. Duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp của bạn để giúp tạo điều kiện hiểu biết nếu bạn phải đối mặt với các vấn đề về dòng tiền. Thế hiện sự tôn trọng. Bạn có thể có khả năng đàm phán các điều khoản của bạn nếu bạn truyền đạt nhu cầu của mình hoặc thể hiện ý định tốt. Sau khi bạn đặt hàng với nhà cung cấp, bạn sẽ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ. Đăng nhập biên nhận để xác nhận rằng doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng. Nhập mô tả và số lượng mặt hàng hoặc loại dịch vụ được cung cấp. Bây giờ bạn đã tạo một tài khoản đang chờ xử lý phải trả cho nhà cung cấp dựa trên các điều khoản đã được hai bên thống nhất.

Xử lý hóa đơn

Nhà cung cấp của bạn sẽ gửi cho bạn một hóa đơn cho hàng hóa họ vận chuyển hoặc dịch vụ mà họ đưa ra. Khi bạn nhận được hóa đơn này, hãy đăng nhập vào hệ thống kế toán của bạn. Bao gồm thông tin nhà cung cấp, ngày đáo hạn và tổng số tiền đến hạn.

Xác nhận thông tin trên hóa đơn để đảm bảo độ chính xác. Kiểm tra nó đối với các tài liệu như báo cáo nhận hàng, đơn đặt hàng hoặc vận đơn. Khớp số lượng, giá cả và mô tả trên mỗi tài liệu với hóa đơn. Nếu tất cả các thông tin phù hợp, sau đó ủy quyền hóa đơn thanh toán.

Ủy quyền thanh toán

Khi bạn ủy quyền hóa đơn thanh toán, hãy lên lịch chuyển tiền cho lần tiếp theo công ty của bạn chuẩn bị séc đi. Khi séc đã được in, đính kèm một bản sao của hóa đơn vào séc và gửi cho nhà cung cấp tương ứng. Nộp một bản sao của kiểm tra để đảm bảo một lộ trình kiểm toán rõ ràng.