Điều gì xảy ra nếu W-9 cho LLC không được điền?

Mẫu W-9 là một tuyên bố thông tin phải được hoàn thành bởi bất kỳ doanh nghiệp nào, bao gồm một cá nhân, đối tác, LLC hoặc C-Corporation nhận thanh toán từ một thực thể khác cho các dịch vụ được cung cấp. Bản thân W-9 không được gửi tới IRS. Biểu mẫu này được yêu cầu để xác định xem thực thể thanh toán có cần khấu trừ thuế thu nhập từ số tiền đã trả cho người nhận hay không. W-9 là một yêu cầu về số nhận dạng an ninh xã hội hoặc mã số thuế, địa chỉ doanh nghiệp và loại hình tổ chức của người nhận.

Khấu trừ dự phòng liên bang

Nếu một tổ chức không hoàn thành mẫu W-9, thì nó có thể bị khấu trừ dự phòng đối với tất cả các khoản thanh toán được thực hiện cho nó. Tỷ lệ khấu trừ dự phòng hiện tại cho thuế thu nhập liên bang là 28%, có hiệu lực đến ngày 31 tháng 12 năm 2012. Ví dụ: nếu LLC không hoàn thành mẫu W-9 và được trả 10.000 đô la cho các dịch vụ của mình trong năm, thì đơn vị thực hiện thanh toán được yêu cầu giữ lại $ 2, 800 từ khoản thanh toán và gửi khoản này đến IRS.

Khấu trừ dự phòng nhà nước

Các quy tắc tương tự để giữ lại dự phòng cũng được áp dụng cho cơ quan thuế nhà nước nơi các dịch vụ được thanh toán. Tỷ lệ khấu trừ thuế dự phòng thay đổi tùy theo từng tiểu bang. Ví dụ, ở California, tỷ lệ sao lưu theo luật định là bảy phần trăm. Điều này có nghĩa là, nếu tổ chức không cung cấp W-9 nhận được 100.000 đô la cho các dịch vụ được cung cấp ở California, thì thực thể thanh toán sẽ được yêu cầu giữ lại 7.000 đô la thuế nhà nước và nộp cho Ủy ban thuế nhượng quyền thương mại. Bạn nên tham khảo ý kiến ​​chuyên gia thuế để xác định tỷ lệ khấu trừ dự phòng áp dụng ở tiểu bang cụ thể của bạn.

Thông báo yêu cầu của người trả tiền cho W-9

Một số chủ sở hữu LLC và chủ sở hữu C-Corporation không hoàn thành W-9 vì các công ty không nhận được 1099 cho các khoản thanh toán dịch vụ nhận được. Tuy nhiên, điều này không loại trừ thực thể thực hiện các khoản thanh toán khỏi phải dự phòng khấu trừ vào các khoản thanh toán. IRS đôi khi sẽ phát hành mẫu CP2100 cho những người trả tiền cho biết họ cần thực hiện sao lưu các khoản thanh toán trên một thực thể. Chủ doanh nghiệp trả tiền cho các dịch vụ bên ngoài nên gửi yêu cầu hoàn thành mẫu W-9 trước khi họ cho phép các dịch vụ được thực hiện bởi một thực thể khác.

Lưu trữ hồ sơ cho các mẫu W-9

Các doanh nghiệp trả tiền cho các dịch vụ áp dụng W-9 cần phải giữ tất cả các mẫu W-9 đã hoàn thành trong hồ sơ trong trường hợp xảy ra sự cố giữ lại dự phòng. Nếu người trả tiền có một bản sao có chữ ký của W-9 trong hồ sơ, đây là tài liệu đầy đủ để tránh phải thực hiện sao lưu dự phòng. Việc không thực hiện giữ lại dự phòng theo yêu cầu có thể dẫn đến các hình phạt đối với thực thể đáng lẽ phải thực hiện sao lưu dự phòng.