Viết gì để chính thức chấp nhận lời mời tham dự cuộc họp kinh doanh

Đáp ứng kịp thời và chính xác để đáp ứng yêu cầu là một phần thiết yếu của việc kinh doanh. Lập kế hoạch cuộc họp có thể là một thách thức, vì vậy một phản ứng nhanh thể hiện sự tôn trọng đối với người tổ chức cũng như đối với những người tham dự khác. Nếu bạn chấp nhận, hãy rõ ràng trong phản hồi của bạn để những người nhận khác sẽ hiểu rằng bạn đang chấp nhận, đồng thời đảm bảo rằng bạn có tất cả thông tin bạn cần chuẩn bị cho cuộc họp.

Xem lại trước khi trả lời

Dành một hoặc hai phút để đọc lời mời cuộc họp một cách cẩn thận và kiểm tra lại lịch của riêng bạn. Nếu bạn gửi một xác nhận rằng sau này bạn cần rút tiền, điều này có thể khiến bạn trông không chuyên nghiệp. Nếu bạn không chắc chắn liệu bạn có thể thực hiện cuộc họp hay không, hãy trả lời kịp thời với một lời giải thích và ngày mà bạn sẽ biết liệu bạn có thể tham dự hay không. Điều này cho phép người gửi biết rằng bạn đã nhận được tin nhắn và nó giúp người gửi điều phối hậu cần cần thiết.

Thí dụ:

Cảm ơn bạn đã bao gồm tôi trong cuộc họp này. Tôi cần kiểm tra một vài điều trước khi tôi có thể cho bạn biết liệu tôi có thể tham dự hay không. Tôi chắc chắn sẽ gửi phản hồi của mình không muộn hơn EOD vào ngày mai.

Xác nhận chi tiết tham dự

Nếu bạn dự định tham dự, hãy nói như vậy khi bắt đầu tin nhắn của bạn, để người tổ chức cuộc họp không cần phải tìm hiểu thông tin liên lạc của bạn. Nó cũng có thể là một ý tưởng tốt để xác nhận bất kỳ chi tiết hậu cần như thời gian và địa điểm.

Thí dụ:

Tôi dự định tham dự cuộc họp, nhưng chỉ để xác nhận thông tin chi tiết - chúng ta sẽ gặp nhau tại Roy's Coffee Shop ở góc thứ 6 và Wilson, thứ Năm tuần sau, ngày 8, lúc 3 giờ chiều, điều đó có đúng không?

tiền boa

Nếu địa điểm cuộc họp không nằm trong văn phòng của bạn, cũng không phải trong văn phòng của người tổ chức cuộc họp, thì hãy làm rõ địa điểm chính xác trong phản hồi của bạn, bằng cách lưu ý đường, ngã tư và có lẽ là địa chỉ chính xác nơi bạn sẽ gặp. Hãy nhớ rằng các cửa hàng cà phê và nhà hàng chuỗi lớn có thể có nhiều địa điểm trong một khu vực địa lý nhỏ hoặc thậm chí trên cùng một đường phố.

Thông báo về các xung đột tiềm năng

Nếu có khả năng bạn sẽ không thể tham dự cuộc họp, hãy đề cập đến điều này sau khi bạn đã xác nhận kế hoạch tham dự của mình. Đây không chỉ là điều lịch sự cần làm, nó còn cung cấp cho người lập kế hoạch cuộc họp thông tin có thể giúp cô ấy quyết định có nên sắp xếp lại cuộc họp vào thời điểm mà mọi người chắc chắn rằng họ có thể tham dự hay không. Bạn cũng có thể cung cấp một giải pháp thay thế cho việc tham dự trực tiếp, chẳng hạn như sử dụng phần mềm cuộc gọi hội nghị để tham dự cuộc họp từ xa.

Thí dụ:

Kế hoạch của tôi là có mặt tại cuộc họp, nhưng có một khả năng nhỏ là tôi có thể cần phải hủy bỏ vì hoàn cảnh gia đình. Nếu tôi cần phải hủy bỏ, tôi sẽ cho bạn biết càng sớm càng tốt. Nếu bạn nghĩ rằng sẽ khôn ngoan hơn khi tôi thay đổi lịch trình, xin vui lòng cho tôi biết rằng ngay khi thuận tiện cho bạn .. Thay vào đó, tôi có thể tham dự qua Skype. Cho tôi biết bạn nghĩ gì.

Yêu cầu làm rõ

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về cuộc họp, hãy đưa chúng vào câu trả lời của bạn. Những mối quan tâm điển hình bao gồm:

Địa điểm họp
Thời gian dự kiến của cuộc họp
Vấn đề đỗ xe
Xây dựng thủ tục an ninh
Mang theo một đồng nghiệp hoặc trợ lý
Người khuyết tật
Tùy chọn công nghệ thuyết trình, chẳng hạn như màn hình lớn hoặc khả năng gọi hội nghị

tiền boa

Trước khi bạn nhấn nút "gửi", hãy kiểm tra để đảm bảo bạn biết bạn đang trả lời ai. Trừ khi người gửi đặc biệt yêu cầu bạn trả lời tất cả những người đã được sao chép trên thư, hãy đảm bảo rằng phản hồi của bạn chỉ gửi đến người gửi và người đồng tổ chức nếu có.