Một ví dụ về dịch vụ khách hàng tốt

Khi nhiều người nghĩ đến dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt, thì câu ngạn ngữ của khách hàng luôn luôn đúng. Tuy nhiên, nhiều lần, khách hàng đã chết sai. Cách bạn xử lý các tình huống như vậy có thể xác định cách người khác cảm nhận về doanh nghiệp của bạn và cuối cùng, liệu họ có bảo trợ bạn hay không. Bất kể lỗi của dịch vụ khách hàng là gì, có nhiều cách để khắc phục khiếu nại để khách hàng của bạn hài lòng và doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh.

Lỗi khách hàng

Đôi khi, bạn sẽ gặp phải tình huống khách hàng là nguyên nhân thực sự của khiếu nại của anh ta. Xử lý các tình huống này với chiến thuật là chìa khóa để cung cấp dịch vụ khách hàng tốt. Ví dụ: giả sử bạn sở hữu một cửa hàng quần áo với chính sách hoàn trả trong bảy ngày được ghi rõ ràng trên biên lai bán hàng của bạn và một khách hàng mang lại một chiếc váy trở lại sau 12 ngày kể từ khi mua hàng. Để giải quyết vấn đề, bạn có thể giải thích chính sách hoàn trả của mình cho cô ấy, chấp nhận trả lại nếu không có và có thể được bán lại, sau đó chào đón doanh nghiệp tương lai của cô ấy. Bằng cách này, khách hàng có được những gì cô ấy muốn và bạn không bị mất vì bạn có thể bán lại chiếc váy.

Công ty sai lầm

Nhiều như bạn có thể cố gắng tránh nó, rất có khả năng bạn sẽ là nguyên nhân của sự không hài lòng của khách hàng tại một số điểm. Khi điều này xảy ra, điều quan trọng là phải làm tất cả những gì bạn có thể để nhanh chóng giải quyết vấn đề cho sự hài lòng của khách hàng. Chẳng hạn, nếu bạn làm túi xách tùy chỉnh, nhưng sử dụng vải không đúng cho đơn đặt hàng của khách hàng, điều tốt nhất nên làm là hoàn lại tiền của cô ấy và trả cho bưu chính để trả lại túi sai, hoặc gửi lại đơn đặt hàng của cô ấy và cung cấp bưu chính cho túi xách không chính xác.

Tình huống lạm dụng

Cần có sự kiên nhẫn để cung cấp dịch vụ tốt cho khách hàng lạm dụng. Lạm dụng thường ở dạng la hét, lăng mạ hoặc phun ra những lời tục tĩu. Khi điều này xảy ra, đừng cúi xuống cấp độ của khách hàng và trả lại những lời lăng mạ và không la hét. Để cung cấp dịch vụ khách hàng tốt, cho phép anh ta nói xong và sau đó yêu cầu anh ta bình tĩnh để bạn có thể cung cấp hỗ trợ. Nếu điều này không hiệu quả, hãy nhẹ nhàng thông báo cho khách hàng rằng bạn không thể giúp anh ta trừ khi anh ta có thể nghe thấy những gì bạn đang nói. Nếu anh ta tiếp tục bị ngược đãi, bạn có thể không có lựa chọn nào khác ngoài việc yêu cầu anh ta rời khỏi cơ sở của bạn hoặc cúp điện thoại. Làm điều này không phải là dịch vụ khách hàng tồi - không ai phải lạm dụng nhiều lần, ngay cả từ khách hàng.

Giao tiếp

Đảm bảo rằng bạn thực hiện mọi nỗ lực để giao tiếp hiệu quả và rõ ràng với khách hàng của bạn là điều cần thiết để phục vụ khách hàng tốt. Điều này có thể bao gồm đăng chính sách công ty rõ ràng để khách hàng nhìn thấy chúng, cung cấp một trang web nơi họ có thể nhận thông tin liên hệ và thông tin sản phẩm, hoặc phân phối khảo sát sự hài lòng và bảng câu hỏi. Trong trường hợp có vấn đề, việc chia sẻ, thay vì che giấu, từ khách hàng của bạn có thể ảnh hưởng đến lòng trung thành của họ với bạn. Ví dụ: nếu bạn bán đồ trang điểm bị thu hồi vì vấn đề an toàn, hãy nỗ lực hết sức để liên hệ với khách hàng của bạn, cho dù đó là qua thư bưu điện, email hoặc điện thoại, để cảnh báo họ và hoàn lại tiền. Họ không cần phải tìm hiểu về việc thu hồi từ các phương tiện truyền thông địa phương hoặc bạn bè trước khi họ nghe nó từ bạn.

Bảo đảm

Nếu bạn thực hiện một lời hứa với khách hàng, cho dù đó là mục đích hay do nhầm lẫn, đặt cược tốt nhất của bạn là tôn trọng nó. Nếu không, bạn không cung cấp dịch vụ khách hàng tốt. Ví dụ: giả sử bạn sở hữu một công ty thiết kế đồ họa và đảm bảo mỗi khách hàng rằng anh ta có thể nhận được nhiều bản sửa đổi trên thiết kế của mình như anh ta muốn. Nếu một khách hàng nào đó yêu cầu 29 lần sửa đổi, bạn tốt hơn nên thực hiện công việc mà không khiếu nại và tôn trọng lời hứa của bạn, trái ngược với việc giới hạn số lần sửa bạn thực hiện. Nếu khách hàng đó tiếp tục nói với các đồng nghiệp của cô ấy rằng bạn không đáp ứng được sự đảm bảo của bạn, bạn có thể mất đi những khách hàng tiềm năng và có tiếng tăm.