Nguyên nhân trùng lặp trong QuickBooks

QuickBooks cung cấp các công cụ kế toán mạnh mẽ để giúp bạn quản lý tài chính của công ty. Các mục trùng lặp không chỉ tạo ra sự nhầm lẫn khi đổ chuông biên lai bán hàng và chạy báo cáo mà còn có thể làm chậm cơ sở dữ liệu QuickBooks. Xóa các mục này và tìm hiểu cách tránh trùng lặp ở nơi đầu tiên có thể giúp phần mềm QuickBooks của bạn chạy gọn gàng, nhanh chóng và hiệu quả.

Nhập danh sách và giao dịch

Sự trùng lặp có thể xảy ra khi bạn nhập danh sách và giao dịch từ một chương trình bên ngoài vào tệp dữ liệu công ty của bạn. Các chương trình được hỗ trợ có thể nhập vào QuickBooks bao gồm Microsoft Excel, các chương trình và ứng dụng bảng tính khác được thêm vào cài đặt QuickBooks mặc định. Ngoài ra, tiện ích Rebuild Data có thể tạo các giao dịch trùng lặp trong nỗ lực phục hồi các giao dịch không thể phục hồi.

Điểm bán hàng

Khách hàng thỉnh thoảng được nhập hai lần vào danh sách khách hàng trong hệ thống Điểm bán hàng của bạn. Nếu một nhân viên nhập tên không chính xác, bao gồm tên đệm trong một mục nhập và để lại trong một mục khác hoặc đơn giản là không kiểm tra xem khách hàng đã tồn tại chưa, một mục trùng lặp có thể xảy ra. Bạn có thể xóa các bản sao này trong cả Điểm bán hàng và QuickBooks. Để hợp nhất các khách hàng trùng lặp, chọn bản ghi khách hàng bạn muốn kết hợp và chọn menu "Tôi muốn" và nhấp vào tùy chọn "Hợp nhất". Xác nhận hợp nhất bằng cách chọn tùy chọn "Hợp nhất khách hàng".

Giao dịch đã tải xuống

Nhập thủ công các giao dịch và sử dụng tính năng cập nhật tự động có thể tạo các mục giao dịch trùng lặp. Để tránh điều này, bạn có thể vô hiệu hóa tải xuống lịch sử giao dịch từ trang web của ngân hàng của bạn. Tùy chọn tốt hơn liên quan đến việc sử dụng tính năng đối chiếu để khớp các giao dịch được tải xuống với các giao dịch được nhập thủ công. Chọn menu "Ngân hàng" và chọn "Hòa giải" từ danh sách các tùy chọn. Sau đó chọn tài khoản với các mục trùng lặp, dữ liệu câu lệnh và làm theo lời nhắc trong trình hướng dẫn để điều hòa các giao dịch của bạn và xóa mọi mục nhập trùng lặp thực sự.

Tìm và sửa các bản sao

Tệp QBwin.log lưu trữ thông tin về các giao dịch trùng lặp. Khi bạn mở tệp, nhập "Ctrl-F" để hiển thị cửa sổ Tìm. Tìm từ trùng lặp trong bất kỳ mục nào sau đó khớp các từ trùng lặp với tên, tài khoản hoặc tin nhắn được liên kết với tệp trùng lặp. Để giải quyết tên tệp trùng lặp, hãy mở danh sách khách hàng, nhà cung cấp hoặc khoảng không quảng cáo được liên kết và thay đổi chính tả cho mỗi bản sao. Bạn phải thay đổi ít nhất một ký tự để giải quyết trùng lặp.