Những thách thức trong việc quản lý hồ sơ quan trọng trong các tổ chức

Nhiều tổ chức dành rất nhiều thời gian và tiền bạc để tạo, cập nhật và quản lý các tệp và hồ sơ quan trọng. Trong nhiều trường hợp, các vấn đề tuân thủ yêu cầu các hồ sơ này được giữ lại ít nhất bảy năm, với một số tài liệu được giữ lại cho toàn bộ cuộc sống của tổ chức. Những thách thức mà các tổ chức phải đối mặt liên quan đến quản lý tài liệu có thể là đáng kể.

Giá cả

Giữ lại các tập tin giấy là một đề xuất đắt tiền. Khi một công ty ảnh hưởng đến chi phí nộp tài liệu, tiền lương của nhân viên nộp đơn và chi phí bất động sản liên quan đến lưu trữ tệp, chi phí thực sự của việc lưu giữ tài liệu có thể là quá cao. Theo PricewaterhouseCoopers, một tổ chức trung bình dành khoảng 20 đô la lao động để nộp mỗi tài liệu giấy, khoảng 120 đô la lao động để tìm kiếm mỗi tài liệu bị sai và 220 đô la để tạo lại một tài liệu. Thêm vào thực tế là 80 phần trăm tài liệu không bao giờ bị thu hồi sau khi chúng được nộp và chi phí trở nên khó bảo vệ.

Tài liệu bị mất

Chi phí lưu giữ các tập tin giấy có thể được chấp nhận nếu các công ty có thể tìm thấy mỗi tài liệu khi cần thiết. Trong thực tế, tài liệu giấy bị mất thường xuyên. Trong một số trường hợp, họ chỉ đơn giản là bị sai. Lần khác, họ bị mất mãi mãi. Tại các trung tâm đô thị lớn, các công ty thường xuyên thuê ngoài việc nộp hồ sơ cho một công ty quản lý tập tin ngoài địa điểm. Khi một tập tin được yêu cầu không được tìm thấy tại một cơ sở ngoài địa điểm, các công ty phải tiêu tốn tài nguyên to lớn để lấy các hộp tài liệu lưu trữ, với hy vọng tìm thấy tài liệu bị mất. Một số tài liệu không bao giờ được tìm thấy, yêu cầu công ty tạo lại thông tin hoặc từ bỏ hoàn toàn nỗ lực của họ và chấp nhận bất kỳ hậu quả nào.

Bảo vệ

Theo bản chất của chúng, các tài liệu quan trọng chứa thông tin quan trọng và thường được bảo mật. Đảm bảo thông tin đó có thể là một thách thức. Một số công ty giữ các tài liệu quan trọng trong kho lưu trữ bị khóa, chỉ có thể truy cập đối với nhân viên được ủy quyền. Kiểm soát truy cập, duy trì nhật ký truy cập và gán mức độ thẩm quyền chỉ làm tăng thêm chi phí lưu trữ tài liệu. Sau khi tài liệu được đăng xuất, rất ít tổ chức có thể làm để đảm bảo tệp được giữ bí mật và không được chia sẻ trên mục đích hoặc vô tình với bất kỳ ai khác trong công ty hoặc bên ngoài nó.