Nhược điểm của việc không có nhiệm vụ tách biệt trong phòng kế toán

Phân chia hoặc tách biệt các nhiệm vụ kế toán có nghĩa là phân chia các nhiệm vụ để những người khác nhau xử lý xử lý giao dịch, ghi dữ liệu, lập báo cáo tài chính và kiểm toán. Dựa vào một người để xử lý tất cả các chức năng kế toán có thể dẫn đến kiểm soát nội bộ kém, gian lận kế toán và chiếm dụng tài sản của công ty.

Kiểm soát nội bộ

Một doanh nghiệp nhỏ, chẳng hạn như một nhà hàng hoặc một cơ sở y tế, có thể không có một bộ phận kế toán với hàng chục nhân viên. Tuy nhiên, làm cho người quản lý văn phòng hoặc nhân viên kế toán chịu trách nhiệm về kế toán có thể có nghĩa là không bắt được các lỗi nhập dữ liệu - chẳng hạn như nhập sai số tiền bán hàng - hoặc sai lầm nghiêm trọng hơn - chẳng hạn như quên ghi lại giao dịch hoặc không thanh toán các hóa đơn đúng hạn. Trong một bài viết tháng 4 năm 2009 được xuất bản bởi Viện Kiểm toán nội bộ, người quản lý kiểm toán doanh nghiệp Nick Stone đã viết rằng các chủ doanh nghiệp nhỏ nên tham gia. Ví dụ, họ có thể xem xét báo cáo ngân hàng hàng tháng và định kỳ điền vào cho kế toán viên. Các kiểm tra tại chỗ này có thể phục vụ như một cơ chế xem xét để phát hiện các mục và xu hướng bất thường.

Phát hiện gian lận

Sự phân biệt nhiệm vụ không đầy đủ có thể làm cho việc phát hiện gian lận trở nên khó khăn. Ví dụ về gian lận bao gồm chấp nhận tiền mặt của khách hàng mà không ghi lại giao dịch vào sổ sách của công ty, cố tình báo cáo giao dịch bán hàng hoặc thanh toán quá mức cho nhà cung cấp, đặt nhầm hóa đơn và biên lai, giấu các khoản nợ trong tài khoản ngoại bảng và gửi thông tin sai lệch cho kiểm toán viên và cơ quan thuế. Trong một bài viết được xuất bản bởi Mạng tài nguyên doanh nghiệp nhỏ, kế toán viên công chứng được chứng nhận Eve E. Brown cho thấy rằng việc phân chia nhiệm vụ cho phép ít nhất một người trong quy trình kế toán phát hiện và báo cáo các trường hợp gian lận. Stone viết rằng nguyên tắc cơ bản của sự phân biệt là không có nhân viên hay nhóm nhân viên nào có thể ở cả hai vị trí để che giấu và che giấu gian lận trong quá trình làm nhiệm vụ thông thường của họ.

Sự chiếm đoạt tài sản

Việc chiếm dụng tài sản cũng có thể xuất phát từ sự phân chia không đầy đủ các chức năng kế toán. Những rủi ro này tăng lên nếu một cá nhân chịu trách nhiệm xử lý tài sản, ghi lại các giao dịch vào sổ cái của công ty và xem xét số dư vào cuối kỳ kế toán. Các ví dụ bao gồm lướt qua tiền mặt, có thể liên quan đến việc chiếm dụng tiền mặt nhận được qua thư và kiểm tra giả mạo, và các chương trình trả lương gian lận, chẳng hạn như thanh toán bằng tiền mặt cho nhân viên không có.

Cân nhắc

Phân chia nhiệm vụ kế toán sẽ không loại bỏ lỗi và gian lận, nhưng nó có thể giúp giảm bớt chúng. Các vụ bê bối kế toán lớn vào cuối những năm 1990 và 2000 thường liên quan đến các công ty giao dịch công khai phải cung cấp công khai tài chính đầy đủ cho nhiều cơ quan quản lý. Hối lộ, xung đột lợi ích và rủi ro tham nhũng khác sẽ vẫn còn ngay cả với kế toán tách biệt. Stone gợi ý rằng những rủi ro tham nhũng này đòi hỏi các biện pháp kiểm soát doanh nghiệp cấp cao hơn, chẳng hạn như chính sách quản trị và hướng dẫn xung đột lợi ích.