Thủ tục hủy tài liệu

Với mối đe dọa của hành vi trộm cắp danh tính và các khoản tiền phạt có thể được áp dụng cho việc vứt bỏ tài liệu không đúng cách, việc tiêu hủy tài liệu kinh doanh của bạn không bao giờ được xem nhẹ. Luật pháp tiểu bang và các quy định của ngành có thể khác nhau về thời gian lưu giữ tài liệu và cách xử lý chúng, vì vậy điều quan trọng là phải tuân thủ chính sách nào ảnh hưởng đến doanh nghiệp cụ thể của bạn trước khi xây dựng quy trình cho chính bạn và nhân viên của bạn.

Tuân thủ và chính sách

Bất kể bạn đang ở đâu hoặc kinh doanh gì, bạn nên hiểu về những tài liệu nào cần được tiêu hủy vĩnh viễn và những tài liệu nào không bao giờ bị hủy. Các khoản phạt liên quan đến tiểu bang và ngành có thể nghiêm trọng đối với việc xử lý tài liệu không đúng cách, đặc biệt là khi nói đến thông tin tài chính của khách hàng và hồ sơ sức khỏe của nhân viên. Tài liệu thuế kinh doanh và báo cáo cho tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng kinh doanh nên được lưu giữ ít nhất bảy năm trước khi bị phá hủy. Khi bạn xác định tài liệu nào cần được hủy trước khi bị loại bỏ, bạn có thể tự làm hoặc thuê một công ty gia công chuyên về băm giấy và hủy dữ liệu điện tử.

Ủy quyền và Trách nhiệm

Là chủ doanh nghiệp, nếu bạn không trực tiếp giám sát việc hủy tài liệu, hãy đảm bảo rằng ai đó chịu trách nhiệm, chẳng hạn như người quản lý văn phòng, quản trị viên mạng hoặc kế toán viên của bạn. Người này nên thành thạo các chính sách của bạn và luật pháp và các quy định điều chỉnh các chính sách đó. Anh ta cũng nên xác minh rằng các tài liệu bị phá hủy chỉ là những tài liệu nên được tiêu hủy. Ví dụ, giấy được xé nhỏ có thể được đặt trong một khu vực được chỉ định của một phòng trong các túi niêm phong được khởi xướng bởi người có thẩm quyền.

Hồ sơ giấy

Máy hủy giấy là phương pháp xử lý ưa thích đối với hầu hết các tài liệu kinh doanh. Bạn có thể mua máy hủy giấy cho khối lượng khác nhau tại hầu hết các cửa hàng cung cấp văn phòng. Ghi hoặc nghiền có thể được ưu tiên, tùy thuộc vào độ nhạy của thông tin. Nghiền nhỏ hoặc nghiền lại giấy vụn để làm cho nó gần như không thể đặt lại với nhau. Nếu bạn tự xé giấy, hãy cân nhắc thực hiện theo lô lớn để các tài liệu được trộn lẫn và khó có thể dễ dàng lắp lại. Đặt giấy vụn ra ngay lập tức trước khi xe tải tái chế đến.

Tài liệu điện tử

Khi xóa tài liệu điện tử trên máy tính, hãy luôn nhớ dọn sạch thùng rác. Các tệp không thực sự bị xóa khi chúng vẫn còn trong thư mục rác của máy tính. Miễn là ổ cứng vẫn thuộc sở hữu của bạn, điều này là đủ để phá hủy các tài liệu điện tử. Trước khi từ bỏ một ổ đĩa cứng, ổ đĩa phải được xóa sạch bằng phần mềm đặc biệt hoặc bị phá hủy vật lý trước khi bạn có thể cho rằng các tài liệu không thể phục hồi được. Điều này bao gồm các ổ đĩa cứng bên trong máy photocopy, có thể lưu trữ các bản sao điện tử của mỗi bản sao chụp.