Các yếu tố của một báo cáo kinh doanh

Bạn sẽ tạo một báo cáo kinh doanh hữu ích hơn nếu trước tiên bạn xác định các câu hỏi chính cần trả lời, thông tin chính cần bao gồm và cách bạn sẽ sắp xếp nó để gửi thông điệp của bạn một cách rõ ràng và hiệu quả. Chia tài liệu của bạn thành các phần khác nhau giúp hướng dẫn bạn khi bạn chuẩn bị và viết báo cáo.

Trang bìa

Đừng bắt đầu một báo cáo kinh doanh mà không cho độc giả biết nó là gì và ai đã viết nó. Bạn có thể thực hiện điều này với một trang bìa đơn giản bao gồm tên của báo cáo, tác giả, tên doanh nghiệp, thông tin liên lạc và ngày. Tên của báo cáo có thể là một mô tả đơn giản về nội dung, chẳng hạn như Dự đoán doanh số bán hàng quý thứ ba cho Sản xuất Acme Sản xuất hoặc Truyền thông Mua khuyến nghị cho ra mắt dòng giày trẻ em mới. Nếu tài liệu là độc quyền và không nên chia sẻ, lưu ý rằng trên trang bìa.

Trang nội dung

Tùy thuộc vào độ dài của báo cáo và thời hạn sử dụng, bao gồm một trang nội dung. Điều này giúp người đọc nhanh chóng tìm thấy thông tin họ muốn trước khi họ đi sâu vào toàn bộ tài liệu và giúp dễ dàng quay lại để tìm thứ gì đó họ đọc trước đó. Nếu báo cáo dài nhưng chỉ có một vài phần, trang nội dung có thể chỉ là một vài dòng giúp người đọc tìm thấy số trang của mỗi phần bắt đầu. Một tài liệu dài hơn có thể yêu cầu một trang nội dung với các tiêu đề phần và các tiêu đề phụ bên dưới mỗi mục.

Tóm tắt

Cho độc giả biết lý do tại sao họ nên đọc báo cáo của bạn bằng cách bao gồm một bản tóm tắt điều hành ở đầu tài liệu, sau trang nội dung và trước khi phần còn lại của báo cáo bắt đầu. Tóm tắt điều hành là một mô tả ngắn gọn về lý do của báo cáo và các kết quả, khuyến nghị hoặc kết luận cuối cùng. Tóm tắt thường là một nửa trang hoặc ít hơn và không bao gồm tài liệu hoặc hỗ trợ.

Phần

Chia báo cáo của bạn thành nhiều thông tin tương tự để dễ hiểu và giúp nó chuyển tốt hơn từ chủ đề này sang chủ đề khác. Ví dụ: phân tích doanh số của công ty có thể bao gồm các phần về doanh số trước đó, dự đoán hiện tại, thay đổi thị trường ảnh hưởng đến doanh số, hiệu suất của đại diện bán hàng, sản phẩm, điểm giá hoặc kênh phân phối, khách hàng chính và đề xuất.

Thông tin hỗ trợ

Nếu bạn có nghiên cứu sâu rộng, thống kê, tài liệu tài chính, biểu đồ, đồ thị và bản vẽ, hãy xem xét đưa chúng vào phụ lục nếu chúng chỉ đơn giản là tài liệu hỗ trợ mà độc giả có thể muốn sau khi họ đọc báo cáo của bạn để xác minh khiếu nại bạn đã đưa ra. Nếu chúng là cần thiết để minh họa một điểm bạn đang thực hiện, hãy đưa chúng vào các trang nơi bạn đang tạo điểm của mình.