Quy tắc nghi thức email để gửi email doanh nghiệp

Việc sử dụng email đúng cách rất quan trọng đến nỗi "netiquette" hiện đang được thảo luận. Theo Dictionary.com, thuật ngữ này có nghĩa là "các quy tắc nghi thức áp dụng khi giao tiếp qua mạng máy tính, đặc biệt là Internet". Vì email doanh nghiệp là phần mở rộng của sản phẩm làm việc của nhân viên, người gửi email không phù hợp được xem là không chuyên nghiệp. Thay phiên, một email hiệu quả nhận được kết quả có thể cải thiện hình ảnh của người gửi. Nhìn chung, sự hiểu biết về các quy tắc của nghi thức email là rất quan trọng để thành công.

Chuẩn bị email

Email doanh nghiệp nên tuân theo nhiều hướng dẫn được sử dụng cho giao tiếp bằng văn bản. Luôn luôn sử dụng đúng ngữ pháp và chính tả. Tránh viết tắt, chẳng hạn như "plz" và biểu tượng cảm xúc, chẳng hạn như khuôn mặt cười. Chữ in hoa được dành riêng để nhấn mạnh, vì việc sử dụng chúng đang xem xét la hét trong văn hóa Internet. Làm cho email ngắn gọn và dễ đọc bằng cách viết một dòng chủ đề mô tả, sử dụng các gạch đầu dòng và tóm tắt các điểm chính.

Gửi email

Hãy suy nghĩ kỹ trước khi nhấn nút "gửi". Email là một hình thức giao tiếp có thể được nhìn thấy bởi bất cứ ai trên đường. Chỉ sao chép mọi người trên cơ sở cần biết để tránh áp đảo người dùng với thông tin không cần thiết. Cũng nên nhớ rằng các chủ đề nhạy cảm thường được giải quyết tốt hơn qua điện thoại hoặc gặp trực tiếp.

Trả lời email

Phóng viên email thường mong đợi câu trả lời ngay lập tức. Để quản lý kỳ vọng này, hãy tạo một tin nhắn ngoài văn phòng với thông tin liên lạc thay thế khi bạn sẽ không có mặt. Nếu không, trả lời email trong một khung thời gian hợp lý. Sẽ rất hữu ích khi bao gồm số điện thoại như một phần trong lời chào của bạn để cho phép người nhận dễ dàng kết nối với bạn theo cách này.

Chia sẻ email

Một người gửi email hy vọng rằng địa chỉ của anh ta sẽ không được chia sẻ cho các mục đích không được chấp thuận, ngay cả khi nó không được chính thức hóa trong chính sách bảo mật. Người gửi cũng có trách nhiệm không bao gồm thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như thông tin thẻ tín dụng, có thể được sử dụng không phù hợp bởi một bên vô ý.

Sử dụng tài nguyên công ty

Email được truyền tại nơi làm việc phải tuân theo chính sách của công ty. Thông thường không thể chấp nhận để gửi truyện cười và chuỗi email. Hạn chế thư điện tử cá nhân và sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp nếu bạn có thể chọn một địa chỉ.