Điểm cốt yếu của hệ thống kế toán kép cho mỗi giao dịch là gì?

Các công ty ghi lại mọi giao dịch trong sổ kế toán của họ dựa trên hệ thống nhập kép. Bởi vì mọi giao dịch đều liên quan đến một số loại trao đổi tiền tệ giữa ít nhất hai tài khoản kinh doanh, thuật ngữ "hệ thống nhập kép" dùng để chỉ các mục nhập kép mà các công ty ghi vào các cặp tài khoản. Tùy thuộc vào giao dịch, giá trị của mỗi tài khoản tăng hoặc giảm. Để tăng hoặc giảm tài khoản, các công ty thực hiện ghi nợ hoặc ghi có vào tài khoản dựa trên loại tài khoản. Điểm quan trọng của hệ thống nhập kép là đạt được sự cân bằng ghi âm giữa các tài khoản liên quan.

Giao dịch và tài khoản

Giao dịch kinh doanh có thể là bất cứ điều gì liên quan đến tài khoản báo cáo thu nhập và tài khoản bảng cân đối kế toán, hoặc chỉ các tài khoản bảng cân đối kế toán. Để sử dụng hệ thống kế toán kép, trước tiên các công ty phải xác định giao dịch và xác định các tài khoản liên quan. Các công ty có thể thực hiện các giao dịch liên quan đến doanh thu hoặc chi phí và các giao dịch liên quan đến tài sản, nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu. Do đó, các công ty cũng nhóm tài khoản giao dịch vào tài khoản cho các khoản thu và lãi, chi phí và thua lỗ, tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu.

Tăng hoặc giảm

Để ghi lại một giao dịch kinh doanh, các công ty phải xác định liệu giao dịch đó có khiến cho mỗi tài khoản liên quan tăng hay giảm hay không. Một giao dịch có thể khiến tất cả các tài khoản liên quan tăng hoặc giảm cùng một lúc hoặc có thể dẫn đến một tài khoản tăng trong khi tài khoản khác giảm. Ví dụ: giao dịch bán tiền mặt liên quan đến tài khoản doanh thu và tài khoản tiền mặt, là tài khoản tài sản và làm cho cả tài khoản doanh thu và tài khoản tiền mặt đều tăng cùng một lúc.

Ghi nợ và tín dụng

Ghi nợ và tín dụng trong ghi chép kế toán không phải là ý nghĩa của chúng trong lĩnh vực tiền bạc và tài chính, mà là chỉ định cho các tài khoản và mô tả khác nhau về bất kỳ thay đổi tài khoản nào trong số dư. Hệ thống ghi chép kế toán chỉ định tất cả các tài khoản tài sản, chi phí và tổn thất là tài khoản ghi nợ và tất cả các tài khoản nợ, vốn chủ sở hữu, doanh thu và lãi như tài khoản tín dụng. Một khoản ghi nợ được thực hiện cho một tài khoản ghi nợ và một khoản tín dụng được thực hiện cho một tài khoản tín dụng làm tăng số dư của các tài khoản tương ứng. Ngược lại, tín dụng được thực hiện cho tài khoản ghi nợ và ghi nợ được thực hiện cho tài khoản tín dụng làm giảm số dư của các tài khoản tương ứng.

Số dư giữa các tài khoản

Hệ thống ghi âm nhập kép luôn dẫn đến số tiền bằng nhau được ghi trong các tài khoản liên quan dưới dạng mục ghi nợ và mục tín dụng. Mặc dù khoản ghi nợ đại diện cho tiền được sử dụng trong giao dịch, tín dụng chỉ ra nguồn tiền cho giao dịch. Một công ty có thể thực hiện một mục ghi nợ vào tài khoản ghi nợ để hiển thị mức tăng cho tài khoản hoặc thực hiện một mục ghi nợ vào tài khoản tín dụng để đăng ký giảm cho tài khoản. Mặt khác, một công ty có thể thực hiện một khoản tín dụng vào tài khoản ghi nợ để hiển thị mức giảm cho tài khoản hoặc thực hiện ghi có vào tài khoản tín dụng để chứng minh sự gia tăng cho tài khoản. Ví dụ: trong giao dịch bán tiền mặt sử dụng hệ thống nhập kép, một công ty thực hiện ghi nợ vào tài khoản tài sản tiền mặt, là tài khoản ghi nợ, để tăng lượng tiền mặt nhận được từ việc bán và tạo tín dụng cho cùng số tiền vào tài khoản doanh thu, là tài khoản tín dụng, để tăng số tiền doanh thu do bán hàng.