Yêu cầu hệ thống quản lý tài liệu

Hệ thống quản lý tài liệu đang thay đổi cách tổ chức lưu trữ và truy xuất tài liệu và thông tin. Họ thay thế các tập tin trường học cũ và tủ hồ sơ bằng các công cụ mới, công nghệ cao. Các tập tin điện tử có thể được lấy ngay lập tức bởi bất kỳ ai trong công ty và được bảo vệ bằng mã hóa tinh vi. Nhận dạng ký tự quang học thông minh cho phép bất kỳ người dùng nào tìm kiếm toàn bộ cơ sở dữ liệu cho các từ khóa, đơn giản hóa việc truy xuất các tài liệu quan trọng. Mỗi hệ thống quản lý tài liệu đòi hỏi một số thành phần chính.

Máy quét

Mỗi tài liệu giấy nhận được bởi một tổ chức phải được quét để tạo phiên bản kỹ thuật số. Máy quét có đủ hình dạng và kích cỡ. Các tổ chức lớn hơn có thể muốn khám phá một máy quét số lượng lớn hoạt động tương tự như máy photocopy, với bộ nạp tự động có thể tự động xử lý các tài liệu dài. Nhiều máy quét kết hợp vai trò của máy in, máy fax và máy quét vào một thiết bị, tạo ra các phiên bản kỹ thuật số của tất cả đầu ra tự động. Các công ty nhỏ hơn có thể muốn mua một máy quét phẳng giá rẻ có thể dễ dàng xử lý khối lượng nhỏ hơn.

Phần mềm quản lý tài liệu

Một hệ thống quản lý tài liệu chỉ tốt như phần mềm điều khiển nó. Nhiều hệ thống có sẵn, mỗi cung cấp chức năng chuyên ngành. Tất cả các hệ thống cho phép các tài liệu kỹ thuật số được gán mã theo dõi, gán tài liệu cho các ổ cắm và cho phép người dùng truy xuất một số tài liệu nhất định. Nhiều hệ thống bao gồm các cách để mật khẩu bảo vệ thông tin nhạy cảm và chú thích các tài liệu trước khi chuyển tiếp chúng cho một cá nhân khác. Trước khi quyết định hệ thống quản lý tài liệu, hãy xem xét cách mỗi bộ phận trong công ty của bạn lưu trữ và truy xuất tài liệu giấy ngày hôm nay và sử dụng đó làm cơ sở cho chức năng cần thiết.

Thiết bị lưu trữ

Khi một tài liệu đã được số hóa, nó phải được lưu trữ an toàn để truy xuất khi cần thiết. Các thiết bị lưu trữ có kích thước và chức năng. Các văn phòng nhỏ hơn có thể muốn chỉ định một ổ cứng trên máy chủ để lưu trữ tài liệu. Văn phòng lớn hơn có thể yêu cầu một thiết bị lưu trữ chuyên dụng. Xem xét kết hợp một thủ tục sao lưu ngoại vi để tạo ra một cơ sở dữ liệu trùng lặp. Trong trường hợp thiết bị gặp trục trặc, hỏa hoạn, hư hỏng nước hoặc mất cắp thiết bị lưu trữ, tất cả dữ liệu khách hàng có thể được truy xuất từ ​​ổ đĩa sao lưu ngay lập tức mà không làm mất các tài liệu quan trọng.