Viết giao tiếp kinh doanh hiệu quả

Nếu bạn đã từng nhận được một bản ghi nhớ đầy lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp, bạn có thể có xu hướng giảm giá tin nhắn trong bản ghi nhớ. Hoặc, nếu bản ghi nhớ quá dài và không phác thảo nhiệm vụ trong tay một cách phù hợp và rõ ràng, bạn sẽ bối rối về những gì được mong đợi ở bạn và đồng đội. Viết kinh doanh hiệu quả cũng quan trọng như giao tiếp bằng miệng và có thể ảnh hưởng đến năng suất và lợi nhuận.

Biết đối tượng của bạn

Một tài liệu từng bước chi tiết cho kế hoạch dự án sẽ được viết khác với thư bán hàng được gửi đến một danh sách các khách hàng tiềm năng. Chìa khóa đầu tiên để viết kinh doanh thành công là biết đối tượng của bạn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến những từ thực tế bạn sẽ sử dụng, mà còn cả âm điệu của những gì bạn viết. Giai điệu của một kế hoạch chi tiết sẽ ngắn gọn, hợp lý và chính xác. Một lá thư bán hàng sẽ có nhiều cảm xúc trong giai điệu và thuyết phục hơn.

Các định dạng

Phần mềm xử lý văn bản và bảng tính đã làm cho nhiều định dạng viết có sẵn cho các nhà văn kinh doanh. Việc lựa chọn định dạng là quan trọng và có thể giúp bạn truyền đạt thông điệp của mình tốt hơn. Kế hoạch dự án rất có thể sẽ được truyền đạt, ít nhất là một phần, bằng cách sử dụng bảng tính, trong khi một thư bán hàng thường không dài hơn một trang và được đặt trên tiêu đề thư của công ty.

Thành phần và phong cách

Khi bạn thực sự bắt đầu viết, có những cân nhắc về bố cục và phong cách giúp quá trình. Tạo một phác thảo - đặc biệt hữu ích nếu bạn đang viết một tài liệu dài - giúp chia nhỏ nhiệm vụ của bạn thành các phần thông tin có thể quản lý mà cuối cùng khán giả của bạn dễ đọc hơn. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản sẽ dễ hiểu cho tất cả những ai đọc tác phẩm của bạn. Hãy chắc chắn rằng chủ đề chính của bạn không bị mất trong tài hùng biện của bạn. Mọi thứ bạn viết nên hỗ trợ chủ đề chính để thông điệp của bạn không bị mất.

Tài liệu thân thiện với người đọc

Các đoạn văn ngắn giao tiếp tốt hơn các đoạn dài hơn và các tiêu đề cần thu hút sự chú ý của độc giả. Thêm biểu đồ và biểu đồ, một lần nữa dễ dàng với phần mềm ngày nay, chia nhỏ văn bản và thêm hiểu biết.

Xem ngữ pháp của bạn

Không có gì trông không chuyên nghiệp hơn một tài liệu có lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả. Ngay cả với kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong các chương trình phần mềm ngày nay, rất dễ xảy ra lỗi trong tài liệu làm mất thông điệp của tài liệu. Hãy chắc chắn rằng bạn đọc qua những gì bạn đã viết từ quan điểm của người đọc của bạn và chắc chắn rằng đó là bức thư hoàn hảo. Kiểm tra sự mơ hồ là tốt. Rõ ràng, ngôn ngữ trực tiếp giúp đảm bảo rằng thông điệp của bạn sẽ được hiểu.