Tám bước để quản lý hợp đồng hiệu quả

Quản lý hợp đồng bao gồm các thỏa thuận giám sát được thực hiện với các nhà cung cấp, khách hàng, đối tác và nhân viên. Giám sát hiệu quả là cực kỳ quan trọng bởi vì doanh số có thể bị mất và hình phạt theo quy định có thể xảy ra do quản lý hợp đồng kém. Hiểu cách quản lý hợp đồng hiệu quả và quy trình mua hàng của doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể được cải thiện đáng kể.

Sự định hướng

Một cuộc họp nên được tổ chức với bộ phận đang thực hiện công việc quản lý hợp đồng và những người bị ảnh hưởng bởi quy trình quản lý hợp đồng. Tại cuộc họp, lý do quản lý hợp đồng nên được giải thích cùng với thực tế là chương trình được chứng thực hoàn toàn bởi quản lý cấp cao. Nếu khả thi, một thành viên của quản lý cấp cao nên dẫn dắt cuộc họp.

Kế hoạch

Cần xây dựng một kế hoạch toàn diện để thực hiện một hệ thống quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo rằng tất cả các bộ phận bị ảnh hưởng trong một tổ chức tập trung vào việc cung cấp một cách tiếp cận hiệu quả về chi phí để quản lý hợp đồng.

Nhân viên

Một người trong tổ chức nên được giao trách nhiệm quản lý hợp đồng. Điều này thường là người quản lý mua hàng. Một kế hoạch dự án để thực hiện một hệ thống quản lý hợp đồng nên được phát triển bởi một người được giao trách nhiệm vì thấy rằng một hệ thống được thực hiện đúng và đúng thời gian và ngân sách. Kế hoạch nên chỉ định các nhiệm vụ cần hoàn thành, ai chịu trách nhiệm về nhiệm vụ và ngày hoàn thành mục tiêu.

Quá trình

Tài liệu về một quy trình quản lý hợp đồng đảm bảo rằng tất cả mọi người trong công ty xử lý các hợp đồng theo cùng một cách. Chỉ định một luồng công việc, người hoặc bộ phận nào chịu trách nhiệm hoàn thành từng bước trong luồng công việc và cách xử lý các ngoại lệ của luồng công việc.

Đào tạo

Các thành viên của bộ phận chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng nên được đào tạo về quy trình quản lý hợp đồng của công ty, các điều khoản được sử dụng và hướng dẫn cho chức năng.

Tiêu chuẩn

Xây dựng tiêu chuẩn quản lý hợp đồng. Các tiêu chuẩn như vậy nên bao gồm duy trì tài liệu chính xác cho ngày bắt đầu và ngày kết thúc hợp đồng và giữ nguyên các phụ lục hợp đồng, lưu ý mọi thay đổi trong thỏa thuận hợp đồng, chẳng hạn như gia hạn hợp đồng dịch vụ.

Đo lường

Thiết lập các số liệu để đo lường và đánh giá hiệu quả của chức năng quản lý hợp đồng trong một tổ chức. Các số liệu như vậy sẽ bao gồm độ chính xác trong việc chuẩn bị hợp đồng và thời gian để lấy và tham chiếu hợp đồng khi được yêu cầu.

Kiểm toán

Chức năng quản lý hợp đồng nên được kiểm toán định kỳ bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra để tham khảo. Danh sách kiểm tra cần cụ thể những gì cần kiểm toán và cụ thể những gì cần kiểm tra với kết quả dự kiến ​​phù hợp với tiêu chuẩn kiểm toán hợp đồng.