Giao thức truyền thông điện tử

Những tiến bộ trong công nghệ đã cách mạng hóa cách các doanh nghiệp giao tiếp trong và ngoài. Theo nhiều cách, giao tiếp qua email, tin nhắn văn bản và tin nhắn tức thời sẽ mở ra các kênh để trao đổi thông tin hiệu quả và đáng tin cậy. Tuy nhiên, tốc độ có thể dẫn đến quá tải thông tin liên lạc, truyền thông sai và vi phạm quyền riêng tư. Tạo các giao thức truyền thông điện tử làm giảm bớt các vấn đề phổ biến này.

Tạo giao thức chuẩn

Phát triển các hướng dẫn bằng văn bản cho nhân viên phác thảo các thực tiễn tốt nhất cho giao tiếp điện tử. Xác định các trường hợp phù hợp để chuyển tiếp email đến một bên khác, gửi CC một bản sao liên lạc qua email cho những người khác trong công ty và khi nào thì không phù hợp để sao chép một người nhận trên email, đặc biệt là một trong những bản chất nhạy cảm. Điều này cắt giảm thời gian nhân viên dành thời gian sàng lọc thông qua các liên lạc điện tử không quan trọng đối với chức năng công việc của họ.

Định dạng và dòng chủ đề

Xác định một giao thức chuẩn cho cách thức định dạng giao tiếp điện tử. Khuyến khích sử dụng một dòng chủ đề ngắn gọn nhưng mô tả và một dòng chữ ký tiêu chuẩn bao gồm tên, tiêu đề và thông tin liên lạc. Định dạng nên ở một phông chữ và kích thước phổ biến. Cấm sử dụng tất cả các chữ hoa, phông chữ phức tạp, màu sắc hoặc văn bản kích thước điểm cực kỳ nhỏ hoặc lớn.

Giới hạn nội dung email

Giới hạn các loại email có thể được phân phối nội bộ. Các doanh nghiệp có nguy cơ mất năng suất nếu nhân viên có thói quen trao đổi email, liên kết và các tài liệu khác không phù hợp để làm việc. Đặt tham số cho những gì được coi là trao đổi thông tin phù hợp giữa các đồng nghiệp tại nơi làm việc của bạn.

Viện thực hành tốt nhất

Giải thích cho nhân viên những cách hiệu quả nhất để giao tiếp điện tử. Ví dụ: khuyến khích nhân viên không trả lời bằng một câu trả lời có đúng hay không có câu trả lời cho câu hỏi khi trả lời câu hỏi, nhưng hãy giải thích câu trả lời. Ví dụ: nếu người quản lý gửi email cho cấp dưới hỏi liệu báo cáo sẽ được hoàn thành đúng hạn cho cuộc họp hội đồng quản trị hay không, thì các câu trả lời thích hợp nhất là Có Có, báo cáo sẽ được thực hiện vào lúc 3 giờ chiều nay. gặp phải một số vấn đề với báo cáo sẽ không được giải quyết cho đến ngày mai, vì vậy báo cáo sẽ không được thực hiện kịp thời cho cuộc họp hội đồng chiều nay. Phương pháp này giúp loại bỏ bất kỳ sự hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch nào.

Xác định giao tiếp bên ngoài phù hợp

Khi giao tiếp với khách hàng, khách hàng và nhà cung cấp, khuyến khích nhân viên của bạn sử dụng cùng một cách tiếp cận chuyên nghiệp và minh chứng trong giao tiếp điện tử như họ sẽ sử dụng trong thư từ chính thức. Điều này bao gồm sử dụng các tiêu đề, mở và đóng doanh nghiệp tiêu chuẩn và tránh tiếng lóng hoặc tin nhắn tắt thường gặp trong giao tiếp điện tử. Ngoài ra, không khuyến khích nhân viên chuyển tiếp email đến một bên ngoài mà không có lời giải thích kèm theo mô tả mục đích của tin nhắn được chuyển tiếp.

Giao thức nhắn tin văn bản

Nhắn tin văn bản trên điện thoại thông minh hoặc thông qua các thiết bị điện tử khác là một cách viết tắt để liên lạc với các đối tác kinh doanh. Cần thận trọng để đánh vần chính xác, duy trì tính chuyên nghiệp và bảo vệ sự riêng tư. Kiểm tra kỹ người nhận trước khi nhấn vào Send Send, vì vậy các tin nhắn điện tử chỉ chuyển đến người nhận và không được chia sẻ thông tin bí mật, nhạy cảm hoặc độc quyền thông qua các phương tiện điện tử.