Nghi thức của nhân viên lễ tân văn phòng

Nhân viên tiếp tân của bạn là bộ mặt của doanh nghiệp của bạn, ấn tượng đầu tiên mà nhiều khách hàng có. Một nhân viên tiếp tân tốt làm cho du khách cảm thấy được chào đón và thoải mái. Dù lý do của họ để hiển thị, nhân viên tiếp tân giúp giải quyết nó. Một vài quy tắc nghi thức cơ bản có thể làm cho tất cả sự khác biệt.

Mặc quần áo cho công việc

Bất kể quy tắc của bạn là gì cho trang phục kinh doanh, nhân viên tiếp tân của bạn cần phải sống theo chúng. Những gì phù hợp để mặc cho văn phòng phía trước phụ thuộc vào tiêu chuẩn của bạn, cộng đồng địa phương và dòng công việc của bạn. Một nhà môi giới chứng khoán hoặc một văn phòng y tế có thể muốn có một cái nhìn chuyên nghiệp, nhưng mặc giản dị có thể được chấp nhận trong các lĩnh vực khác.

Chào, ngồi và điều trị

Một công ty nhân sự tóm tắt nhiệm vụ của nhân viên tiếp tân là "chào, ngồi và chiêu đãi".

Chào hỏi khách hàng, và hỏi những gì họ cần.
Nếu họ phải đợi xung quanh, mời họ ngồi xuống.
Cung cấp cho họ đồ ăn nhẹ và cà phê miễn phí, hoặc hướng dẫn họ đến các máy bán hàng tự động, tùy thuộc vào thiết lập văn phòng của bạn.
Cung cấp hướng dẫn về vị trí của phòng tắm nếu cần thiết.

Đó là một thói quen đơn giản, nhưng nó mang lại cho khách truy cập văn phòng một cảm giác rằng họ được chào đón.

Tầm quan trọng của nghi thức điện thoại

Nhân viên lễ tân cũng đối phó với các cuộc gọi điện thoại, và lịch sự điện thoại cũng rất quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Giọng của nhân viên tiếp tân nên vui vẻ và thân thiện. Một phần chính của nghi thức điện thoại chỉ đơn giản là lắng nghe khách hàng, ngay cả khi khách hàng có một tin nhắn dài dòng hoặc lan man. Nhân viên tiếp tân nên ghi lại các con số và thông tin quan trọng khác mà khách hàng cung cấp, kiểm tra kỹ xem các ghi chú có đúng không và đặt câu hỏi nếu cần thiết.

Điện thoại Vs. Thời gian đối mặt

Không thể tránh khỏi sớm muộn nhân viên tiếp tân của bạn sẽ phải đối phó với ai đó trong văn phòng của bạn và người khác trên điện thoại. Theo quy định, tốt nhất là đối phó với người có xác thịt và sau đó là người trên điện thoại. Nếu nhân viên tiếp tân phải yêu cầu một trong hai bên chờ đợi, họ nên làm điều đó một cách lịch sự, chứ không phải là điều phiền toái. Nhân viên tiếp tân có thể hỏi người điện thoại nếu họ muốn gọi lại nếu họ không muốn giữ. Nếu văn phòng bận rộn đến mức khách hàng xếp hàng hoặc các cuộc gọi liên tục vào hộp thư thoại, có lẽ đã đến lúc thêm một nhân viên tiếp tân thứ hai.

Xử lý sự cố khách hàng

Bạn cần một nhân viên tiếp tân có thể xử lý khách hàng có vấn đề không thường xuyên - một khách hàng bất mãn muốn trả lại hoặc một người chỉ tức giận hoặc lo lắng. Một nhân viên tiếp tân được đào tạo tốt lắng nghe những gì khách hàng nói, bày tỏ sự thông cảm và khắc phục vấn đề, nếu có thể. Đôi khi chỉ cần lặp lại những gì ai đó nói ("Vì vậy, bạn không nghĩ phần mềm của chúng tôi hoạt động theo cách chúng tôi đã hứa?") Khiến khách hàng cảm thấy họ đang được lắng nghe. Nếu vấn đề đòi hỏi ai đó cao hơn trong chuỗi chỉ huy, nhân viên tiếp tân nên thông suốt khách hàng cho ai đó có thể giải quyết mọi việc.