Quy tắc xã giao để viết email doanh nghiệp

Email cung cấp cho các chuyên gia kinh doanh một cách dễ dàng và nhanh chóng để trao đổi thông tin điện tử. Như với tất cả các hình thức tương ứng bằng văn bản trong thế giới kinh doanh, email phải được soạn thảo và định dạng chuyên nghiệp. Mặc dù hình thức giao tiếp tiên tiến này thúc đẩy việc nhắn tin nhanh chóng, nhưng việc không dành thời gian để tuân thủ các tiêu chuẩn nghi thức có thể khiến bạn rơi vào nước nóng với người giám sát của bạn.

Sử dụng dòng tiêu đề

Theo Đại học Purdue, luôn điền dòng tiêu đề với chủ đề email của bạn. Điều này cho phép người nhận biết email của bạn nói về điều gì và họ nên ưu tiên đọc email của bạn như thế nào so với hàng chục (hoặc hàng trăm) email khác mà họ phải đọc. Bạn cũng phải xem xét rằng (những) người nhận của bạn có thể đang chờ đợi email của bạn về một chủ đề cụ thể, nhưng, trừ khi email của bạn có dòng tiêu đề, họ có thể không biết để mở nó.

Đặt giai điệu chuyên nghiệp

Giai điệu của email của bạn phải luôn chuyên nghiệp. Như được đề xuất trong một bài viết tháng 6 năm 2010 trên Inc.com, đừng đùa giỡn hoặc sử dụng lời châm biếm, tránh tiếng lóng hoặc biệt ngữ thời thượng, và tránh vui tươi hoặc dễ thương. Thêm khuôn mặt cười và biểu tượng cảm xúc khác trong email doanh nghiệp là không phù hợp. Ngay cả khi bạn biết người bạn đang gửi email đến, bạn cũng không biết có bao nhiêu người khác có thể thấy email của bạn.

Salutations đúng cách

Như bạn sẽ làm với một lá thư viết tay (hoặc đánh máy), sử dụng lời chào thích hợp trong email của bạn. Đại học Purdue khuyên các nhà văn email gửi lời chào đến người nhận bằng một lời chào nồng nhiệt, chẳng hạn như Chào buổi sáng, trực tiếp và kết thúc email với (Trân trọng) hoặc Cảm ơn bạn.

Sử dụng phông chữ chuyên nghiệp

Phông chữ bạn sử dụng trong email là sự phản ánh của bạn. Các phông chữ trông giống phim hoạt hình, chẳng hạn như các phông chữ với các chữ cái nguệch ngoạc hoặc sủi bọt, làm cho người gửi đi qua như trẻ con, làm giảm tính chuyên nghiệp của giao tiếp. Giữ phông chữ chuyên nghiệp. Theo Wellesley College, các phông chữ tốt nhất để sử dụng cho mục đích kinh doanh là Times New Roman, Arial và các phông chữ in sách khác.

Ngoài ra, không được thay đổi phông chữ sao cho nó có trong tất cả các chữ in hoa, vì điều này được hiểu trong giao tiếp trực tuyến là la hét.

Đọc lại email của bạn

Thật không chuyên nghiệp khi gửi email có lỗi chính tả, lỗi chấm câu và các loại lỗi ngữ pháp hoặc kỹ thuật khác. Những lỗi như vậy làm cho nó xuất hiện như thể bạn không có kỹ năng viết đầy đủ. Sử dụng tính năng kiểm tra chính tả của chương trình email của bạn để sửa các từ sai chính tả và luôn đọc lại thành phần của bạn trước khi nhấn nút "Gửi".