Các yếu tố của truyền thông hiệu quả

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn sẽ có những ngày cao sáu dặm và bạn sẽ có những ngày buồn tẻ - những ngày bạn tận hưởng từng phút và những ngày bạn muốn kết thúc trước 2 giờ chiều. Bạn có thể chấp nhận sự khó lường của Cuộc sống hàng ngày với tư cách là một chủ doanh nghiệp nhỏ, một điều bạn có thể dự đoán được là bạn sẽ được giao tiếp mỗi ngày - với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, đại diện bán hàng, nhóm cộng đồng, quan chức chính phủ và Tổng số người lạ. Bạn sẽ được tin tưởng và đánh giá bằng khả năng giao tiếp bằng lời nói của bạn - những người bạn nói bằng lời nói, cộng với những người bạn gửi tin nhắn văn bản, quảng cáo và bài đăng trên phương tiện truyền thông xã hội cũng như những người bạn viết trong email, thư và bài thuyết trình.

Bạn có thể không nghĩ mình là một người giao tiếp bậc thầy của người Viking - thậm chí có thể không gần gũi. Nhưng vì có quá nhiều khả năng giao tiếp hiệu quả, nên bạn cần phải trau dồi kỹ năng giao tiếp của mình - một sự đầu tư thời gian khôn ngoan sẽ giúp đảm bảo rằng bạn hiểu được ít nhất là thời gian và đến lượt mình, hiểu những người xung quanh. Để hoàn thành bài tập này đúng cách, đây là một số yếu tố thúc đẩy giao tiếp hiệu quả:

• Lấy nó từ đầu, và làm mới kiến ​​thức của bạn về các bước liên quan đến tất cả các hình thức giao tiếp.
• Nắm bắt giá trị của lắng nghe tích cực.
• Đánh giá những trở ngại để giao tiếp hiệu quả để bạn có thể vượt qua chúng.

Làm như vậy sẽ thấm nhuần bạn với sự khéo léo và tự tin mà bạn cần để làm chủ của vũ trụ doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Thực hiện theo quy trình truyền thông

Là chủ doanh nghiệp, có lẽ bạn sẽ mất hết tất cả các yếu tố liên quan đến giao tiếp diễn ra vào bất kỳ ngày nào. Nhưng hầu hết trong số họ có thể sẽ được hướng dẫn bởi một mục đích, chẳng hạn như:

• Truyền tải thông tin Trao đổi thông tin Thực hiện một yêu cầu
• Khiếu nại
• Thuyết phục Giải quyết vấn đề Hòa giải sự khác biệt * Giải trí

Cho dù mục tiêu của bạn là gì, các bước liên quan đến tất cả các hình thức giao tiếp về cơ bản là giống nhau. Nó có thể giúp hình dung sáu bước trong một vòng tròn - một bước theo sau - hoặc một chuỗi tuyến tính, từ trái sang phải:

• Người gửi phát triển một ý tưởng. Tất cả các thông điệp bắt đầu với việc khái niệm hóa một ý tưởng. Rốt cuộc, nếu bạn không có một lý do, bạn sẽ không có lý do để giao tiếp.
• Người gửi hình thành thông điệp. Một ý tưởng sau đó phải được đưa vào từ ngữ; bạn phải quyết định cách bạn thể hiện bản thân. Các chuyên gia truyền thông gọi đây là mã hóa. Đây có thể là bước khó nhất - và yêu cầu một vài sửa đổi cho đến khi bạn hài lòng rằng bạn đã hiểu đúng.
• Người gửi chọn một phương tiện cho tin nhắn. Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn phải đối mặt với những lựa chọn mà người tiền nhiệm của bạn chưa bao giờ có, nhờ vào công nghệ. Đây là một phần lý do tại sao bước này xứng đáng được xem xét cẩn thận. Giao tiếp mặt đối mặt thường có thể ngăn chặn loại giao tiếp sai có thể xảy ra trong email và đặc biệt là tin nhắn văn bản. * Người gửi truyền tin nhắn, để nó có thể truyền qua phương tiện đã chọn. Với bước này, vai trò của người gửi đã hoàn tất.
• Người nhận nhận và giải mã tin nhắn. Đây là bước có thể đầy thách thức - chính xác là nơi những rào cản và trở ngại đó và các yếu tố khác của sự cố truyền thông có khả năng xuất hiện nhiều nhất. Giao tiếp hiệu quả không thể xảy ra, trừ khi người gửi và người nhận gán cùng một ý nghĩa cho một tin nhắn.
• Người nhận cung cấp thông tin phản hồi. Phản hồi kết luận quá trình giao tiếp, nhưng không phải lúc nào cũng thân thiện. Mặc dù mọi người gửi đều khao khát phản hồi tích cực, nhưng thực tế là phản hồi bối rối, gây tranh cãi hoặc tức giận mang đến cơ hội khắc phục sự khác biệt trong giao tiếp, với điều kiện là giao tiếp hai chiều giữa người gửi và người nhận vẫn trung thực và chân thành.

Rèn luyện kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn

Nếu điểm cuối cùng đã khuấy động sự hoài nghi trong bạn, thì có lẽ bạn đang nghĩ đến một tình huống trong đó một cuộc trao đổi bối rối, gây tranh cãi hoặc tức giận kết thúc kém. Không chỉ là giao tiếp không hiệu quả; nó cũng gây chia rẽ

Nguyên nhân sâu xa? Trong tất cả khả năng, kỹ năng lắng nghe kém về phía người gửi hoặc người nhận. Nó làm cho giao tiếp hiệu quả mọi lúc, và nó không giúp điều đó:

• Ngay từ khi còn đi học, học sinh bị khiển trách vì đã không chú ý, vì nếu chúng bị bắt nạt hoặc có vẻ mất tập trung. Nhưng chú ý và lắng nghe là hai điều khác nhau và các trường học ở Mỹ không dạy học sinh cách trở thành người nghe tốt hơn.
• Nghe và nghe cũng là hai kỹ năng khác nhau. * Thính giác đảm bảo sự hiểu biết không hơn gì nhìn bảo đảm nhìn thấy.
• Hầu hết mọi người thích nói chuyện hơn là lắng nghe, thường chỉ dành thời gian của họ khi người khác đang nói để họ có thể hòa nhập.

Trước khi bạn xem xét kỹ hơn một số rào cản và trở ngại phổ biến nhất đối với giao tiếp hiệu quả và cách vượt qua chúng, hãy xem xét một kỹ năng có thể mang lại lợi ích cho bạn (như tất cả các doanh nhân): lắng nghe tích cực.

Giống như bạn có thể lật các trang của một cuốn sách theo một cách mới một khi bạn mài giũa khả năng đọc tích cực của mình về các kỹ năng ở trường đại học, bạn có thể đạt đến cấp độ hiểu biết mới khi bạn trau dồi kỹ năng lắng nghe tích cực của mình. Nó trái ngược với cách nghe thụ động của Viking, như khi bạn nghe một trận bóng chày trên đài phát thanh âm lượng nhỏ khi bạn gọi điện thoại cho khách hàng. Đại học Minnesota mô tả lắng nghe tích cực như:

• Giáp ... tập trung hoàn toàn vào những gì người khác đang nói, dành thời gian để hiểu những điểm được đưa ra, đặt câu hỏi khi thích hợp và không ngắt lời vào những thời điểm không phù hợp.

Lắng nghe tích cực là một kỹ năng được học, điều làm cho nó ngạc nhiên hơn nữa là nó không được dạy ở tiểu học, trung học, trung học và đại học. Nó cần thực hành và tập trung để trở thành một người lắng nghe tốt, tích cực. Nhưng bạn có thể trở thành một bậc thầy lắng nghe tích cực của người Viking bằng cách thực hành chiến lược năm bước được thúc đẩy bởi Đại học Maine:

• Trước tiên hãy thừa nhận ý tưởng, suy nghĩ hoặc cảm xúc của ai đó. Paraph khẩu (nói lại những gì người gửi nói bằng lời của bạn). Đặt câu hỏi mở mà không phán xét. Tóm tắt và làm rõ. Đưa ra ý kiến ​​của bạn (về mặt ngoại giao, tất nhiên).

Lắng nghe tích cực không đảm bảo rằng bạn sẽ không bao giờ gặp phải sự cố giao tiếp. Nhưng trong tất cả các yếu tố thúc đẩy giao tiếp hiệu quả, nó được cho là quan trọng nhất trong tất cả. Và đây là trước khi bạn xem xét các rào cản và chướng ngại vật đang ở phía trước.

Vượt qua rào cản để giao tiếp hiệu quả

Rào cản đầu tiên và phức tạp nhất để giao tiếp hiệu quả là thái độ. Nó phức tạp vì nó bao gồm rất nhiều yếu tố hình thành nên trạng thái của tâm trí, bao gồm:

• Văn hóa kinh tế xã hội giới
• Niềm tin cá nhân
• Tín ngưỡng tôn giáo
• Thiếu sự quen thuộc hoặc đáng tin cậy * Nhận thức có chọn lọc (hành động lọc những gì chúng ta thấy và nghe cho phù hợp với chương trình nghị sự của chính chúng ta)

Để chống lại những thách thức và các yếu tố vô địch thúc đẩy giao tiếp hiệu quả:

• Áp dụng một giai điệu hợp tác. * Đặt mình vào vị trí của người khác (hoặc, ít nhất là cố gắng làm điều này). Nó được gọi là sự đồng cảm, và đó là một kỹ năng sống được học khác theo sau việc thành thạo lắng nghe tích cực.
• Tạo một mối quan hệ - một cảm giác dễ dàng và thoải mái. (Theo thời gian, mối quan hệ có thể phát triển thành niềm tin, có thể thúc đẩy giao tiếp cởi mở, trung thực.) Hiện tại, hãy cố gắng hết sức để giảm bất kỳ căng thẳng nào và khuyến khích một luồng giao tiếp tự do.
• Nghĩ thoáng ra. Không được phán xét hoặc chỉ trích.
• Phân phối với khả năng phòng thủ hoặc hình thành các giả định sớm.
• Tập trung chăm chú vào thông điệp, không tập trung vào bất kỳ yếu tố đóng góp nào (chẳng hạn như sự hiện diện của cảm xúc hoặc giọng nói khó hiểu).

Rào cản thứ hai để giao tiếp hiệu quả là ngôn ngữ và phương tiện . Giống như thái độ, nó cũng rộng như nhau và bao gồm các yếu tố như:

• Lựa chọn từ * Âm điệu (bao gồm cao độ, ngữ điệu và âm lượng)
• Ngôn ngữ cơ thể và cử chỉ * Tín hiệu phi ngôn ngữ

Để chống lại những thách thức này và khắc phục các yếu tố thúc đẩy giao tiếp hiệu quả:

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, rõ ràng, chính xác. * Tránh các từ và phép ẩn dụ phức tạp.
• Thả tiếng lóng và biệt ngữ từ vốn từ vựng của bạn. Tránh ngôn ngữ thiên vị hoặc những từ ngụ ý khuôn mẫu. Làm hết sức mình để căn chỉnh biểu cảm khuôn mặt của bạn với giọng nói của bạn. Loại bỏ (hoặc ít nhất là giảm) việc bạn sử dụng cử chỉ tay. Bạn có thể có ý định cho họ nhấn mạnh, nhưng họ có thể gây mất tập trung. Tránh tin đồn (cả nghe và lan truyền nó).
• Luôn bảo vệ quyền riêng tư cơ bản của ai đó.
• Chọn một phương tiện bổ sung cho thông điệp của bạn. Ví dụ, một phần thông tin khẩn cấp có thể đòi hỏi một phương tiện nhanh chóng. Bạn luôn có thể theo dõi sau với phương tiện thứ hai.
• Xem xét củng cố ngay cả một thông điệp bằng lời nói vẹt với một tin nhắn bằng văn bản, nếu nó quan trọng. Nó cũng có thể phục vụ như là làm rõ.

Nói những gì bạn muốn nói và có nghĩa là những gì bạn nói có vẻ đơn giản - ít nhất, cho đến khi bạn đi sâu vào và xem xét một số ví dụ có thể khiến bạn tạm dừng. Hơn nữa, việc xem xét nguồn tin cũng rất quan trọng, bởi vì hai người có thể trả lời cùng một thông điệp theo hai cách khác nhau.

Rõ ràng, nếu bạn phải khiển trách một nhân viên, tốt hơn là nên làm điều đó một cách riêng tư và trực tiếp. Nhưng nếu bạn muốn khen một nhân viên thì sao? Bạn có nên làm như vậy với một khán giả trên mạng - vì vậy mọi người trong tầm nghe đều có thể nghe thấy? Giống như bạn đã không thành thạo ngôn ngữ tiếng Anh trong một năm, có lẽ bạn cũng sẽ không học cách giảm thiểu các yếu tố ngôn ngữ và phương tiện. Hãy cho mình thời gian; bạn sẽ kiên trì.

Rào cản thứ ba để giao tiếp hiệu quả là lắng nghe và phản hồi . Nếu không có kỹ năng lắng nghe tốt, người gửi tin nhắn sẽ không biết liệu người nhận có hiểu nó hay không. Và không có phản hồi, người gửi sẽ không biết liệu người nhận đã giải thích đúng thông điệp hay chưa. Nhiều yếu tố có thể cản trở quá trình quan trọng này, nhưng chúng có xu hướng thuộc các loại:

• Vô tâm
• Khả năng phòng thủ * Giả định sớm
• Thiếu độ chính xác
• Rõ ràng và trôi chảy * Không nghe thấy

Đánh bóng các kỹ năng lắng nghe tích cực của bạn sẽ đi một chặng đường dài hướng tới việc giúp bạn chống lại những thách thức này và hướng tới các yếu tố vô địch thúc đẩy giao tiếp hiệu quả. Bạn cũng có thể:

• Nhìn cảnh giác (và cũng cảnh giác). * Hãy cụ thể.
• Đặt câu hỏi cho mục đích làm rõ.
• Giữ lại phán quyết - và phản hồi - cho đến khi bạn chắc chắn rằng người khác đã hoàn thành tin nhắn. * Ngay cả khi được yêu cầu tư vấn, hãy cố gắng đưa ra, không đưa ra nó, như một chỉ thị. Được biết đến như là bàn đạp mềm, loại lời khuyên này có thể được chấp nhận dễ dàng hơn nếu bạn gọi từ "chúng tôi" - ngay cả khi bạn không thực sự là một phần của giải pháp. Hay thử đi, bạn nghĩ gì về ...?, Hay bạn đã bao giờ nghĩ đến việc làm ...?

Rào cản thứ tư đối với giao tiếp hiệu quả là tiếng ồn và trở ngại vật lý, các yếu tố cần xem xét loại bỏ để giao tiếp hiệu quả có thể bao gồm:

• Tiếng ồn từ người Tiếng ồn từ máy móc Tiếng ồn từ giao thông Chiếu sáng nhiệt độ * Chỗ ngồi và bố trí
• Sự đông đúc

Loại bỏ (hoặc ít nhất là giảm bớt) những phiền nhiễu như vậy có vẻ như là một biện pháp khắc phục rõ ràng - một biện pháp có thể giải quyết tất cả các vấn đề. Khi bạn không thể - khi bạn đang ở trong một môi trường kém cỏi - bước tốt nhất bạn có thể làm là chuyển sang một môi trường thuận lợi hơn để lắng nghe, nói chuyện và tương tác. Có, bạn có thể phải ngắt lời ai đó để đề nghị thay đổi địa điểm. Nhưng một sự gián đoạn ngắn có lẽ sẽ nhạt so với việc cố gắng tiến lên trong một môi trường mà các thông điệp quan trọng của bạn đang cạnh tranh với các nguồn khác.

Bạn sẽ học và phát triển

Bạn có thể sẽ phạm một số sai lầm khi bạn rèn luyện các kỹ năng giao tiếp của mình, giống như bạn bị ràng buộc mắc một số sai lầm khi bạn tinh chỉnh các lựa chọn phần mềm, hệ thống kế toán, kế hoạch quảng cáo và tất cả các yếu tố khác của doanh nghiệp nhỏ của bạn.

Không giống như máy tính và chương trình máy tính có thể được điều chỉnh bằng cách nhấn một vài nút, con người, như bạn biết, không được trang bị các nút hoặc hướng dẫn sử dụng. Đây là một phần lý do tại sao năng động của con người trong doanh nghiệp của bạn có thể trở thành thách thức nhất - nhưng cũng là bổ ích nhất - trong tất cả.