Nhiệm vụ của một trợ lý nhân sự là gì?

Một trợ lý nhân sự là một chuyên gia hành chính, người thực hiện nhiều nhiệm vụ giao dịch khác nhau để hỗ trợ các sáng kiến ​​về nguồn nhân lực và việc làm của một doanh nghiệp. Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ báo cáo năm 2009 rằng các ứng viên thành công cho vai trò này thường được các nhà tuyển dụng yêu cầu chỉ có bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương. Vai trò này là một vị trí cấp đầu vào, thường được sử dụng một bước đệm cho sự nghiệp trong nguồn nhân lực.

Quan hệ nhân viên

Nhiệm vụ chính của trợ lý nhân sự là thu thập và quản lý tất cả dữ liệu liên quan đến nhân viên của một doanh nghiệp. Điều này thường được thực hiện với việc sử dụng phần mềm máy tính được gọi là hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS). Khi một người được công ty thuê, một trợ lý nhân sự tạo ra một tệp nhân viên bao gồm tất cả các thông tin thích hợp, bao gồm số liên lạc, chuyên môn, lịch sử giáo dục, chức danh công việc hiện tại và thông tin lương. Cô cập nhật hồ sơ đó bất cứ khi nào sửa đổi, chẳng hạn như thăng chức, tăng lương hoặc thay đổi địa điểm làm việc, xảy ra trong tình trạng của công nhân. Cô cũng thường xuyên thêm dữ liệu đánh giá hiệu suất khi các sự kiện như vậy diễn ra.

Khi được người quản lý yêu cầu, trợ lý nhân sự sẽ tạo các báo cáo dựa trên dữ liệu đã được thu thập. Ví dụ, khi một tổ chức tìm cách xác định các thành viên nhóm tiềm năng cao, trợ lý sẽ sử dụng hệ thống HRIS để in ra một danh sách các công nhân được đánh giá tốt trong các đánh giá hiệu suất tương ứng của họ.

Tuyển dụng và tuyển chọn

Một trợ lý nhân sự đang tích cực tham gia vào các hoạt động nhân sự của chủ lao động của mình. Khi các ứng viên ứng tuyển vào các vị trí mở trong công ty, trợ lý sẽ thu thập và sàng lọc từng sơ yếu lý lịch, chỉ chuyển những người có trình độ nhất cho nhà tuyển dụng hoặc quản lý nhân sự. Ông lên lịch các cuộc hẹn phỏng vấn và, trong một số trường hợp, thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp qua điện thoại và trực tiếp với từng ứng viên.

Khi các ứng viên thành công đã được xác định, một trợ lý nhân sự soạn thảo và trình bày với họ thư mời. Ông cũng điều phối bất kỳ hoạt động trước khi đi làm cần thiết, chẳng hạn như kiểm tra lý lịch ma túy và hình sự. Ngoài ra, ông cũng có thể lãnh đạo các thủ tục định hướng thuê mới.

Nhân sự & Quản trị

Với tư cách là quản trị viên cho bộ phận nhân sự, một trợ lý nhân sự thực hiện tất cả các nhiệm vụ văn thư cần thiết để nhóm hoạt động hiệu quả. Cô phác thảo tất cả các thư từ của bộ phận, chẳng hạn như sổ tay nhân viên và các bản ghi nhớ tương tác. Cô điều phối tất cả các sắp xếp kinh doanh du lịch cho nhân viên nhân sự. Cô cũng thu thập và duy trì bất kỳ hợp đồng nào mà bộ có với các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài.