Bốn loại dữ liệu trong một bảng tính

Cho dù bạn làm việc cho một hoạt động nhỏ bé của mẹ và thuộc về một công ty đa quốc gia khổng lồ, bảng tính có thể là một công cụ vô giá cho doanh nghiệp của bạn. Tất cả các công ty quản lý các loại dữ liệu khác nhau, những thứ như danh sách khách hàng, hàng tồn kho, các khoản phải thu, liên hệ tiếp thị và nhiều hơn nữa. Bảng tính giúp dễ dàng nhập thông tin vào một bảng tính (một tab hoặc "trang" của tệp bảng tính) và thao tác thông tin để trình bày và phân tích. Mặc dù có nhiều loại dữ liệu khác nhau (và nhiều cách để mô tả chúng), doanh nghiệp của bạn có thể dựa vào bốn loại thông tin chính để quản lý dữ liệu của bạn.

Đô la, Đô la, Đô la!

Điều gì có thể quan trọng đối với một doanh nghiệp hơn là theo dõi tiền đến và số tiền bạn đang chi tiêu. Bảng tính là công cụ lý tưởng để xem và phân tích sự chuyển động của tiền trong và ngoài doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể định dạng một phân đoạn của bảng tính của mình - chọn các cột, hàng hoặc một phạm vi ô - để nhận ra các mục nhập số là đại diện cho tiền. Phần mềm của bạn sẽ tự động áp dụng định dạng bạn đã chọn cho các mục nhập tiền, chẳng hạn như áp dụng ký hiệu đô la cho mục nhập và hiển thị nó với hai chữ số thập phân để thể hiện xu. Có nhiều cách bạn có thể sửa đổi ngoại hình, ví dụ, bằng cách chọn một đơn vị tiền tệ khác với đô la Mỹ hoặc loại bỏ các mục nhập xu, rất hữu ích cho số tiền lớn.

Quản lý số

Các doanh nghiệp theo dõi rất nhiều dữ liệu số ngoài tiền. Một số trong số đó là số đếm đơn giản, những thứ như số lượng xe trong đội xe của công ty hoặc số lần mỗi khách hàng của bạn đã được liên lạc qua điện thoại. Các số khác mang tính đại diện hơn, chẳng hạn như số điện thoại của khách hàng hoặc số An sinh xã hội của nhân viên của bạn. Một số doanh nghiệp có nhu cầu duy trì danh sách các dữ liệu số chuyên biệt hơn, chẳng hạn như các trường vĩ độ và kinh độ hoặc số quận của quốc hội.

Bảng tính của bạn cũng cung cấp nhiều tùy chọn định dạng cho các loại số này. Bạn có thể có các số xuất hiện có hoặc không có dấu phẩy hoặc với kiểu được chuẩn hóa với dấu gạch ngang và dấu ngoặc đơn khi thích hợp. Bạn có thể muốn số điện thoại của mình xuất hiện cùng với mã vùng trong ngoặc đơn hoặc số An sinh xã hội để bao gồm dấu gạch ngang ở những vị trí thích hợp.

Văn bản dưới dạng một loại dữ liệu

Tên khách hàng, mô tả sản phẩm, thành phố, quốc gia, địa chỉ email - tất cả những thứ này và hơn thế nữa - thường xuyên được nhập vào bảng tính ở định dạng văn bản. Văn bản chắc chắn là một dạng dữ liệu. Ví dụ, bảng tính của bạn gần như có thể sắp xếp theo thứ tự ngay lập tức một danh sách dài các tên vì nó nhận ra các mục văn bản dưới dạng dữ liệu và có thể thao tác chúng một cách thích hợp.

Hãy xem xét cẩn thận cho các trường nhập văn bản của bạn. Ví dụ: bạn có thể muốn nhập tên của khách hàng vào một trường riêng biệt với họ. Điều này giúp bạn dễ dàng sắp xếp theo thứ tự abc danh sách trên tên hoặc họ. Tương tự, nhập địa chỉ đầy đủ trong một ô có thể không hữu ích như chia địa chỉ thành các trường riêng biệt, chẳng hạn như Thành phố, Bang và Mã Zip để cho phép sắp xếp nhanh các tham số này.

tiền boa

• Ngày có thể được viết ra ở định dạng văn bản hoặc ở định dạng số chuẩn. Nếu bạn xác định trường dữ liệu hoặc một phạm vi ô trong trang tính của mình dưới dạng mục nhập ngày, bảng tính của bạn có thể dễ dàng chuyển đổi qua lại giữa các biểu diễn số và văn bản.

Công thức bảng tính

Mặc dù không phải là dữ liệu, chính xác, khả năng nhập công thức là một tính năng thiết yếu của quản lý dữ liệu trong bảng tính. Hãy tưởng tượng bạn được yêu cầu xem xét doanh số bán hàng trong năm năm qua cho mỗi một trong số hơn một nghìn sản phẩm để xem nơi bán hàng đang tăng và nơi chúng đang giảm. Làm một nhiệm vụ như thế này bằng tay sẽ mất nhiều ngày, nếu không phải vài tuần và liên quan đến tẻ nhạt đáng kinh ngạc. Nhưng với một hoặc hai công thức được chế tạo tốt, một bảng tính có thể quản lý tác vụ trong vài giây.