Quy tắc GAAP cho các quỹ tiền mặt nhỏ

Ủy ban Chuẩn mực Kế toán Liên bang phát triển các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, hoặc GAAP, được chấp nhận và sử dụng phổ biến bởi các kế toán viên công chứng. Các doanh nghiệp sử dụng các quy tắc GAAP để đảm bảo thực hành nhất quán và các tiêu chuẩn đạo đức cho kế toán tài chính. Các doanh nghiệp thành lập các quỹ tiền mặt nhỏ để trang trải chi phí kinh doanh nhỏ, bất ngờ tăng lên trong quá trình hoạt động bình thường. Các quy tắc tiền mặt nhỏ của GAAP bao gồm các thủ tục ghi lại các giao dịch, theo dõi các khoản giải ngân và ngăn chặn việc sử dụng sai quỹ.

Địa điểm và nhân viên được chỉ định

Các quy tắc GAAP khuyến nghị rằng các quỹ tiền mặt nhỏ được giữ ở một vị trí bị khóa, chẳng hạn như hộp tiền mặt hoặc ngăn kéo, với tài liệu về các giao dịch. Các doanh nghiệp nên chỉ định một người giám sát của quỹ tiền mặt nhỏ và chỉ định một người khác để ủy quyền hoặc phê duyệt việc giải ngân của các quỹ. Các quy tắc đề nghị một người thứ ba được chỉ định thực hiện các chức năng kế toán, chẳng hạn như đối chiếu tiền lẻ và các tài khoản khác vào cuối tháng. Các công ty rất nhỏ có thể sử dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ khác để giám sát việc sử dụng tiền mặt nhỏ, chẳng hạn như kiểm toán bất ngờ về các khoản tiền và tài khoản.

Số tiền và sử dụng được phép

Quản lý xác định lượng tiền mặt được giữ trong quỹ tiền mặt nhỏ dựa trên số tiền mà công ty cần trong khoảng thời gian một tháng. Số tiền được thể hiện ở mọi thời điểm bằng lượng tiền mặt trong quỹ hoặc bằng sự kết hợp giữa tiền mặt và biên lai để giải ngân. Quản lý xác định việc sử dụng được phép đối với các quỹ tiền mặt nhỏ, chẳng hạn như mua tiền mặt nhỏ dưới một số tiền nhất định, vật tư văn phòng thay thế, bưu chính, phí giao hàng và giao hàng và tiền thưởng.

Tài khoản và quỹ

Sau khi tạo một tài khoản sổ cái chung cho tiền mặt nhỏ, công ty viết một tấm séc cho người giám sát tiền mặt nhỏ để biết số tiền của quỹ tiền mặt nhỏ. Tạo một tài khoản tiền mặt riêng biệt cho phép doanh nghiệp đối chiếu tài khoản tiền mặt nhỏ với các tài khoản tiền mặt khác. Người giám sát rút tiền mặt cho séc và đặt tiền mặt vào vị trí bị khóa đối với các quỹ tiền mặt nhỏ. Người giám sát quỹ nộp một mẫu yêu cầu để bổ sung các quỹ tiền mặt nhỏ. Mẫu yêu cầu được gửi với bằng chứng rằng số tiền mặt còn lại trong quỹ, tài liệu giải ngân và số tiền bổ sung được yêu cầu bằng tổng số tiền được thiết lập cho quỹ tiền mặt.

Giải ngân

Người giám sát đảm bảo rằng các khoản thu được thu được cho tất cả các khoản giải ngân. Sử dụng nhật ký giúp theo dõi các khoản giải ngân và cung cấp thông tin để ghi lại các giao dịch và đối chiếu tài khoản. Các chứng từ được đánh số bao gồm tên nhân viên, ngày, mục đích cho yêu cầu và loại chi phí cung cấp thông tin cần thiết và cơ chế theo dõi. Nhân viên trả lại chứng từ cho người giám sát cùng với hóa đơn, biên lai và các tài liệu hỗ trợ khác.

Giao dịch ghi âm

Séc được viết cho người giám sát đối với các quỹ tiền mặt được ghi lại trong tạp chí giải ngân tiền mặt như một khoản ghi nợ cho tiền mặt nhỏ và tín dụng thành tiền mặt. Các khoản giải ngân tiền mặt được ghi nhận trong các tài khoản chi phí phù hợp trong suốt tháng. Bổ sung các quỹ tiền mặt nhỏ trước khi hoàn thành báo cáo tài chính của công ty trong tháng để số tiền mặt trong quỹ tiền mặt nhỏ khớp với số dư được ghi cho tài khoản tiền mặt nhỏ. Tài khoản sổ cái chung nhỏ được ghi nhận là một tài sản hiện tại trên bảng cân đối kế toán của công ty.