Cách phân loại chi phí theo danh mục ngân sách

Các danh mục ngân sách kể câu chuyện về cách doanh nghiệp của bạn chi tiền. Họ chia chi phí thành các nhóm có liên quan giúp bạn theo dõi tiền của bạn sẽ đi đâu và số tiền chi trả này so với số tiền mà doanh nghiệp của bạn kiếm được. Phân loại chi phí theo danh mục ngân sách chú ý đến chi tiết, nhưng quy trình cung cấp thông tin giúp bạn xác định các vấn đề và cơ hội. Thông tin bạn đưa vào hệ thống sổ sách của bạn càng tốt thì thông tin bạn sẽ gặt hái được từ nó càng tốt.

Phát triển các danh mục có liên quan

Các loại ngân sách bao gồm chi phí trực tiếp, hoặc nhân công và vật liệu đi vào sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp cho khách hàng. Hệ thống sổ sách kế toán của bạn cũng nên phân loại các chi phí gián tiếp cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh của bạn nhưng không được sử dụng cụ thể để tạo ra một sản phẩm. Chi phí gián tiếp bao gồm tiền thuê nhà, tiện ích và tư vấn pháp lý. Mặc dù một số danh mục như tiền thuê nhà, nhân công và vật liệu là phổ biến đối với gần như tất cả các doanh nghiệp, các chi phí khác có thể đặc biệt quan trọng đối với hoạt động của bạn. Ví dụ, khu vực nhượng bộ thị trường của nông dân nên có một hạng mục cho phí gian hàng và một công ty làm vườn nên có một danh mục phân bón.

Hiểu biên lai nhà cung cấp

Nhận biết các nhà cung cấp của bạn khi bạn làm việc với biên lai của họ. Bạn càng hiểu rõ mục đích của từng chi phí bạn nhập, bạn càng có thể phân loại chính xác hơn. Đặc biệt chú ý đến hóa đơn và biên lai từ các nhà cung cấp bán cho bạn các mặt hàng từ nhiều danh mục, chẳng hạn như một nhà kho cung cấp cả vật tư văn phòng và các sản phẩm làm sạch. Nếu bạn sử dụng QuickBooks, hãy thiết lập tài khoản chi phí mặc định bằng cách sử dụng tab điền trước tài khoản để danh mục cho các nhà cung cấp định kỳ sẽ tự động xuất hiện khi bạn nhập tên của họ.

Giữ hiện tại

Nhập và phân loại biên lai thường xuyên để tránh tồn đọng. Giữ hiện tại cho phép bạn nhớ thông tin liên quan có thể không có trên biên lai. Ví dụ: máy tính tiền từ một số cửa hàng bán lẻ không hiển thị tên của cửa hàng; nếu bạn có một biên nhận gần đây từ một cửa hàng như vậy, bạn vẫn có thể nhớ việc mua hàng mà không phải tham khảo bảng sao kê ngân hàng, kiểm tra sổ đăng ký hoặc nhật ký tiền mặt nhỏ.

Kết quả

Thông tin được phân loại tốt cho phép bạn chủ động giải quyết các xu hướng đáng lo ngại như vật liệu cao hoặc chi phí lao động. Để tóm tắt và đánh giá thông tin danh mục ngân sách, hãy tính phần trăm tổng doanh thu bạn chi cho một danh mục cụ thể. Ví dụ: nếu bạn kiếm được 10.000 đô la trong tháng 1 và chi 1.000 đô la cho vật liệu, chi phí vật liệu tháng 1 của bạn là 10% tổng doanh thu của bạn. Quan sát biến động về tỷ lệ phần trăm theo thời gian, đặc biệt là khi chúng liên quan đến các biến khác như khối lượng bán hàng và hệ thống hoạt động.