Làm thế nào để tôi đảm bảo tính bảo mật của phản hồi của khách hàng?

Bạn có thể yêu cầu khách hàng của bạn cung cấp cho bạn thông tin phản hồi qua điện thoại, trực tuyến hoặc trực tiếp bằng thẻ phản hồi bằng văn bản. Dù bạn chọn phương pháp nào, điều quan trọng là giữ bí mật thông tin phản hồi. Chẳng hạn, bạn có thể không muốn nhân viên nhận được phản hồi trực tiếp về cô ấy hoặc làm tổn hại thông tin cá nhân của khách hàng. Bạn có một vài lựa chọn đơn giản để đảm bảo tính bảo mật của phản hồi của khách hàng.

1.

Yêu cầu thông tin cơ bản của khách hàng mà không yêu cầu chi tiết cá nhân, bao gồm địa chỉ, số điện thoại hoặc địa chỉ email. Điều này sẽ giúp bảo vệ danh tính của khách hàng khi cô ấy chọn gửi phản hồi.

2.

Đặt mẫu phản hồi khách hàng trực tuyến của bạn trên một máy chủ an toàn. Bạn sẽ cần lớp bảo mật, hoặc SSL, bảo vệ trên máy chủ web của bạn, mà bạn có thể nhận được từ một công ty lưu trữ web, để bảo mật đúng mẫu phản hồi (Xem Tài nguyên).

3.

Sử dụng dịch vụ khảo sát trực tuyến của bên thứ ba (xem Tài nguyên để biết ví dụ) như một cách thay thế khác để thu thập và duy trì phản hồi trên web một cách bảo mật. Đảm bảo rằng dịch vụ khảo sát trực tuyến cũng sử dụng máy chủ an toàn.

4.

Đặt một hộp gợi ý bị khóa trực tiếp trước bàn có người lái tại doanh nghiệp của bạn, nơi khách hàng có thể gửi mẫu nhận xét - một chồng các khảo sát được thực hiện trước. Giữ hộp luôn khóa và bỏ trống vào cuối mỗi ngày để bảo vệ tính bảo mật của phản hồi của khách hàng mà bạn thu thập theo cách này.

5.

Ghi lại phản hồi bằng lời từ các cuộc gọi của khách hàng trong cơ sở dữ liệu hoặc chương trình phần mềm bảng tính. Bao gồm tên, địa chỉ email của khách hàng, và khiếu nại hoặc khen ngợi cũng như một kế hoạch hành động để giải quyết bất kỳ vấn đề cụ thể nào. Mã hóa tài liệu phản hồi của khách hàng bằng mật khẩu mà chỉ bạn và nhân viên được ủy quyền biết để bảo vệ thông tin.