Làm thế nào để ghi lại các bữa ăn với một diễm về thuế kinh doanh

Khi đi công tác đưa nhân viên của bạn ra khỏi nhà, ít nhất một số chi phí cho bữa ăn của họ được khấu trừ. IRS, tuy nhiên, có thể muốn có bằng chứng tài liệu rằng nhân viên của bạn không chỉ bỏ túi tiền làm thu nhập thêm. Thay vì để nhân viên theo dõi chi phí của họ, bữa ăn theo bữa ăn, bạn có thể trả cho họ một khoản trợ cấp hàng ngày cho các bữa ăn, và có thể các chi phí khác như chỗ ở. Miễn là chính sách công ty của bạn tuân thủ quy tắc IRS mỗi diem, nhân viên đi du lịch của bạn sẽ không phải cung cấp hồ sơ về mỗi bữa ăn họ mua.

1.

Đặt tỷ lệ trên mỗi diem cho nhân viên bằng hoặc thấp hơn tỷ lệ liên bang tiêu chuẩn. Ví dụ, trong năm 2010, tỷ lệ bữa ăn tiêu chuẩn cho hầu hết các cộng đồng nhỏ là 46 đô la, mặc dù nhân viên đi du lịch đến các thành phố lớn hơn nhận được nhiều hơn. IRS xuất bản 1542 đưa ra mức giá cụ thể theo từng thành phố.

2.

Hướng dẫn nhân viên của bạn giữ một bản ghi về chuyến đi kinh doanh của họ. Với mỗi diem, bạn không cần biên lai cho mỗi bữa ăn; các biểu mẫu cho thấy bạn đã thanh toán cho mỗi diem là bằng chứng chi phí, nếu nó ở mức liên bang. Tuy nhiên, bạn sẽ cần một bản tuyên bố bằng văn bản, sổ nhật ký hoặc tài liệu khác đưa ra ngày nhân viên của bạn rời khỏi thị trấn, điểm đến và mục đích kinh doanh của chuyến đi.

3.

Chấp nhận biên lai cho bất kỳ chi phí bữa ăn nào vượt quá tỷ lệ trên mỗi liên bang. Nếu nhân viên của bạn phải chi 200 đô la cho bữa ăn kinh doanh với khách hàng và bạn hoàn trả cho cô ấy, bạn sẽ cần một biên nhận cho bữa ăn trong trường hợp IRS đã kiểm tra. Bạn cũng sẽ phải báo cáo khoản bồi hoàn vượt mức - số tiền cao hơn mức liên bang tiêu chuẩn cho mỗi diem - trên W2 của nhân viên.

4.

Giữ hồ sơ chi phí trong các tập tin của bạn trong ba năm. Thông thường, thời hiệu IRS sẽ cắt giảm ba năm sau khi bạn nộp thuế, trừ khi bạn nghi ngờ có gian lận hoặc cố tình báo cáo dưới 25% thu nhập của bạn trở lên.

tiền boa

  • Nếu bạn tự đi công tác, với tư cách là chủ sở hữu của công ty, bạn sẽ cần giữ biên nhận cho mỗi bữa ăn riêng biệt để đáp ứng IRS, ngay cả với mỗi diem. Điều tương tự cũng đúng nếu bạn trả một diem cho một nhân viên cũng là thành viên của gia đình bạn.

Bài ViếT Phổ BiếN