Cách ghi chép cuộc họp với cấp dưới

Các cuộc họp của bạn với nhân viên có thể có hậu quả pháp lý. Nếu bạn phải đối phó với một nhân viên khó tính hoặc một người luôn làm việc kém hiệu quả, bạn phải ghi lại cuộc họp của mình để hiển thị các bước bạn đã thực hiện để giúp nhân viên cải thiện. Trong trường hợp chấm dứt hoặc xử lý kỷ luật, bạn sẽ có một hồ sơ về những nỗ lực của bạn để cho thấy rằng hành động của bạn dựa trên nỗ lực tiến bộ để cải thiện tình hình.

Viết xuống ngày và thời gian

Mặc dù việc viết ngày và thời gian của một cuộc họp có vẻ không đáng kể, nhưng thông tin này có thể có tác động rất lớn đến các hành động kỷ luật và chấm dứt. Bạn phải lưu ý khi cuộc họp với cấp dưới diễn ra và người có mặt. Điều này sẽ chứng minh khi bạn thực hiện hành động tiến bộ để giải quyết những khó khăn bạn gặp phải với nhân viên.

Giữ một bản ghi các mục tiêu

Một phần của cuộc họp của bạn với một nhân viên nên bao gồm các mục tiêu. Viết ra các mục tiêu thành tích và cải thiện mà bạn đặt ra với nhân viên, bao gồm các tiêu chí để đo lường tiến trình hướng tới các mục tiêu đó. Tài liệu về các mục tiêu này chứng tỏ rằng bạn đã cố gắng khắc phục trong nỗ lực giữ chân nhân viên.

Sự cố tài liệu

Khi sự cố tiêu cực xảy ra liên quan đến nhân viên khó tính của bạn, hãy ghi lại thời điểm xảy ra sự cố và viết mô tả ngắn gọn về những gì đã xảy ra. Giải quyết các ghi chú này trong khi gặp gỡ với cấp dưới và ghi chú thêm về phản ứng của nhân viên đối với việc bạn đưa ra các sự cố.

Liệt kê các giải pháp do nhân viên cung cấp

Giải pháp thu hút từ nhân viên trong các cuộc họp. Viết ra những gợi ý của nhân viên về giải pháp. Trong trường hợp người này không tuân theo những gợi ý đó, bạn sẽ có tài liệu về sự thất bại của nhân viên để nỗ lực cần thiết.

Viết cảnh báo bằng văn bản

Nếu bạn phải cảnh báo một nhân viên trong cuộc họp, hãy ghi lại cảnh báo trong hồ sơ của bạn về cuộc họp. Mặc dù bạn cũng có thể yêu cầu nhân viên ký vào một tài liệu xác nhận cuộc họp, nhưng mục nhập trong ghi chú cuộc họp của bạn sẽ hỗ trợ cho yêu cầu của bạn rằng bạn đã thông báo cho nhân viên về việc kỷ luật hoặc chấm dứt nếu bạn không thấy thay đổi hành vi.

Chính sách và quy tắc của công ty

Trong tranh chấp với nhân viên, một trong những vấn đề chính sẽ là liệu bạn có giải quyết công bằng trong việc áp dụng các quy tắc hay không. Trong cuộc họp của bạn, hãy trích dẫn các quy tắc và chính sách bạn đang tuân theo khi giao dịch với nhân viên. Viết ra các nguồn của những hướng dẫn đó và cho biết rằng bạn đang tuân theo chúng.