Cách ghi lại các sự kiện tiêu cực tại nơi làm việc

Cố gắng bảo vệ một sự chấm dứt sai trái, quấy rối, phân biệt đối xử hoặc các vụ kiện khác mà không có bằng chứng về các sự cố tiêu cực tại nơi làm việc hoặc các hành vi hoặc mô hình hành vi của nhân viên trước có thể làm suy yếu khả năng của bạn để bảo vệ doanh nghiệp nhỏ của bạn tại tòa án. Các công ty bảo hiểm có thể tránh được các yêu cầu thanh toán nếu bạn không thể ghi lại các trường hợp tiêu cực về sự kiện tiêu cực tại nơi bạn kinh doanh, chẳng hạn như lỗi thiết bị, trộm cắp hoặc phá hoại. Tạo sổ tay công ty, phổ biến nó cho nhân viên và có một hệ thống để xác minh sự không vâng lời, quấy rối hoặc các trường hợp khác về hành vi tiêu cực của nhân viên, cũng như các sự kiện tiêu cực không có lỗi, sẽ giúp bạn tránh các vấn đề pháp lý có thể phát sinh từ vụ kiện của nhân viên và ngăn chặn yêu cầu bảo hiểm không thành công.

1.

Tạo một chính sách công ty bằng văn bản bao gồm các hành vi như tham dự, nghỉ, ăn mặc, quấy rối, hẹn hò, buôn chuyện, tiếp xúc thân thể, lạm dụng chất gây nghiện, trộm cắp, vi phạm an toàn, đỗ xe và sử dụng thiết bị vì lý do cá nhân. Bao gồm chính sách của bạn để báo cáo và trả lời khiếu nại. Tạo một chính sách bằng văn bản bao gồm báo cáo về các vụ tai nạn và các sự cố tiêu cực khác, cho dù chúng có liên quan đến nhân viên hay không và bất kể có ai có lỗi hay không. Đưa tài liệu cho luật sư hoặc chuyên gia nhân sự để xem xét.

Phân phối các bản sao chính sách của bạn cho nhân viên và yêu cầu họ gửi, qua email hoặc bằng văn bản, xác nhận rằng họ đã đọc, hiểu và đồng ý với các điều khoản trong chính sách của bạn. Đối với văn bản xác nhận, yêu cầu chữ ký, tiêu đề và ngày. Một email sẽ hiển thị địa chỉ trả lại của nhân viên và ngày giờ gửi.

2.

Gặp gỡ với các nhân viên liên quan đến một sự cố tiêu cực khi xảy ra. Có một nhân viên trung lập, bên thứ ba chứng kiến ​​cuộc họp nếu nó liên quan đến vấn đề nhân viên. Nghe các báo cáo về vụ việc và yêu cầu mỗi bên liên quan ghi lại phản hồi bằng văn bản cùng với chữ ký của anh ấy và ngày. Yêu cầu bất kỳ nhân chứng nào cho sự xuất hiện để đưa những gì họ thấy hoặc nghe thấy bằng văn bản và ký tên và ghi ngày tháng vào ghi chú của họ.

Nếu sự cố không liên quan đến một nhân viên, chẳng hạn như phá hoại đến cơ sở của bạn, trộm cắp hoặc trục trặc máy làm hỏng tài sản của bạn, hãy yêu cầu người điền vào báo cáo bao gồm càng nhiều chi tiết càng tốt, bao gồm cả ngày, giờ và bất kỳ sự thích hợp nào khác sự thật Nếu các nhân viên khác chứng kiến ​​sự kiện này, hãy yêu cầu họ ký và đề ngày báo cáo. Nộp báo cáo cảnh sát khi bạn tin rằng một sự cố có thể là tội phạm.

3.

Quyết định về một quá trình hành động và tham khảo ý kiến ​​một luật sư hoặc chuyên gia nhân sự để thảo luận về tính hợp pháp của phản ứng của bạn đối với một sự cố nhân sự. Gặp gỡ nhân viên và cung cấp phản hồi của bạn về sự cố bằng văn bản. Hãy để nhân viên đọc phản hồi của bạn, trong đó sẽ bao gồm bất kỳ hành động nào bạn đang thực hiện và yêu cầu anh ấy ký tên vào ngày đó. Có một nhân viên trung lập, bên thứ ba chứng kiến ​​cuộc họp.

4.

Đặt tất cả các tài liệu liên quan đến sự cố của nhân viên trong hồ sơ nhân sự của nhân viên và giữ chúng trong suốt thời gian của nhân viên với công ty và trong ít nhất một năm sau đó, trong trường hợp nhân viên kiện công ty sau khi anh ta rời khỏi công ty của bạn.

Giữ các tài liệu không có lỗi trong một tập tin riêng biệt. Thảo luận với luật sư của bạn nếu bạn nên gửi bản sao cho chủ nhà hoặc công ty bảo hiểm.