Làm thế nào để soạn thảo Biên bản hội đồng cho cuộc họp hai ngày

Biên bản họp của hội đồng cung cấp một hồ sơ pháp lý của mỗi cuộc họp. Họ xác định những người tham gia và những gì họ đã đóng góp, cũng như liệt kê các quyết định được đưa ra tại mỗi cuộc họp. Khi viết bảng biên bản cho cuộc họp hai ngày, các chi tiết của mỗi ngày có thể quan trọng, vì vậy hãy tổ chức chúng để cung cấp sự rõ ràng vào ngày nào mỗi hoạt động diễn ra.

Chương trình họp của Hội đồng

Viết chương trình nghị sự của bạn để mô tả các tâm điểm của cuộc họp mỗi ngày. Các cuộc họp của hội đồng dự kiến ​​diễn ra trong hơn một ngày thường bao gồm các chủ đề khác nhau. Ngày đầu tiên có thể trình bày kết quả của một cuộc kiểm toán với ngày thứ hai để thảo luận và quyết định. Một cuộc họp hội đồng hàng tháng bình thường có thể được theo dõi vào ngày hôm sau bằng một bài thuyết trình và thảo luận về một đề xuất mua lại hoặc kế hoạch sắp xếp lại. Chương trình họp của bạn là một tài liệu quan trọng phác thảo những gì được lên lịch cho mỗi ngày và tạo thành cơ sở của biên bản. Bạn có thể chọn sản xuất một chương trình nghị sự toàn diện có chứa lịch trình hai ngày hoặc chương trình nghị sự riêng cho mỗi ngày.

Ngày, thời gian, địa điểm và người tham dự

Biên bản chính thức ghi lại những gì xảy ra mỗi khi hội đồng quản trị họp, ghi lại ngày họp, thời gian cuộc họp được gọi để đặt hàng, địa điểm, tên của những người tham dự và bất kỳ đại biểu nào để bỏ phiếu quyết định. Vì phút là tài liệu pháp lý, các hoạt động của mỗi ngày nên được báo cáo trong một tài liệu phút riêng.

Báo cáo và kinh doanh cũ

Mỗi ngày trong cuộc họp của bạn sẽ có các báo cáo và doanh nghiệp cũ khác nhau, với ngày thứ hai phản ánh các hoạt động của ngày hôm trước. Biên bản của cuộc họp trước luôn được trình bày để phê duyệt trước các báo cáo và doanh nghiệp cũ, vì vậy biên bản của ngày đầu tiên cần được ghi chú trong biên bản ngày thứ hai của bạn khi được phê duyệt, sửa đổi hoặc từ chối. Liệt kê các báo cáo và doanh nghiệp cũ riêng biệt cho mỗi ngày, ngay cả khi chúng tiếp tục một chủ đề được giới thiệu trong cuộc họp đầu tiên. Biên bản của bạn phải là một đại diện chính xác cho những gì đã xảy ra và khi nào, ngay cả khi doanh nghiệp cũ chỉ là sự chấp thuận của biên bản của ngày hôm trước.

Kinh doanh mới, Thảo luận và Quyết định

Doanh nghiệp mới có thể là một cuộc thảo luận liên tục về một báo cáo từ ngày hôm trước hoặc một chủ đề hoàn toàn mới. Tài liệu tất cả các chủ đề, điểm thảo luận, người tham gia thảo luận, chuyển động và phiếu bầu cho mỗi ngày trên các tài liệu phút riêng biệt của bạn. Đính kèm bất kỳ tài liệu hỗ trợ nào, chẳng hạn như báo cáo và đề xuất, vào biên bản cho ngày mà chúng được giới thiệu.

Cuộc họp và tiếp tục tiếp theo

Vào cuối cuộc họp ngày đầu tiên, cần có một kiến ​​nghị để hoãn lại và lắp ráp lại vào ngày hôm sau. Ghi lại chuyển động này và bỏ phiếu vào cuối phút đầu tiên của bạn. Bắt đầu những phút mới cho ngày thứ hai, chỉ ra rằng đó là một cuộc họp chuyển giao từ ngày hôm trước. Xử lý các chuyển động đóng và bỏ phiếu theo cách tương tự như bình thường.