Làm thế nào để vẽ đường tổ chức

Hiển thị các vị trí trong một tổ chức, sơ đồ tổ chức cho thấy cấu trúc của một công ty. Các dòng trên biểu đồ kết nối các vị trí công việc, hiển thị các mối quan hệ và dòng chảy của thẩm quyền, trách nhiệm và giao tiếp. Cơ quan quản lý chảy xuống từ đầu. Trách nhiệm chảy lên. Truyền thông chảy cả hai chiều dọc theo dòng thông tin được trao đổi. Các doanh nghiệp mới tạo ra các biểu đồ tổ chức, cũng như các doanh nghiệp hiện tại phải cơ cấu lại khi họ mở rộng, hợp lý hóa hoặc phát triển. Tuy nhiên, trước khi dòng đầu tiên được rút ra, trước tiên, ban quản lý phải lên kế hoạch và tổ chức, vì cấu trúc của một công ty nên tạo điều kiện thuận lợi cho các mục tiêu chiến lược của nó.

Khái niệm cơ bản

Vẽ một sơ đồ tổ chức là đơn giản trên bề mặt của nó. Các vị trí liệt kê hình chữ nhật được sắp xếp theo hàng theo cấp quản lý. Các đường được vẽ giữa những người được kết nối trực tiếp trong mối quan hệ quyền hạn - cấp dưới. Cấu trúc dọc này cho một chuỗi lệnh. Mối quan hệ ngang hàng được tiết lộ bởi cấu trúc ngang. Nhân sự được liệt kê bên dưới những người mà họ trả lời để nhân viên phục vụ, chẳng hạn, sẽ được kết nối bằng một đường dây với người giám sát ca ở trên.

Hướng đường

Hầu hết các dòng trên biểu đồ sẽ là dọc hoặc ngang. Khi người quản lý chỉ có một cấp dưới hoặc một nhóm cấp dưới giữ cùng một vị trí, đường kết nối sẽ thẳng đứng, được vẽ giữa hình chữ nhật của người quản lý và của cấp dưới. Khi người quản lý có nhiều hơn một cấp dưới, dòng từ người quản lý di chuyển theo chiều dọc trước khi phân nhánh theo chiều ngang, với các thân thẳng đứng được đặt định kỳ trên đường ngang để chứa một số cấp dưới.

Chất lượng dây chuyền

Mối quan hệ giám sát-cấp dưới được mô tả bằng một đường thẳng vững chắc. Các đường đứt nét và chấm được sử dụng để bố trí các mối quan hệ ít đơn giản hơn. Những người trong vai trò tư vấn - ví dụ, một nhóm pháp lý - có thể được kết nối bằng một đường gãy với những người mà họ khuyên. Một nhân viên đôi khi được cho một bộ phận khác mượn có thể được kết nối với nó trên biểu đồ bằng một đường đứt nét. Những người có thẩm quyền chức năng - giả sử, một người quản lý tài chính có thẩm quyền đối với người đứng đầu bộ phận chỉ về mặt thủ tục chi phí - có thể được kết nối với những người đứng đầu bằng một đường chấm chấm.

Cơ quan

Để bắt đầu một biểu đồ, ban lãnh đạo xem xét kế hoạch chiến lược, tầm nhìn và sứ mệnh của công ty, sau đó liệt kê các loại công việc cần thiết để hiện thực hóa các mục tiêu. Công việc được phân loại và nhóm lại. Các phòng ban và toàn bộ các bộ phận sau đó phải được tạo ra để chứa các nhóm này. Theo truyền thống nhất, các bộ phận này dựa trên chính các công việc thực tế: tiếp thị, tài chính, nhân lực, v.v. Các bộ phận cũng có thể dựa trên các dòng sản phẩm, tập trung vào phân khúc khách hàng hoặc địa lý. Ví dụ, một cách tiếp cận địa lý sẽ hiển thị một nhóm các nhà quản lý dựa trên vị trí - có thể là người đứng đầu các bộ phận châu Á, châu Âu và Canada - tất cả đều có thể trả lời cho cơ quan trung ương.

Công cụ

Trong các giai đoạn tổ chức sau này, thẻ chỉ mục có thể được sử dụng để bắt đầu đặt các vị trí trên bàn hoặc bảng thông báo. Giấy vẽ đồ thị cũng có thể giúp với khoảng cách và cấu trúc ngang. Mẫu có sẵn trong các chương trình xử lý văn bản phổ biến, làm cho quá trình bố trí dễ dàng hơn, một khi các mối quan hệ đã được tìm ra. Phần mềm dành riêng để tạo sơ đồ và biểu đồ tổ chức cũng có sẵn.

Bài ViếT Phổ BiếN