Cách tạo điều kiện cho SWOT

SWOT - từ viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa - là một trong những công cụ quan trọng nhất mà công ty có thể sử dụng để xác định những ảnh hưởng bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến tổ chức. Kết quả sau đó được sử dụng trong các hành động hoạch định chiến lược và như một hướng dẫn để đưa ra quyết định kinh doanh tốt. Hiểu cả các nguyên tắc cơ bản của việc tạo thuận lợi và cách chúng liên quan đến SWOT là điều cần thiết để tạo điều kiện thành công cho một cuộc họp SWOT.

Vai trò và trách nhiệm

Vai trò của người hỗ trợ SWOT là lãnh đạo thay vì quản lý một nhóm. Người hỗ trợ SWOT nên có kỹ năng lắng nghe, giao tiếp và xử lý nhóm tốt. Mặc dù người điều phối SWOT chịu trách nhiệm đảm bảo mọi người tuân theo các quy tắc, nhưng chính đội ngũ chứ không phải là người điều phối quyết định các quy tắc sẽ là gì. Trung tâm trách nhiệm tập trung vào lãnh đạo xung quanh việc tạo ra một bầu không khí trong đó tất cả các thành viên trong nhóm cảm thấy thoải mái và tự do tham gia vào giao tiếp cởi mở, trung thực và tiếp tục thảo luận.

Kế hoạch

Tạo điều kiện SWOT bắt đầu trước cuộc họp ban đầu. Trong giai đoạn lập kế hoạch, một người điều phối đã chia một nhóm lớn thành các nhóm nhỏ hơn từ 3 đến 10 thành viên, tạo ra một quy trình thu thập và tổ chức các sản phẩm làm việc nhóm nhỏ và quyết định cách cấu trúc và trình bày kết quả của phiên động não. Các tùy chọn quy trình có thể bao gồm cho phép mỗi nhóm trình bày kết quả của họ theo tổng số, theo thứ tự từ viết tắt SWOT hoặc theo thứ tự ưu tiên. Các tùy chọn cấu trúc và trình bày bao gồm hiển thị kết quả trong biểu đồ phân tách và liệt kê điểm mạnh và điểm yếu (cả yếu tố bên trong) ở một bên và cơ hội và mối đe dọa (cả yếu tố bên ngoài) ở bên kia. Một lựa chọn khác là liệt kê kết quả theo liệu chúng là dương hay âm.

Giới thiệu

Người hướng dẫn có vai trò tích cực hơn trong buổi khai mạc và một lần nữa trong giai đoạn báo cáo cuối cùng của cuộc họp. Trình bày các câu hỏi mở tạo tiền đề cho thảo luận và khuyến khích giao tiếp chu đáo, cởi mở là rất quan trọng. Một vòng giới thiệu mang đến cho mọi người cơ hội đầu tiên để nói chuyện, nhận đầu vào từ nhóm để đặt ra các quy tắc cơ bản cho cuộc thảo luận và một câu hỏi khởi đầu như là công ty của chúng ta hôm nay ở đâu và chúng ta có thể đi đâu từ đây? giải thích về ý định và mục đích của SWOT.

Theo dõi và đánh giá

Người điều phối SWOT lùi một bước trong giai đoạn động não của cuộc họp SWOT. Mục tiêu chính trong giai đoạn này là cho phép các nhóm làm việc độc lập nhưng để theo dõi các cuộc thảo luận và tiến về phía trước. Mục đích của phiên động não SWOT là xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa bên trong và bên ngoài, không thảo luận hoặc cung cấp giải pháp. Các kỹ năng xử lý nhóm cho phép người hướng dẫn nhanh chóng đánh giá - và can thiệp khi cần thiết - bao gồm khả năng đánh giá mức độ tham gia, theo dõi phong cách giao tiếp và đảm bảo nhóm tiến lên phía trước

Bài báo cáo

Khi SWOT gần kết luận, người điều phối có thể liên quan đến nhóm trong giai đoạn báo cáo với các câu hỏi kết nối chéo. Ví dụ: hỏi người tham gia, làm thế nào mà thiếu chuyên môn tiếp thị - một điểm yếu - chơi với một đối thủ cạnh tranh trực tiếp vừa mở cửa kinh doanh - một mối đe dọa? Có thể dẫn đến các điểm bổ sung trong danh sách sẽ được trình bày cho ban quản lý .