Cách xử lý kỷ luật nhân viên của bạn

Là người quản lý, bạn có trách nhiệm tạo hoặc lấy các bản sao của sổ tay thủ tục và chính sách kỷ luật hiện hành, đưa cho mỗi nhân viên một bản sao và nhận một xác nhận đã ký mà mỗi nhân viên đã đọc và hiểu các tiêu chuẩn. Trách nhiệm của nhân viên là tuân thủ các chính sách hoặc đối mặt với hậu quả. Khi xử lý kỷ luật nhân viên của bạn, bạn phải tuân theo các quy trình được nêu trong sổ tay để bạn sẽ thể hiện sự đối xử công bằng và nhất quán đối với tất cả nhân viên và bảo vệ chính bạn và công ty khỏi hành động pháp lý.

1.

Giám sát hành động của nhân viên của bạn để đảm bảo rằng họ đang tuân thủ chính sách kỷ luật. Cung cấp cho nhân viên một lời nhắc nhở chắc chắn nhưng lịch sự như một phản ứng đối với một vi phạm nhỏ đầu tiên. Chẳng hạn, nếu bạn nhận thấy một nhân viên thực hiện các cuộc gọi cá nhân ngoài giờ giải lao của mình, hãy kín đáo nhắc nhở anh ấy thực hiện các cuộc gọi cá nhân trong giờ nghỉ hoặc trước hoặc sau khi làm việc. Ghi lại cảnh báo bằng lời nói của bạn trong tệp của nhân viên, cùng với thời gian và ngày.

2.

Yêu cầu nhân viên gặp bạn trong văn phòng của bạn, hoặc trong một môi trường riêng tư khác, nếu bạn chứng kiến ​​cô ấy lặp lại hành vi đó. Giải thích với cô ấy rằng bạn nhắc cô ấy đừng gọi điện cá nhân trong giờ làm việc và cho cô ấy ví dụ về thời gian thích hợp để thực hiện cuộc gọi cá nhân. Viết mô tả về vụ việc và đề cập đến cảnh báo bằng lời nói trước đó. Viết ngày, giờ và tên nhân viên hiện tại lên giấy. Ký tên và ghi ngày vào giấy. Yêu cầu nhân viên đọc nó và ký tên và ghi ngày tháng như một sự thừa nhận về cuộc họp của bạn. Khuyên cô ấy rằng bạn đang đặt tài liệu trong hồ sơ nhân viên của cô ấy.

3.

Nhắc nhở nhân viên về hậu quả nếu anh ta lặp lại hành vi, ví dụ, bạn sẽ phải đưa cho anh ta một cảnh báo cuối cùng sẽ đặt anh ta dưới tình trạng thử việc, điều đó có nghĩa là mất việc.

4.

Đưa cho nhân viên cảnh báo cuối cùng nếu bạn chứng kiến ​​lại hành vi đó. Hãy chắc chắn rằng cô ấy hiểu rằng cô ấy đang bị quản chế và công việc của cô ấy đang gặp nguy hiểm, nếu đó là một phần của chính sách và thủ tục kỷ luật nơi làm việc. Ví dụ, nói với cô ấy rằng nếu bạn chứng kiến ​​cô ấy thực hiện các cuộc gọi cá nhân trong thời gian làm việc một lần nữa trong thời gian thử việc, bạn sẽ chấm dứt cô ấy. Ghi lại sự việc, ký tên và ghi ngày vào giấy, và yêu cầu nhân viên ký tên và đề ngày. Nộp giấy trong tập tin nhân viên của cô.

5.

Kiểm tra với bộ phận Nhân sự để xác minh rằng bạn đã đáp ứng tất cả các yêu cầu - chẳng hạn như làm theo quy trình thích hợp để quản lý kỷ luật và duy trì tài liệu - trước khi thông báo chấm dứt cho nhân viên.

Lời khuyên

• Luôn hỏi nhân viên nếu anh ta hiểu hậu quả của hành động của anh ta và những gì bạn mong đợi ở anh ta trong tương lai; điều quan trọng là làm sáng tỏ bất kỳ sự nhầm lẫn nào anh ta có thể có.
• Đặt một lượng thời gian cụ thể cho thời gian thử việc, chẳng hạn như 30 ngày.
• Một số công ty cung cấp Chương trình hỗ trợ nhân viên (EAP) thông qua đó nhân viên có thể được tư vấn để giúp đỡ với hành vi của họ. Nếu nó phù hợp, hãy giới thiệu nhà tuyển dụng đến EAP.
• Cung cấp huấn luyện hoặc hướng dẫn cho các nhân viên đang vật lộn với hiệu suất công việc trước khi đưa ra cảnh báo hoặc có hành động chính thức. Điều quan trọng là cung cấp cho nhân viên cơ hội để thành công.

Cảnh báo

• Đảm bảo ghi lại tất cả các tương tác và các biện pháp kỷ luật bằng văn bản và nộp chúng trong hồ sơ của nhân viên. Đừng dựa vào trí nhớ của bạn, hoặc nó có thể biến thành tình huống từ của bạn chống lại lời nói của nhân viên. Tài liệu bằng văn bản là điều duy nhất được tòa án chấp nhận làm bằng chứng khi có khó khăn pháp lý phát sinh.