Cách cập nhật Sổ tay Chính sách

Sổ tay chính sách của công ty là bản kế hoạch chi tiết cho các hoạt động nội bộ. Đó là một hướng dẫn bằng văn bản về cách công ty tương tác với nhân viên và điều hành hoạt động kinh doanh của mình. Các chính sách bao gồm tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp mong đợi từ nhân viên, chẳng hạn như tham dự, quy tắc an toàn, tuân thủ pháp luật với luật lao động, quản lý cơ sở và quy định trang phục. Chính sách là hướng dẫn xác định quy tắc và quy trình của công ty và hậu quả của việc không tuân theo chúng. Hướng dẫn chính sách nên được xem xét và cập nhật thường xuyên khi cần thiết.

Ai chịu trách nhiệm

Quản lý cấp trên phải được biết về các thay đổi đối với chính sách và thủ tục và ủy quyền cho họ, nhưng ở nhiều công ty, nhân viên nhân sự có trách nhiệm xem xét các chính sách và cập nhật chúng. Nếu không có bộ phận nhân sự, các nhà quản lý cấp cao có thể chịu trách nhiệm cập nhật các chính sách. Các chính sách phải hiện hành với luật pháp và quy định có liên quan, và đó là một ý tưởng tốt để được luật sư xem xét định kỳ.

Khi nào cần xem lại

Do những thay đổi liên tục về luật liên quan đến việc làm, ngành công nghiệp và kinh doanh, nên hướng dẫn chính sách nên được cập nhật thường xuyên. Họ nên được xem xét chống lại pháp luật hàng quý hoặc hàng năm, hoặc kết hợp với kiểm toán kế toán. Đăng ký một nguồn nhân lực hoặc dịch vụ thông tin lập pháp kinh doanh giúp được thông báo về những thay đổi lập pháp có thể ảnh hưởng đến chính sách của công ty bạn.

Đánh giá gì

Xem xét các chính sách để áp dụng cho khán giả. Ví dụ: chính sách về hồ sơ chấm công liên quan đến bảng chấm công thủ công do người giám sát thu thập đã lỗi thời và nhắm vào đối tượng sai nếu người quản lý CNTT của công ty bạn triển khai hệ thống chấm công điện tử tự động. Xem lại tất cả các bước trong chính sách để đảm bảo không có gì bị bỏ sót hoặc bỏ qua. Ví dụ: nếu chính sách an toàn của công ty yêu cầu lưu trữ dây mở rộng ngay sau khi sử dụng, các bước để sử dụng dây kéo dài được ủy quyền không được bỏ qua bước về cuộn dây và lưu trữ trong tủ tiện ích. Ngoài việc xem xét để tuân thủ pháp luật và các quy định, xem xét các chính sách cho các quy trình và thủ tục hiện hành cũng như các sản phẩm và dịch vụ hiện tại.

Cách cập nhật

Hướng dẫn chính sách là bản sao giấy của các chính sách bằng văn bản được lưu trữ cùng nhau trong một cuốn sổ, với một bản sao chính ở định dạng xử lý văn bản. Các bản gốc được giữ nguyên và các bản cập nhật tiếp theo được phân loại với một số loại hệ thống đánh số cập nhật để các thay đổi được theo dõi và ghi ngày, và phiên bản mới nhất được ghi chú và dễ nhìn thấy. Các cập nhật được ủy quyền được thực hiện cho bản sao điện tử, được in ra, được đặt trong chất kết dính chính và được phân phối cho tất cả những người liên quan để họ được thông báo về sự thay đổi chính sách. Một xác nhận đã ký xác nhận đã nhận được chính sách cập nhật thường được yêu cầu.