Cách sử dụng Microsoft Excel trong báo cáo sản xuất

Microsoft Excel là một chương trình phần mềm bảng tính đơn giản nhưng mạnh mẽ cho phép các doanh nghiệp nhỏ dự án, theo dõi và xem xét thông tin, bao gồm cả dữ liệu sản xuất. Excel cho phép bạn tạo các báo cáo tùy chỉnh để theo dõi thông tin cụ thể theo nhu cầu của bạn. Với Excel, bạn có thể nhập văn bản và số, sau đó chèn các công thức cộng, trừ, nhân hoặc chia cột để cung cấp cho bạn nhiều thông tin để giúp bạn lập kế hoạch hoặc điều chỉnh quy trình sản xuất của mình.

Excel

Microsoft Excel là một phần của bộ sản phẩm Microsoft Office và có thể đã được cài đặt trên ổ cứng của bạn. Nếu bạn sử dụng xử lý văn bản PowerPoint hoặc Microsoft Word, có khả năng bạn có Excel trên máy tính của mình. Kiểm tra thư mục ứng dụng của bạn hoặc tìm kiếm chương trình máy tính của bạn. Nó đi kèm với một hướng dẫn và chức năng trợ giúp để trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có khi bạn xây dựng các báo cáo sản xuất của mình.

Chọn dữ liệu của bạn

Xác định dữ liệu nào bạn muốn đưa vào bảng tính Excel của mình. Bạn có thể muốn tạo báo cáo về thời gian sản xuất, chi phí cho mỗi đơn vị, năng suất thay đổi, phương sai dự báo hoặc bất kỳ kết hợp nào trong số này. Ví dụ: bạn có thể muốn so sánh đơn vị chi phí và năng suất của các ca khác nhau. Quyết định nếu bạn muốn biết số nguyên, trung bình, dự đoán hoặc kết hợp của những số này.

Bắt đầu bảng tính của bạn

Tạo các danh mục cho bảng tính của bạn hoạt động trên đầu trang hoặc xuống phía bên trái. Ví dụ, ở phía bên trái của tờ, nhập các danh mục mà bạn sẽ cung cấp thông tin, chẳng hạn như vật liệu được sử dụng, số lượng công nhân, ca, thời gian chết, chi phí sửa chữa, sử dụng điện và các đơn vị sản xuất. Trên đầu trang, tạo các cột theo giờ, ngày, tháng, quý hoặc ca, tùy thuộc vào thông tin bạn muốn theo dõi. Điều này sẽ cho phép bạn xem có bao nhiêu đơn vị được sản xuất mỗi ngày hoặc ca, mức sử dụng điện của bạn là bao nhiêu mỗi tháng hoặc quý hoặc bao nhiêu đơn vị bạn sản xuất hàng tháng hoặc hàng năm.

Tạo cột dữ liệu

Ngoài các danh mục của bạn và các số hàng giờ hoặc hàng tháng họ hiển thị cho bạn, bạn sẽ muốn biết các tổng, trung bình và dự đoán khác. Đối với tổng số hàng năm, hãy tạo cột "Tổng hàng năm" ở cuối các hàng số của bạn. Ví dụ: nếu bạn đã liệt kê các danh mục của mình xuống phía bên trái của trang và đang theo dõi các số theo tháng, hãy đặt cột "Tổng số hàng năm" ở bên phải cột "Tháng 12" của bạn. Nếu hàng đầu tiên của bạn là hàng 3 và được gọi là "Đơn vị sản xuất" và "Tháng 1" bắt đầu trong cột B, cuối hàng này sẽ là trường M3. Trong trường "Tổng hàng năm" của bạn, sẽ là trường N3, enter = sum (b3: m3). Điều này sẽ cung cấp cho bạn tổng số đơn vị sản xuất trong năm. Để xác định số trung bình hàng tháng, hãy tạo một cột ở bên phải cột "Tổng hàng năm" của bạn được gọi là "Trung bình hàng tháng". Đặt = tổng (n3 / 12) trong trường O3. Điều này sẽ chia số "Tổng hàng năm" của bạn cho 12 và cung cấp cho bạn số trung bình hàng tháng của bạn.

Tạo mức trung bình và dự đoán đang chạy

Để theo dõi trung bình hàng giờ, hàng tuần hoặc hàng tháng theo thời gian thực, hãy tạo cột "Trung bình đang chạy". Để tạo số này để theo dõi hàng tháng, hãy chia cột "Tổng hàng năm" của bạn mỗi tháng cho số tháng đã qua. Ví dụ: để xem có bao nhiêu đơn vị bạn đang sản xuất, trung bình, sau ba tháng, đặt = tổng (n3 / 3) trong cột "Trung bình đang chạy" của bạn trong trường P3. Điều này sẽ chia tổng số đơn vị sản xuất của bạn sau ba tháng cho ba. Cập nhật số này mỗi tháng. Để dự kiến ​​sản lượng trung bình hàng tháng của bạn trong năm, hãy tạo cột "Dự kiến ​​hàng tháng". Nhân cột "Trung bình đang chạy" của bạn với 12. Place = sum (p3 * 12) vào trường Q3. Sử dụng các công thức này theo chiều dài của bảng tính của bạn, thay đổi số trong từng trường để khớp với số hàng.

Theo dõi kết quả

Nhập dữ liệu của bạn vào các trường của bạn sau mỗi ca, tuần hoặc tháng bạn đang theo dõi. Cập nhật khung thời gian trong các cột trung bình và dự báo đang chạy của bạn sau mỗi lần cập nhật khoảng thời gian. Ghép các số này với các dự đoán đầu năm của bạn và điều chỉnh các dự đoán ban đầu hoặc quy trình sản xuất của bạn, tùy thuộc vào việc bạn tin là cần thiết để đáp ứng mục tiêu của mình.