Cách sử dụng công nghệ để cải thiện doanh nghiệp của bạn

Các doanh nghiệp nhỏ có thể hưởng lợi rất nhiều từ ứng dụng công nghệ khôn ngoan, nhưng quá trình thiết lập mục tiêu, mua phần cứng và phần mềm và thực hiện nó như một phần trong quy trình làm việc của bạn có thể là một mỏ khai thác. Tập trung vào các lợi ích hữu hình của công nghệ thay vì các loại đai ốc và bu lông, và không tiết kiệm điểm mấu chốt khi nó có thể mang lại lợi ích thực sự.

1.

Tìm kiếm một danh sách các cải tiến quy trình kinh doanh mà bạn có thể nhận ra từ việc triển khai công nghệ. Danh sách của bạn nên bao gồm ba loại: những cải tiến mà bạn biết là có thể và đó là những yêu cầu cốt lõi cho chi phí của bạn; một danh sách mong muốn của những thứ bạn muốn có, nhưng đó có thể là những nỗ lực phát triển trong tương lai; và một danh sách những điều sẽ thay đổi cách bạn kinh doanh, nhưng điều đó có thể không thể. Ba mục tiêu này cung cấp cho bạn mục tiêu thực hiện hiện tại, cũng như mục tiêu phát triển trong tương lai - và có thể mục tiêu chuyển đổi của bạn có thể dễ dàng đạt được hơn bạn mong đợi.

2.

Xác định xem bạn có ý định phát triển các công nghệ này bằng cách sử dụng các nguồn lực trong nhà hay thông qua các tư vấn bên ngoài. Gần như mọi công nghệ quy trình công việc chính đòi hỏi sự tùy biến, quy trình thực hiện và đào tạo sâu rộng. Các doanh nghiệp nhỏ đôi khi có thể có được bằng cách sử dụng giá rẻ các nhân viên thành thạo về công nghệ - nhưng những sai lầm khi bắt đầu quá trình có thể tăng chi phí sau này khi bạn chuyển sang hỗ trợ bên ngoài chuyên nghiệp.

3.

Tránh chỉ định các công nghệ cụ thể nếu bạn không có chuyên môn kỹ thuật để đánh giá chúng đúng cách. Mục đích của quy trình quản lý ở giai đoạn này là xác định mục tiêu và ràng buộc ngân sách; các nhà quản lý phi kỹ thuật, những người kết hợp với các công nghệ cụ thể quá sớm có thể bỏ lỡ khoản tiết kiệm chi phí đáng kể và chọn một công nghệ không phù hợp nhất cho công việc.

4.

Lưu hành yêu cầu của bạn cho các đề xuất giữa các chuyên gia tư vấn và người thực hiện bên ngoài, hoặc thiết lập một quy trình nội bộ để thực hiện tương tự giữa các nhân viên của bạn nếu bạn đang giữ công việc trong nhà. Việc triển khai công nghệ lớn sẽ không thành công nếu chúng được thêm vào khối lượng công việc hiện có của một nhân viên. Việc triển khai công nghệ đúng cách có thể không chỉ là một công việc toàn thời gian trong chính họ. Nhân viên chuyển sang thực hiện công nghệ nên có nhiệm vụ hiện tại của họ chuyển sang các nguồn nhân viên khác.

5.

Đàm phán khung thời gian, ngân sách và điểm chuẩn thực hiện với các nguồn nhân viên bên ngoài hoặc nội bộ của bạn. Nếu bạn đang làm việc với một nhà tư vấn bên ngoài, hợp đồng của bạn nên bao gồm các biện pháp bảo vệ chống lại việc chạy quá ngân sách và vượt tiến độ. Tương tự như vậy, chuyên gia tư vấn sẽ bảo vệ công ty riêng của mình bằng cách đặt ra các điều khoản cụ thể của công việc sẽ được hoàn thành và tính phí cho bạn thêm nếu bạn thay đổi chúng trong quá trình hợp đồng.

6.

Xây dựng thời gian biểu thực hiện, bao gồm các bước sau: triển khai thử nghiệm để xem xét công việc; đào tạo, nếu cần thiết; giai đoạn chuyển đổi từ quy trình công việc hiện tại sang công nghệ mới; và triển khai sản xuất công nghệ hoàn thành. Giai đoạn cuối này thường được theo sau bởi một quy trình lặp, trong đó các cải tiến về công nghệ được thu thập từ các nhân viên có kinh nghiệm trực tiếp làm việc với nó. Khi ngân sách và thời gian cho phép, hãy áp dụng một chu kỳ nâng cấp mới cho công nghệ của bạn để đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa nó.

tiền boa

• Lỗi phổ biến nhất của các doanh nghiệp nhỏ là bỏ qua ngân sách cho cải tiến công nghệ. Nếu công ty của bạn có 20 nhân viên và mỗi người tiết kiệm 30 phút mỗi tuần từ khi thực hiện, đó là chi phí nhân viên giảm 500 giờ mỗi năm. Tùy thuộc vào mức lương trung bình mỗi giờ của nhân viên của bạn, việc hạn chế ngân sách cho công nghệ đó ở mức 1.000 đô la trở xuống là rất đáng chú ý.