Làm thế nào để viết một email yêu cầu có sẵn

Email là một hình thức giao tiếp kinh doanh được chấp nhận và bạn có thể sử dụng phương pháp này để yêu cầu sự sẵn có cho một cuộc họp. Khi liên hệ với người mà bạn chưa gặp và có ít kiến thức về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình, bạn cần truyền đạt thông tin chính xác nhất có thể. Hãy nhớ rằng nhiều giám đốc điều hành truy cập email qua điện thoại thông minh và máy tính bảng và không có thời gian để đọc các tin nhắn dài. Email của bạn cần phải được chú trọng, sử dụng ngôn ngữ lịch sự, phù hợp.

Địa chỉ email cá nhân và nêu mục đích của nó khi bắt đầu càng ngắn càng tốt. Rất ít người kinh doanh có thời gian để đọc qua một vài đoạn cố gắng hiểu những gì bạn đang yêu cầu. Mở email với một câu cho người đọc biết bạn đang viết để sắp xếp một cuộc hẹn một cách thuận tiện.

Thực hiện theo các tuyên bố mục đích với lý do của bạn để yêu cầu cuộc họp. Nói ngắn gọn với người nhận bạn là ai và lý do tại sao bạn cần gặp anh ấy. Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và các câu ngắn, chẳng hạn như Công ty của tôi hoạt động trong khu vực của bạn và tôi có một dịch vụ có thể mang lại lợi ích cho bạn.

Đề xuất một vài ngày và thời gian tiềm năng cho cuộc họp, với yêu cầu cho các lựa chọn thay thế nếu không có ngày nào phù hợp. Điều đó sẽ loại bỏ trách nhiệm thiết lập cuộc họp từ người nhận, giúp anh ta dễ dàng trả lời hơn. Nếu bạn yêu cầu anh ta cung cấp chi tiết về sự sẵn có của anh ta, bạn đang yêu cầu anh ta làm nhiều việc hơn bạn.

Nêu rõ địa điểm cho cuộc họp và lý do của bạn để chọn nó. Đối với một cuộc họp ban đầu, nó được chấp nhận thực hành cho người đưa ra yêu cầu trở thành người đi đến cuộc họp. Điều này sẽ không áp dụng, tuy nhiên, nếu người nhận phải đến doanh nghiệp của bạn để cô ấy có thể thấy các cơ sở và sản phẩm của bạn. Trong trường hợp đó, email của bạn nên giải thích điều này.

Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, văn minh trong email yêu cầu phòng trống và kiểm tra xem chính tả và ngữ pháp của bạn có đúng không. Một khách hàng tiềm năng hoặc một cộng tác viên kinh doanh có thể bị trì hoãn bởi một thông điệp thể hiện khả năng nắm bắt ngôn ngữ kém. Đề cập ngắn gọn những lợi ích tiềm năng cho người nhận từ một hiệp hội với doanh nghiệp của bạn.

Đính kèm thông tin về công ty và sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn vào email để người nhận có thể truy cập chúng dễ dàng. Cung cấp liên kết đến trang web của công ty bạn và các bài báo về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có thể giúp người nhận hiểu về lý do yêu cầu một cuộc họp. Giữ kích thước của email dưới hai megabyte và đảm bảo rằng các tệp đính kèm không chứa vi-rút máy tính.

Theo dõi yêu cầu email sau một tuần, nếu người nhận chưa phản hồi. Trong email thứ hai của bạn, yêu cầu xác nhận rằng anh ấy đã nhận được email đầu tiên và nhắc lại yêu cầu của bạn cho một cuộc họp. Nói rằng bạn sẽ liên lạc với người nhận qua điện thoại vào một ngày cụ thể để nhận được phản hồi của anh ấy nếu bạn chưa nhận được và lên lịch cuộc gọi để đảm bảo rằng bạn theo dõi.