Cách viết email cho nhân viên của bạn

Những tiến bộ công nghệ đã có tác động sâu sắc đến cách các doanh nghiệp nhỏ tiến hành hoạt động và giao tiếp với nhân viên. Một tiến bộ như vậy, email, cung cấp một phương tiện liên lạc nhanh chóng và rẻ tiền cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Email cho phép liên lạc hàng loạt giữa tất cả nhân viên và giao tiếp được nhắm mục tiêu nhắm vào các nhân viên cụ thể. Khi sử dụng email để liên lạc với nhân viên, người quản lý và giám sát viên cần tính đến một số yếu tố.

1.

Viết một dòng chủ đề thu hút sự chú ý chỉ định lý do chính xác cho email. Chẳng hạn, khi gửi thông điệp email về một cuộc họp sắp tới, hãy đặt loại cuộc họp cụ thể trong dòng chủ đề, chẳng hạn như cuộc họp nhóm hoặc cuộc họp tiếp thị. Điều này có thể giúp người nhận ưu tiên liên lạc qua email. Chọn một tin nhắn dòng chủ đề chính xác và chi tiết cũng sẽ giúp người nhận dễ dàng tìm thấy tin nhắn hơn khi xem qua email vào một ngày sau đó.

2.

Gửi một email riêng cho mỗi chủ đề bạn muốn giải quyết. Điều này sẽ cho phép bạn giữ từng email trực tiếp và đến điểm. Giới hạn mỗi email trong một chủ đề cũng sẽ cho phép người nhận tập trung vào thư trong tay và cho phép họ gửi email trong một thư mục điện tử được chỉ định cho từng vấn đề, như các cuộc họp, yêu cầu và cập nhật chính sách.

3.

Tránh xa các từ ưa thích và các thuật ngữ kỹ thuật để giúp giữ cho giao tiếp đơn giản và ngắn gọn. Không sử dụng thuật ngữ hoặc mô tả phức tạp khi một cách tiếp cận đơn giản sẽ phục vụ cùng một mục đích.

4.

Thực hiện theo các quy tắc cơ bản của phép lịch sự chuyên nghiệp khi bạn gửi email cho nhân viên. Địa chỉ người nhận một cách chuyên nghiệp và đóng từng email với một lời cảm ơn hoặc đóng thích hợp khác. Sử dụng kiểm tra chính tả và đọc lại email cho chính xác trước khi bạn nhấn gửi.

5.

Yêu cầu trả lời từ người nhận, nếu cần thiết. Cung cấp chi tiết liên quan đến loại theo dõi bạn cần, cách bạn mong muốn nhận được và khi nào bạn cần phản hồi.