Cách viết Chính sách thu tiền cho văn phòng y tế

Gửi hóa đơn bệnh nhân xuất sắc cho các cơ quan thu thập chi phí thời gian và tiền bạc quý giá của bạn. Trước khi bạn đi trên con đường đó, tốt nhất là thu nợ trong nhà. Điều này đạt được tốt nhất bằng cách tạo ra các chính sách cho nhân viên của bạn và bệnh nhân của bạn tuân theo trước khi bạn mở thực hành. Nếu bạn không có hướng dẫn thu thập bằng văn bản, hãy tạo các chính sách hiệu quả để giảm tổn thất và xây dựng quy trình thanh toán suôn sẻ vào thực tiễn của bạn.

Tạo kế hoạch thu các khoản đồng thanh toán

Một trong những cách dễ nhất để thu tiền đồng thanh toán là yêu cầu thanh toán đầy đủ khi bệnh nhân đăng nhập vào mỗi cuộc hẹn. Theo Hiệp hội Y khoa Hoa Kỳ, xu hướng bảo hiểm y tế đang ngày càng có nhiều trách nhiệm thanh toán cho bệnh nhân và các bác sĩ phải lưu tâm đến những thay đổi trong phạm vi bảo hiểm khi chúng xảy ra. Trong chính sách, nhân viên lễ tân trực tiếp sẽ xem xét thẻ ID bảo hiểm hiện tại của từng bệnh nhân để đảm bảo thu được khoản đồng thanh toán phù hợp. Đăng một dấu hiệu tại quầy lễ tân rằng các khoản đồng thanh toán đến hạn tại thời điểm nhận phòng.

Nhấn mạnh vào Coders được đào tạo tốt

Chính sách bộ sưu tập của bạn nên bao gồm các hướng dẫn rõ ràng cho người quản lý văn phòng của bạn để kiểm tra thông tin đăng nhập của nhân viên thanh toán y tế, người chỉ định mã cho các yêu cầu bảo hiểm trước khi chúng được gửi đi. Bạn có thể bị mất tiền và nhận các khoản bồi hoàn bảo hiểm không chính xác và không đủ vì mã hóa không chính xác. Bao gồm lịch trình đào tạo bắt buộc, được chỉ định cho nhân viên thanh toán của bạn thông qua các hiệp hội y tế, công ty bảo hiểm và các nguồn đào tạo có sẵn khác. Huấn luyện tất cả nhân viên thanh toán về các quy trình kháng cáo bảo hiểm khác nhau và cách nộp đơn kháng cáo chính xác.

Quyết định hình thức thanh toán bạn sẽ chấp nhận

Một văn phòng y tế hiệu quả thiết lập kế hoạch với các nhà cung cấp thẻ tín dụng để chấp nhận thanh toán bằng thẻ ghi nợ và thẻ tín dụng trong văn phòng. Cho dù bạn nhận thẻ khi nhận phòng để đồng thanh toán hoặc dựa vào thanh toán qua điện thoại khi bạn thực hiện các cuộc gọi thu tiền theo dõi cho các chi phí chưa được thanh toán, việc có thể chấp nhận tất cả các loại thẻ tín dụng sẽ hợp lý hóa các bộ sưu tập của bạn. Đồng thời, tạo các quy trình để chấp nhận séc bao gồm kiểm tra nhận dạng. Kết hợp một số thực tiễn được cung cấp bởi Ủy ban Thương mại Liên bang để nhận thấy các lá cờ đỏ để phát hiện gian lận hoặc trộm danh tính. Điều đó có thể bao gồm các thẻ nhận dạng đáng ngờ trông thay đổi, số điện thoại và địa chỉ không hợp lệ và khi một người không khớp với mô tả trên ID được trình bày.

Xây dựng kế hoạch cắt giảm bệnh nhân

Cho dù bạn thấy bệnh nhân không có bảo hiểm thanh toán bằng tiền mặt hoặc cho phép bệnh nhân có khoản đồng thanh toán cao mang số dư, bạn cần đưa ra các chính sách chỉ đạo nhân viên cắt giảm mọi người khỏi dịch vụ khi họ phải chịu số dư không chấp nhận được. Đặt giới hạn, chẳng hạn như $ 100 hoặc $ 250. Khi một bệnh nhân nợ bạn nhiều hay nhiều, hãy từ chối gặp họ cho đến khi số dư đó được trả hết. Đánh vần trong chính sách số tiền bạn sẽ tính cho các khoản thanh toán trễ, các cuộc hẹn bị bỏ lỡ và các khoản phí bạn phải chịu nếu tài khoản được chuyển cho một công ty thu nợ.

Chọn công ty sưu tập

Cuối cùng, sẽ có lúc bạn cần phải nhờ đến một công ty thu gom. Đặt thời hạn trong chính sách thu thập của bạn xác định thời điểm bạn sẽ chuyển tài khoản cho một cơ quan bên ngoài để nhân viên của bạn không phải đưa ra quyết định riêng lẻ. Tùy chọn nghiên cứu trong các cơ quan thu thập và chọn một sau khi phỏng vấn cẩn thận. Tìm hiểu xem cơ quan có kinh nghiệm trong các bộ sưu tập chăm sóc sức khỏe và luật riêng tư hay không, bao nhiêu phần trăm tính phí cho các bộ sưu tập, loại thông tin nào họ yêu cầu từ bạn và những dịch vụ nào khác có thể cung cấp cho bạn. Kiểm tra ít nhất hai tài liệu tham khảo trước khi quyết định bạn sẽ sử dụng cơ quan nào khi bạn cần.