Các loại bằng chứng khi IRS đang kiểm toán chi phí kinh doanh của nhân viên

Dịch vụ doanh thu nội bộ kiểm tra các tờ khai thuế cho các bất thường và được trao quyền để kiểm toán bất kỳ khoản hoàn trả hoặc tài liệu hỗ trợ nào. Một trong những khoản khấu trừ mà IRS rất chú ý là chi phí kinh doanh của nhân viên. IRS đặt gánh nặng chứng minh rằng chi phí kinh doanh của nhân viên là hợp pháp đối với người khai thuế, vì vậy bạn nên duy trì hồ sơ tốt về chi phí của mình để tránh bị phạt IRS. Loại hồ sơ mà IRS chấp nhận bao gồm biên lai, nhật ký số dặm và séc bị hủy.

Bằng chứng mua hàng

IRS khuyến nghị các hồ sơ của tất cả các giao dịch mua liên quan đến kinh doanh, như đối với vật tư và thiết bị văn phòng, nên được lưu giữ. Các hóa đơn này có thể ở dạng phiếu tính phí thẻ tín dụng, séc bị hủy và biên lai thanh toán. Các tài liệu này phải hiển thị ngày mua, số lượng mua và có mô tả về mặt hàng đã mua.

Bằng chứng chi phí

Các loại chi phí khác liên quan đến kinh doanh có thể được khấu trừ có thể bao gồm phí điện thoại đường dài, phí cầu đường và phí đỗ xe, hóa đơn tiện ích, giải trí và bữa ăn liên quan đến kinh doanh, Internet và dịch vụ điện thoại di động. IRS Publication 503 tuyên bố rằng một tài liệu sẽ được coi là bằng chứng đầy đủ "nếu nó cho thấy số tiền, ngày, địa điểm và đặc điểm cơ bản của chi phí." Phiếu rút tiền mặt nhỏ, séc bị hủy bỏ với các tài liệu hỗ trợ, hóa đơn điện thoại liệt kê các cuộc gọi, số điện thoại bị hủy và bãi đậu xe cho thấy ngày và tính phí.

Vận chuyển

Chi phí vận chuyển có thể được khấu trừ theo hai cách: chi phí thực tế hoặc theo tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn. Nếu bạn đã thực hiện phương pháp chi phí thực tế, bạn được yêu cầu duy trì tất cả các tài liệu chi phí giống như Phần 1 và 2. Nếu bạn đang được kiểm toán và lấy tỷ lệ số dặm tiêu chuẩn, bạn phải cung cấp nhật ký số dặm. Nếu bạn giữ một cuốn nhật ký, nó sẽ hiển thị ngày của chuyến đi, bắt đầu và kết thúc chỉ số đo đường, tên của khách hàng và mục đích của chuyến đi.