Làm thế nào để viết một công ty di chuyển bản ghi nhớ

Công ty của bạn đang di chuyển, và bây giờ bạn phải truyền bá cho nhân viên của bạn. Viết một bản ghi nhớ là một cách tốt để truyền đạt bản tin này, miễn là bạn đặt đúng mặt vào mặt trên tin nhắn. Nói cách khác, ngay cả khi bạn đang chuyển từ một khu lớn sang một bộ nhỏ, công việc của bạn là truyền đạt sự tích cực và lạc quan cho tương lai. Điều này không có nghĩa là bạn nên đánh lừa sự thật; làm như vậy có thể làm tổn hại đến uy tín của bạn. Nhưng hãy nhớ rằng nhân viên có xu hướng đọc tài liệu của công ty rất cẩn thận nếu không xem xét kỹ lưỡng chúng, vì vậy hãy chắc chắn rằng bản ghi nhớ của bạn là thực tế, thông tin và cũng lạc quan.

1.

Chọn một phông chữ dễ đọc và chuyên nghiệp cho bản ghi nhớ của bạn, chẳng hạn như Arial, Verdana hoặc Times New Roman.

2.

Viết tiêu đề gồm bốn phần trong bản ghi nhớ của bạn: Từ Đến: Tấn Từ Từ Ngày Hẹn hò và chủ đề, mỗi người trên một dòng riêng biệt. Vì thông tin chứa đựng trong đó không có nghi ngờ gì ảnh hưởng đến tất cả nhân viên, hãy viết vào Tất cả các nhân viên của họ sau dòng chữ To To.

3.

Chuẩn bị để viết, nhiều nhất là một bản ghi nhớ bốn đoạn. Theo quy định, bản ghi nhớ không được dài hơn một trang. Dành đoạn đầu tiên để giới thiệu chủ đề: di chuyển chính nó. Ví dụ: bạn có thể nói: Công ty ABC đã quan tâm đến việc chuyển sang một văn phòng nhỏ hơn một thời gian, đặc biệt là khi nền kinh tế suy thoái đã khuyến khích chúng tôi tìm cách cắt giảm chi phí hoạt động.

4.

Dành đoạn thứ hai cho thông tin về việc di chuyển, dự đoán chi tiết nhân viên có thể quan tâm nhất và những người sẽ ảnh hưởng nhất đến cuộc sống công việc của họ. Bạn có thể nói, ví dụ: miền Chúng tôi rất vui khi báo cáo rằng chúng tôi đã tìm thấy một bộ văn phòng tại 123 Commerce Blvd., chỉ cách tòa nhà của chúng tôi ba dãy nhà. Chúng tôi dự đoán rằng việc di chuyển sẽ được tiến hành theo từng giai đoạn, bắt đầu vào ngày 1 tháng 7. Nó sẽ được hoàn thành không muộn hơn ngày 31 tháng 7. Chúng tôi hiện đang làm việc một cách nghiêm túc trong lịch trình di chuyển và sẽ thông báo cho bạn ngay sau khi các chi tiết được hoàn tất.

5.

Mời nhân viên đến xem bộ văn phòng mới, nếu có thể. Cử chỉ này cần phải đi một chặng đường dài để giảm bớt nỗi sợ hãi và lo lắng tự nhiên của mọi người về sự thay đổi. Trong đoạn thứ ba của bản ghi nhớ, bạn có thể nói, ví dụ: Trong lúc đó, chúng tôi khuyến khích bạn tham dự một trong một loạt các lễ kỷ niệm tại nhà mở tại các văn phòng mới, sẽ được tổ chức vào Thứ Sáu, ngày 22 tháng Sáu và Thứ Sáu, 29, từ 5 đến 8 giờ tối Các món khai vị, nước ngọt và bia và rượu vang sẽ được phục vụ.

6.

Đóng ghi nhớ trên một ghi chú tích cực, hướng tới tương lai, nhắc nhở một cách tinh tế rằng nhân viên này không thể đàm phán: Thay đổi Chúng tôi nhận thấy rằng thay đổi có thể khó khăn và nhân viên đã hình thành các tệp đính kèm tại nơi làm việc của họ. Điều này là để được mong đợi. Tuy nhiên, chúng tôi tự tin rằng biện pháp tiết kiệm chi phí này sẽ ngăn chúng tôi khỏi phải cắt giảm nghiêm trọng hơn, chẳng hạn như các dịch vụ và nhân sự. Đây là lý do tại sao tôi tin tưởng rằng sự thay đổi này sẽ báo hiệu sự khởi đầu của một chương mới và sôi động cho Công ty ABC và bảo đảm an ninh lâu dài cho các nhân viên tận tụy và có giá trị của nó.

7.

Ký tên viết tắt của bạn sau khi dòng From From; bản ghi nhớ thường không chứa chữ ký đầy đủ.

số 8.

Tìm kiếm sự chấp thuận của bản ghi nhớ của bạn từ các cơ quan thích hợp. Ít nhất, yêu cầu một đồng nghiệp đáng tin cậy xem lại bản ghi nhớ của bạn về nội dung và giọng điệu và chính tả và ngữ pháp.

9.

Phân phối bản ghi nhớ thông qua các kênh công ty thông thường. Một số công ty đăng các bản ghi nhớ ở những nơi nhân viên tụ tập, chẳng hạn như phòng ăn trưa. Vì bản ghi nhớ này chứa thông tin quan trọng như vậy, bạn cũng có thể muốn đặt một bản sao vào mỗi hộp thư của nhân viên hoặc tiền lương.

Lời khuyên

• Sẽ an toàn khi cho rằng thông báo của bạn sẽ không gây sốc cho nhân viên. Rốt cuộc, nhân viên tại nhiều công ty có xu hướng tin đồn và lan truyền thông tin, cả chính xác và không chính xác. Đây là một lý do khác khiến bạn phải đưa ra một spin spin tích cực vào thông báo.
• Hãy chắc chắn giữ lời hứa bạn đưa ra trong bản ghi nhớ, chẳng hạn như giữ cho nhân viên cập nhật thông tin chi tiết.
• Nếu ngân sách của bạn cho phép, hãy in và phân phối Công ty ABC ABC trên áo phông Move Hampshire cho nhân viên. Đó là mối quan hệ công chúng tốt và sẽ giúp tạo hứng thú cho việc di chuyển.