Cách viết báo cáo bí mật cho nhân viên

Cảnh báo

• Sự mong đợi về tính bảo mật, cho dù được yêu cầu bởi luật pháp hoặc là một chính sách của tổ chức của bạn, mang trách nhiệm pháp lý và chuyên nghiệp. Không duy trì bảo mật có thể dẫn đến các vụ kiện, gây tổn hại cho sự nghiệp của bạn và ảnh hưởng đến tổ chức của bạn.

Truyền thông nội bộ là một đặc trưng của bất kỳ tổ chức nào, cho dù là một doanh nghiệp lớn hay nhỏ, một nhà thờ hoặc nhóm phi lợi nhuận, hoặc một văn phòng chính phủ. Mặc dù nhiều giao tiếp diễn ra bằng lời nói trong các cuộc gặp mặt trực tiếp, qua điện thoại hoặc qua trò chuyện video, giao tiếp bằng văn bản đóng một vai trò quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Tài liệu cung cấp một cơ hội để giao tiếp chu đáo, dứt khoát và rõ ràng. Ngoài ra, họ cung cấp một hồ sơ vĩnh viễn về các ý tưởng và thông tin được truyền đạt, nhiệm vụ được yêu cầu và quản lý hoặc kỳ vọng của nhân viên. Các tài liệu bằng văn bản có thể được dành cho phân phối rộng, kết thúc mở. Nhưng đôi khi, bạn có thể phải gửi một báo cáo bí mật, nghĩa là một tài liệu "chỉ mắt" chỉ dành cho một nhân viên hoặc một nhóm nhỏ, một số địa chỉ được chọn. Tổ chức của bạn có thể yêu cầu sử dụng mẫu báo cáo bí mật, nhưng ngay cả khi không, điều quan trọng là phải tuân theo giao thức khi gửi báo cáo bí mật.

Biết Lingo

Các tổ chức thường có thuật ngữ riêng cho các báo cáo bí mật. Ví dụ, chính phủ liên bang sử dụng các thuật ngữ như "Tối mật", "Thông tin kinh doanh bí mật", "Bí mật thương mại" hoặc "Nội bộ và có chủ ý" để phân biệt các loại thông tin khác nhau nhằm phân phối rất hạn chế. Các điều khoản có nghĩa là những điều khác nhau và yêu cầu mức độ bảo mật tài liệu khác nhau. Các cá nhân gửi các tài liệu đó, cũng như những người nhận được chúng, cần phải nhận thức được các yêu cầu liên quan đến từng cấp độ bảo mật.

Các doanh nghiệp lớn cũng có xu hướng tạo ra sự khác biệt tương tự và có thể có các yêu cầu giống như chính phủ của họ. Các doanh nghiệp nhỏ hơn thường sử dụng một cách tiếp cận ít chính thức hơn, nhưng vẫn mong muốn bảo mật được duy trì tốt. Nếu bạn đang viết một báo cáo có ý định giữ bí mật, hãy đảm bảo bạn quen thuộc với thuật ngữ của tổ chức.

Biết giao thức

Truyền bí mật có thể yêu cầu xử lý đặc biệt. Có lẽ việc gửi email bị cấm và các tài liệu bí mật phải được gửi bằng tay. Một thư mục đặc biệt hoặc phong bì có thể được yêu cầu hoặc tem "Chỉ mắt" đậm. Một số tổ chức chỉ cho phép các tài liệu bí mật được đánh máy hoặc sao chụp trên các máy được chọn đặc biệt dành riêng cho mục đích này. Các cá nhân bị xóa để liên lạc như vậy có thể là những người duy nhất được phép tạo tài liệu bí mật, có lẽ sau khi đào tạo và chứng nhận chuyên ngành. Tương tự, người nhận thông tin bí mật cũng có thể được yêu cầu phải có chứng nhận đó từ tổ chức.

Việc người tạo tài liệu mật phải nhận thức được các yêu cầu nội bộ và tuân theo chúng để gửi thư là điều đương nhiên. Người nhận hoặc người nhận tài liệu cũng sẽ được yêu cầu làm quen với giao thức của công ty, để tất cả các bên trong vòng lặp có thể duy trì bảo mật tương ứng.

Hiểu mục đích của bạn

Bạn chỉ nên bảo mật thông tin liên lạc của mình khi một bước như vậy được yêu cầu rõ ràng hoặc được coi là cần thiết để bảo vệ thông tin nhạy cảm khác thường. Ví dụ, người quản lý có thể được yêu cầu gửi cho nhân viên một báo cáo hiệu suất bằng văn bản hàng năm và sử dụng định dạng báo cáo bí mật hàng năm để tạo và truyền báo cáo. Trong trường hợp này, nhu cầu bảo mật là hiển nhiên.

Mặt khác, có lẽ một email ad hoc cho nhân viên chứa thông tin nhạy cảm và chiến lược không nên được phân phối rộng rãi. Trong trường hợp này, người gửi email có thể muốn gọi bảo mật để bảo vệ nội dung của email. Trong mỗi sự kiện, nhận ra nhu cầu bảo mật là bước đầu tiên trong giao tiếp phù hợp.