Cách viết thông báo thu hồi sản phẩm

Việc không hành động nhanh chóng nếu một sản phẩm mà công ty bạn bán bị phát hiện là bị lỗi hoặc nguy hiểm có thể biến thành cơn ác mộng về quan hệ pháp lý và công chúng. Ngay khi bạn được cảnh báo về một vấn đề với một trong những sản phẩm mà doanh nghiệp của bạn bán, bạn sẽ cần nhanh chóng di chuyển để đảm bảo khách hàng của mình - có thể là nhà bán lẻ, thành viên của công chúng hoặc cả hai - được thông báo về vấn đề và biết làm thế nào để trả lại bất kỳ mục vi phạm. Một trong những bước đầu tiên của bạn sẽ là viết thông báo thu hồi sản phẩm.

1.

Tập hợp nhóm quản lý của bạn với nhau khi bạn nhận được thông tin rằng một trong những sản phẩm của bạn có thể bị lỗi hoặc nguy hiểm. Thiết lập sản phẩm hoặc sản phẩm nào bị ảnh hưởng và liệu vấn đề có được phân lập cho một lô hàng không.

2.

Liên hệ với cơ quan quản lý chi phối ngành công nghiệp của bạn. Nó có thể có thủ tục thu hồi sản phẩm cụ thể. Nó cũng có thể muốn đưa ra một thông báo chung với công ty của bạn.

3.

Soạn thảo thông cáo báo chí với "URGENT: [TÊN SẢN PHẨM] NHẮC LẠI được viết ở đầu trang cùng với ngày. Bao gồm mô tả chi tiết về sản phẩm và bất kỳ mã sản phẩm hoặc số sê-ri nào xuất hiện trên chính sản phẩm hoặc bao bì của nó. Viết mô tả sự cố. Cảnh báo khách hàng không sử dụng sản phẩm và nhà bán lẻ không bán sản phẩm. Giải thích cách khách hàng hoặc nhà bán lẻ có thể trả lại sản phẩm để được hoàn lại tiền đầy đủ. Bao gồm sao chép nhãn sản phẩm và hình ảnh của sản phẩm Thêm một số điện thoại và email và địa chỉ bưu chính nơi khách hàng có thể liên hệ với công ty của bạn về thông báo thu hồi.

4.

Gửi thông cáo báo chí đến các dịch vụ dây tin tức để phân phối cho các cơ quan truyền thông và đăng nó trên trang web của bạn. Nếu bạn có cơ sở dữ liệu email và địa chỉ bưu chính của khách hàng đã mua sản phẩm bị ảnh hưởng, hãy gửi cho họ phiên bản thông cáo báo chí của bạn dưới dạng thư hoặc email. Nếu bạn đã cung cấp sản phẩm bị ảnh hưởng cho các nhà bán lẻ hoặc nhà bán buôn, hãy gửi cho họ một bản sao thông báo thu hồi của bạn và liên hệ với họ qua điện thoại để sắp xếp trả lại.

5.

Sản xuất áp phích lớn chứa thông tin tương tự bạn đưa vào thông cáo báo chí của mình để hiển thị trong các cửa hàng của bạn nếu bạn cũng có một hoạt động bán lẻ.

6.

Thiết kế một quảng cáo phương tiện truyền thông in có chứa thông báo thu hồi của bạn. Đặt nó trên trang web của bạn. Mua không gian truyền thông trên các tờ báo hoặc tạp chí địa phương hoặc quốc gia để hiển thị nó. Bạn cũng có thể muốn xem xét việc thuê một cơ quan quan hệ công chúng chuyên về quản lý khủng hoảng.